Adjoint(e) administratif(ve) - Réception (2 postes: 1 CDMX; 1 GDL))

Numéro du processus de sélection: 182146-6

Échelle salariale: MXN 316,627 par an avant impôts (salaire fixe, sous réserve d'augmentations annuelles) + ensemble d'avantages sociaux compétitifs

Type du contrat: Période indéterminée (Temps plein- 37,5 heures par semaine)

Détails reliés au statut: Ce poste est un poste de personnel recruté sur place, soumis aux conditions d'emploi du personnel recruté sur place au Mexique.

Fonction du poste: Administratif

Classification: LE-A2

Lieu: Consulat du Canada à Guadalajara (1 poste) ; Ambassade du Canada à Mexico (1 poste)

Nombre de postes disponibles: 2

Date de clôture: 12 Juillet, 2024 à 23:59 (Eastern Time, CANADA Time Zone)

Nos délais sont basés sur le fuseau horaire EST Canada. Veuillez utiliser un "convertisseur de fuseau horaire" en ligne pour identifier l'heure de clôture spécifique à votre pays.  

 

Veuillez noter que notre formulaire de candidature comporte plusieurs pages à remplir. Prenez donc le temps de le compléter et de soumettre correctement votre candidature dans les délais impartis. 

 

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. 

 

Résumé des fonctions  

Nous recherchons une personne organisée et pleine de ressources pour servir de premier point de contact pour les visiteurs/clients de notre consulat. Dans ce rôle, vous serez responsable de :   

  • Accueillir les visiteurs en français, anglais et espagnol (par téléphone ou en personne) et les mettre en contact avec le personnel approprié.  
  • Fournir un service amical à toute personne qui entre ou appelle le consulat.  
  • Planifier et confirmer les rendez-vous, les réunions et les arrangements de voyage, y compris les réunions au sein du consulat et fournir le soutien nécessaire aux autres équipes du consulat.  
  • Réceptionner/envoyer le courrier et les livraisons de messageries.  
  • Informer les employés de l'arrivée ou de l'annulation de visiteurs et leur donner un accès approprié conformément aux protocoles de sécurité.  
  • Surveiller une boîte aux lettres de l'entreprise et fournir des conseils initiaux aux demandes du grand public.  
  • Copier, classer et conserver des documents papier ou électroniques selon les besoins (par exemple, paiements, factures, formulaires internes, etc.)  
  • Soutenir le travail général de la section et effectuer d'autres tâches liées au programme, selon les besoins (dans le cas du consulat du Canada à Guadalajara, cela implique de fournir un soutien limité au programme consulaire afin d'aider les citoyens canadiens).  

 

Zone de sélection/Éligibilité  

Ce poste est ouvert à toute personne résidante actuellement et pouvant légalement travailler au Mexique (ou pouvant obtenir un permis de travail par ses propres moyens avant une nomination). 

Veuillez noter que l'ambassade du Canada au Mexique et le consulat du Canada à Guadalajara ne parrainent pas les autorisations de travail, directement ou indirectement, et ne remboursent pas les frais de déplacement pour se rendre aux entretiens/examens ni les frais de réinstallation. 

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard. 

 

Comment postuler 

Seuls les candidats qui suivent les étapes ci-dessous passeront à l'étape suivante de la procédure de recrutement :   

  • Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture. 
  • Lorsque vous posez votre candidature, vous devez utiliser une adresse électronique personnelle (pas d'adresse électronique d'entreprise ou d'établissement d'enseignement). 
  • Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que : l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi. 
  • Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis et satisfait aux facteurs d'expérience et d'éducation énumérés dans les qualifications essentielles. L'ambassade du Canada au Mexique et le consulat du Canada à Guadalajara ne demanderont pas d'informations supplémentaires et ne feront aucune supposition concernant vos études ou votre expérience. Le simple fait de dire que vous avez les qualifications requises ou d'énumérer vos fonctions actuelles ne sera pas suffisant et pourrait entraîner le rejet de votre demande. 
  • Les candidats doivent télécharger un CV en anglais ou en français. Ce document peut être utilisé comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de sélection. Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents demandés, qui ne répondent pas correctement aux questions de sélection et/ou qui ne sont pas complétées avant la date de clôture seront rejetées. 
  • Les candidats qui ne parviennent pas à soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent le signaler au service d'assistance en ligne (chat) situé au bas du formulaire de candidature. 
  • Les candidats sont tenus de conserver une copie de l'offre d'emploi pour référence ultérieure (veuillez noter qu'elle ne sera plus disponible après la date de clôture et que l'équipe de recrutement ne sera pas en mesure d'en fournir une copie). 

 

Qualifications essentielles  

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique* et à l’expérience.  

Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles. 

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus. 

 

Études : 

Les candidats devront fournir une preuve de la fin de leurs études. 

  • Diplôme de l'enseignement secondaire ou d'un niveau supérieur délivré par un établissement légalement enregistré  

 

Profil linguistique : 

 

Expérience : 

Expérience récente* de six mois ou plus au sein d'une organisation privée ou publique, ou en tant qu'indépendant, dans le domaine du service à la clientèle (par exemple, relations avec le public en personne, par téléphone et/ou par messagerie électronique).  

*Récente est définie à partir de juin 2018. 

 

Exigences cotées  

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), et vérification des références. Tous les critères doivent être remplis. 

 

Connaissances : 

  • Connaissance générale des procédures et pratiques administratives et de bureau (y compris, mais sans s'y limiter, la tenue de registres, la gestion de l'information, la rédaction de lettres ou de rapports).   
  • Connaissance des logiciels nécessaires à la production de la correspondance et des bases de données (MS Office, Outlook, etc.). 

 

Compétences : 

  • Jugement et discrétion  
  • Communication interactive efficace (orale et écrite dans les langues essentielles) 
  • Organisation et coordination   
  • Réflexion approfondie  
  • Initiative et Orientation vers l’action  
  • Approche axée sur le client 
  • Travailler avec les autres et leadership horizontal 

Veuillez cliquer ici pour une description brève de chacune des compétences. 

 

Qualifications constituant un atout 

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement dans leur candidature et, le cas échéant, au cours du processus de sélection, comment ils satisfont à l'une des qualifications suivantes : 

  • Maîtrise avancée (similaire à C1 dans le CECR) à l'écrit et à l'oral en français ET en anglais    
  • Expérience au sein d'une mission diplomatique ou d'une organisation internationale (par exemple, l'ONU, la Banque mondiale, l'UNESCO et d'autres organisations similaires).       
  • Expérience en tant que réceptionniste ou assistant de direction dans une organisation publique, privée ou à but non lucratif). 
  • Connaissance du soutien administratif (par exemple, préparation de la correspondance et d'autres documents d'information, gestion d'un calendrier et/ou programmation de réunions).
  • Expérience des relations avec des clients étrangers et/ou de la gestion des demandes de visa/passeport 

 

Exigences opérationnelles  

  • Volonté de faire des heures supplémentaires, souvent avec un préavis court ;  
  • Disponibilité pour travailler les jours fériés mexicains lorsque l'ambassade du Canada au Mexique et le consulat du Canada à Guadalajara sont ouverts.

 

Conditions d'emploi  

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier, et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste. 

  • Détenir une autorisation de travail valide couvrant toute la période d'emploi ; 
  • Vérification de sécurité : obtenir une cote de fiabilité (niveau de sécurité) du gouvernement du Canada, ce qui inclut une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité (sera lancé une fois le processus de recrutement terminé et peut prendre ~4 semaines). 

 

Notes importantes 

  • Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées. 
  • L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Français, Anglais et en Espagnol. 
  • Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin. 
  • Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables. 
  • Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations. 
  • Avant qu'une offre puisse leur être faite, les candidats retenus doivent avoir fourni une adresse et un justificatif de résidence locale dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est indispensable pour l’émission de la lettre d’offre d’emploi.  
  • Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MXICO@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement. 
  • Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires (à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein) au Mexique qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection. 
  • Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada. 
  • La date d'entrée en fonction de ce poste est prévue pour août 2024. Toutefois, certains retards peuvent survenir au cours du processus de sélection.