Adjoint(e) Administrativ(e)

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

 

L'adjoint exécutif ou l'adjointe exécutive fournit un soutien administratif et opérationnel de haut niveau au chef de mission adjoint (CDMA) dans un environnement diplomatique où les activités se déroulent à un rythme rapide. Travaillant en étroite collaboration avec l'adjoint exécutif du personnel canadien (EC), le titulaire du poste appuie la haute direction de la mission, en mettant l'accent sur le maintien et le renforcement des relations avec les homologues du gouvernement japonais, les contacts diplomatiques et d'autres intervenants externes. 

 

Le titulaire du poste coordonne les horaires, les réunions, les déplacements, la correspondance et les documents d'information ; appuie les communications externes, les visites officielles et les activités d'accueil ; surveille les processus administratifs, les budgets et les dépenses ; et assure la liaison avec les partenaires internes et externes, y compris les autorités gouvernementales et protocolaires. Le ou la titulaire peut également fournir des conseils au personnel administratif, au besoin.

 

ZONE DE SÉLECTION :

Ce poste est ouvert à tous les candidats qualifiés, y compris les employés de l'ambassade ainsi que les conjoints, partenaires et personnes à charge du personnel basé au Canada, à condition qu'ils remplissent toutes les qualifications essentielles et que leur candidature soit reçue avant la date limite. Les candidats doivent être autorisés à travailler au Japon et posséder tous les permis de travail et visas nécessaires. 

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

* Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste.

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en Anglais.

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en Japonais.

 

Expérience

• Expérience minimale de 2 ans dans les domaines suivants :
  • Fournir des services de soutien administratif à un gestionnaire ou à une équipe d'employés, y compris coordonner les horaires, la correspondance, les dossiers, les approbations et surveiller les budgets et les dépenses.
  • Communiquer et coordonner avec le gouvernement,des organisations ou le public.
• Au moins un an d'expérience dans les domaines suivants :
  • Coordonner la logistique des réunions, des visites, des déplacements et/ou des événements.

 

Compétences

• Théorique
  • Connaissance des pratiques administratives, y compris la gestion de l’information, le soutien administratif et la surveillance financière.
  • Compréhension générale de la structure organisationnelle et des priorités du gouvernement japonais.
• Technique
  • Connaissance pratique de la suite Microsoft Office (MS Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.)
• Résilienceetadaptabilité
• Capacité de travailler avec les autres
• Jugement et discretion
• Organisation et coordination
  • Capacité d'organiser, de hiérarchiser et de coordonner de multiples tâches dans des délais serrés.
  • Capacité de coordonner l'horaire, les déplacements, le budget, l'accueil et la logistique des réunions.
• Communication orale
  • Capacité à communiquer clairement et de manière professionnelle à l'oral en anglais et en japonais.
• Communication écrite
  • Capacité à communiquer de manière claire et professionnelle par écrit, en anglais et en japonais.

 

*Pour plus d'information sur les compétences:   Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.

• Capacité de communiquer efficacement en français, à l’oral et à l’écrit.

• Expérience de travail au sein d'une organisation internationale comme une ambassade, une organisation multilatérale ou une société multinationale.
• Connaissance du système financier SAP.

 

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Les heures de travail sont de 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h 30, avec une pause d'une heurede12 h 30 à 13 h 30, conformément aux conditions d'emploi pour les employés recrutés sur place (ERP) au Japon. 
• Être disponible pour effectuer des tâches occasionnelles en dehors des heures normales de travail, y compris les soirs et les fins de semaine, avec préavis lorsque cela est possible sur le plan opérationnel. 

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Capacité d'obtenir et de maintenir une cote de fiabilité du gouvernement du Canada, qui comprend notamment une vérification du casier judiciaire et une vérification de solvabilité.
• Évaluation de l'état de santé : peut être exigée à la discrétion du chef de mission.
• Valeurs et éthique : Respect du Code de valeurs et d’éthique d’Affaires mondiales Canada ainsi que de l’ensemble des politiques et procédures applicables de la mission.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus.
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection.
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPIP.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCIP@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature.

*Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ».
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats.
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPIP.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCIP@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada au Japon, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.