Adjoint(e) de services communs

 

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

La mission cherche à pourvoir un poste d’adjoint aux services communs pour le programme des services communs, ainsi que divers postes administratifs qui pourraient se libérer à la suite de ce processus de sélection. Ces postes fournissent un soutien administratif complet pour assurer une prestation efficace des programmes et des services.

Les responsabilités principales incluent, sans s’y limiter :

Gestion des immeubles et des installations

• Soutenir la gestion du portefeuille immobilier de la mission de la chancellerie, de la résidence officielle et des logements du personnel.
• Répondre aux demandes de service et coordonner les activités d’entretien, de réparation et de rénovation, tout en fournissant des recommandations et des solutions techniques.
• Recherche de fournisseurs, obtention de devis, planification et coordination des entrepreneurs.
• Maintenir et mettre à jour les données sur les propriétés, l’entretien et les installations à l’aide de systèmes de gestion électroniques.

Approvisionnement et administration financière

• Soutenir les activités d’approvisionnement et de passation de marchés pour les biens et services.
• Vérifier, télécharger et suivre les factures à payer à l’aide de systèmes électroniques.
• Fournir un soutien financier et administratif précis et fiable conformément aux pratiques et procédures comptables de l’entreprise.

Soutien à la clientèle et soutien administratif

• Fournir un soutien à la réinstallation des employés en ce qui concerne le logement du personnel et les dispositions relatives à la propriété.
• Gérer et coordonner les services de courrier et de transport pour la chancellerie.
• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

Ces rôles, en facilitant les opérations quotidiennes, contribuent au bon fonctionnement et au succès de leur section dans divers domaines de spécialisation., Ces domaines incluent : les opérations, la comptabilité, les budgets, les ressources humaines, les contrats et les achats, les services de gestion et d'entretien des biens, le commerce, la politique étrangère et le service diplomatique, l'immigration, la sécurité et la gestion des situations d'urgence, et les services consulaires.

 

 

 

ZONE DE SÉLECTION :

Ce poste est ouvert à tous les candidats. Ils doivent être légalement autorisés à travailler à Singapour au moment de la nomination et pour la durée de l’emploi.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

 

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

• Niveau minimum GCE A ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience professionnelle pertinente

* Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. 

• Un niveau intermédiaire (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais

 

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l'expérience suivante est requise :

• Au moins trois (3) ans d’expérience récente* de la prestation de services administratifs et de soutien à la clientèle.
• Expérience de l’assistance aux demandes d’entretien et de la fourniture d’un soutien technique de base lié aux problèmes communs de propriété et aux systèmes de bâtiments.
• Expérience dans le traitement d’informations sensibles et/ou confidentielles
• Expérience de travail avec des clients (internes ou externes), des partenaires et des intervenants
• Expérience de travail en équipe.
• Expérience des tâches administratives générales, y compris la gestion de projet, la budgétisation, le suivi de l’information et la préparation de correspondances.

*On entend par « expérience récente » une expérience acquise au cours des trois (3) dernières années.

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

• Technique : Solide connaissance de la gestion et de l’entretien des propriétés résidentielles et commerciales
• Technique : Solide connaissance des procédures et pratiques administratives de bureau, y compris une solide connaissance de Microsoft SharePoint, Teams, Excel, Word, PowerPoint et Outlook
• Communication écrite : ébauches de courriels, rapports, lettres et documents courants
• Interaction orale : communiquer efficacement en anglais
• Esprit d’initiative et orientation vers l’action : capacité à dépanner et à proposer des solutions
• Comportements fondamentaux (résilience et adaptabilité)
• Comportements fondamentaux (orientation du client)
• Esprit d’équipe et leadership (Travailler avec les autres et leadership horizontal)
• Comportements fondamentaux (Jugement et discrétion)

 

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

 

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.  

•  Expérience de travail dans des rôles de soutien administratif dans des environnements immobiliers, de gestion immobilière, de gestion immobilière, de construction ou d’entrepreneur général. 
• Expérience du soutien à l’entretien, à la réparation, à la rénovation, à l’entretien préventif, à l’administration des contrats ou des baux, à la supervision de chantier et/ou à l’interprétation de dessins intérieurs ou de construction de base.
• Expérience de travail dans la réinstallation des employés 
• Maîtrise (lecture/écriture/expression orale) en français
  
  

 

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Heures de travail par semaine : 37,5 heures
• Heures de travail : lundi-jeudi : 08:00 à 16:30, vendredi : 08:00 à 13:30
• Doit être en mesure de faire des heures supplémentaires à court préavis à l'occasion ; et
• Doit être disponible pour des tâches occasionnelles en dehors des heures normales de travail (c.-à-d. le soir et la fin de semaine) ;
• Capacité et volonté de voyager occasionnellement
• Le haut-commissariat observe un calendrier de jours fériés selon une combinaison de dates singapouriennes et canadiennes, ce qui signifie que vous devrez travailler certains jours fériés singapouriens
  
  
  

 

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.
• Examen médical : examen médical préalable à l'emploi
• Les candidats doivent fournir leur citoyenneté singapourienne ou leur numéro NRIC de résident permanent avec leur demande.

 

 

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPIP.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCIP@international.gc.cal avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

 

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada à Singapour ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre. 
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPIP.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCIP@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de le Haut-commissariat du Canada à Singapour, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada. 
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.

 

 

Ensemble d'avantages sociaux :

• Semaine de travail de 5 jours
• 18 à 22 jours de congé annuel en fonction des années de service. 
• Assurance médicale collective, y compris l'hospitalisation, le médecin généraliste, le spécialiste et les soins dentaires. 
• Couverture d'assurance-vie et d'invalidité de groupe pour une période déterminée