Adjoint(e) de services communs

Résumé des fonctions : 

Sous la supervision générale du gestionnaire de programme, l’assistant.e administrati.f.ve apporte un soutien au gestionnaire de programme des services communs et au 1er secrétaire du même service et fourni divers services à d’autres équipes (biens & matériels, finances, ressources humaines, logistique, transports, protocole, sécurité et préparation) ainsi qu’aux diplomates canadiens des autres services de l’ambassade.  

Les tâches typiques sont les suivantes :

Agir en tant que point de contact avec le ministère des Affaires étrangères du Maroc pour tous ce qui touche aux privilèges et immunités des diplomates canadiens ;

Coordonner l’envoi, la réception et l’archivage des notes diplomatiques de l’Ambassade et produire des notes diplomatiques sur une variété de sujet ;

Gérer et coordonner le programme de remboursement de la TVA des diplomates canadiens ;

Coordination de réunions, d'événements, de calendriers ou de voyages pour le gestionnaire de programme et le 1er secrétaire du programme des services communs ;

Coordonner la soumission des documents à traiter des diplomates canadiens et en lien avec la gestion des Directives du Service Extérieur (DSE) ;

Soutenir la direction dans le cadre de projets et de visites ;  

Gestion de bases de données (électroniques et papier) ;

Supporter le gestionnaire de programme dans diverses fonctions liées à la gestion du programme ou sur divers projets ;

Coordonner l’envoi et la réception des sacs diplomatiques de l’ambassade ;  

Autres tâches connexes.

 

Zone de sélection :

Ce processus de sélection est ouvert aux candidats externes résidant légalement au Maroc au moment de la nomination ainsi qu’aux employés de l’ambassade occupant un poste de durée déterminée ou indéterminée, y compris les employés d’urgence. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Maroc.

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Maroc et en Mauritanie ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études :

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

Licence d'une université (min. BAC+3) reconnue OU

Une combinaison équivalente d'études et d'expérience dans un poste administratif.

 

Profil linguistique :

Niveau avancé de français (oral, écrit, compréhension) ;

Niveau avancé de darija (oral, écrit, compréhension) ;

Connaissance de base de l’anglais (oral, écrit, compréhension).

 

Expérience :

Minimum de 24 mois d'expérience professionnelle pertinente au cours des 4 dernières années dans un environnement de soutien administratif ou de soutien aux programmes dans un environnement de bureau. Les candidats doivent identifier le type de soutien administratif qu’ils ont offert, ainsi que les périodes exactes où le travail a été effectué.

Expérience dans la formulation de lettres et notes à l’intention de partenaires, clients et/ou autorités gouvernementales.

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances :

Connaissances avancées des outils logiciels courants utilisés dans un environnement de bureau, notamment la suite bureautique MS Office.

 

Compétences :

Faire preuve d'initiative et être orienté vers l'action ;

Jugement ;

Adaptabilité et souplesse ;

Souci du détail ;

Intégrité professionnelle (valeurs et éthique) ;

Travail d’équipe et collaboration.

 

Capacités :

Capacité à s'organiser, à établir des priorités, à respecter les délais et à travailler sous pression ;

Capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe, de manière indépendante, avec des superviseurs et d'autres collègues ;

Capacité à gérer, suivre et organiser de façon pro-active des dossiers administratifs de diverses natures ;

Capacité à communiquer efficacement tant à l’écrit qu’à l’oral.

 

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

Excellente maîtrise de l’anglais (oral, écrit, compréhension) ;

Expérience de travail avec un système financier tel que SAP/IMS ou autres ;

Expérience de l'utilisation d'un système de gestion de l'information ou d'une base de données ;

Expérience au sein d'une mission diplomatique ou d'une organisation internationale ;

Expérience de la gestion d'une visite ou d'un événement de haut niveau ;

Connaissance avancée de la suite Microsoft Office Online (Sharepoint, Teams, MS List, etc) ;

Cote de fiabilité/sécurité active du Gouvernement du Canada.  

 

Exigences opérationnelles :

Les heures de travail normales sont de 37,5 heures par semaine ;

Des heures supplémentaires peuvent être demandées à court terme ;

En fonction du poste, il peut être nécessaire d'effectuer des tâches en dehors des heures de travail normales (c'est-à-dire le soir et le week-end ou dans des situations d'urgence) ;

En fonction du poste, il peut être nécessaire d'effectuer des heures supplémentaires ;

Capacité à travailler les jours fériés marocains lorsque l'ambassade est ouverte.

 

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

Probation : Le poste est soumis à une période d'essais d’un (1) an.

 

 

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en .
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada au Maroc et en Mauritanie ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada au Maroc et en Mauritanie qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.