Adjoint(e) au protocole et aux événements (Coordinateur d'événements)

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

L'ambassade du Canada aux États-Unis d'Amérique recrute un(e) assistant(e) au protocole et aux événements (coordination des événements) afin d'appuyer l'équipe de production des événements dans l'organisation d'événements et de visites de grande qualité, ainsi que de contribuer aux opérations administratives générales et à la gestion des programmes.

Ce poste consiste à fournir un soutien complet en matière d'administration, de logistique et de coordination afin d'assurer la mise en œuvre efficace des programmes et des services, en mettant l'accent principalement sur la planification et l'organisation d'événements. Les principales responsabilités du poste d'assistant(e) au protocole et aux événements peuvent inclure, sans s'y limiter : 

• Coordonner et soutenir la planification et la mise en œuvre d'événements et de visites officielles, y compris la logistique, la planification et le soutien sur place 
• Élaborer et suivre les budgets des événements, coordonner la distribution, le suivi et le paiement de toutes les factures associées aux événements
• Assurer la liaison avec les équipes internes et les prestataires de services externes (par exemple, traiteurs, lieux de réception, fournisseurs) afin de garantir une exécution sans faille des événements
• Gérer les communications internes et externes pour soutenir la coordination des événements et les opérations générales
• Organiser les calendriers, les rendez-vous, les déplacements et la logistique des réunions
• Préparer et tenir à jour la documentation, les rapports, les listes d’invités et le matériel lié aux événements
• Tenir à jour des registres, des inventaires et des dossiers administratifs précis
• Aider à la mise en œuvre et à la coordination des activités et des projets du programme
• Créer et gérer des documents, des feuilles de calcul et des présentations à l’aide d’outils tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint

Ce processus de sélection peut également servir à pourvoir divers postes administratifs qui pourraient se libérer. En postulant, vous serez inscrit dans un répertoire pour les postes vacants actuels et futurs de niveau LE-A2 (contrats à durée indéterminée, à durée déterminée et temporaires).

 

ZONE DE SÉLECTION :

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats qui résident aux États-Unis et y sont légalement autorisés à travailler, qui remplissent toutes les conditions requises et dont la candidature a été reçue avant la date limite.  
Veuillez noter que l'ambassade du Canada aux États-Unis ne parraine pas, ni directement ni indirectement, l'obtention de permis de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

• Un diplôme d'études supérieures ou une certification technique ou professionnelle de niveau postsecondaire délivrée par un établissement reconnu, attestant d'au moins deux (2) ans d'études à temps plein, ou plus, ou une combinaison acceptable de formation, de formation professionnelle et d'expérience professionnelle pertinente.

*Une combinaison acceptable est définie comme un minimum de deux (2) ans d'expérience professionnelle pertinente.

 
Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. 

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais 

 

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l'expérience suivante est requise :

• Au moins 2 ans d'expérience dans un environnement de bureau automatisé.
• Expérience récente* dans l'organisation d'événements, de projets, de conférences et/ou de visites de haut niveau.
• Expérience récente* dans le domaine de l'administration financière, de la gestion budgétaire et de la rédaction de rapports.

*On entend par « expérience récente » l'expérience acquise au cours des quatre (4) dernières années.

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

• Connaissance des procédures et pratiques générales de bureau, y compris la correspondance, les budgets et la tenue des registres.
• Connaissance des applications logicielles de bureau standard telles que Microsoft (Word, Excel, Teams et Outlook) ainsi que d'autres plateformes mobiles ou virtuelles telles que WebEx, Zkipster et Zoom.
• Organisation et coordination
• Souci du détail
• Service à la clientèle
• Compétences en communication
• Jugement et discrétion
• Interaction orale
• Communication écrite
• Travail en équipe
• Planification

 

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidates doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.  

• Au moins deux ans d'expérience dans le secteur de l'hôtellerie-restauration ou du service à la clientèle.
• Connaissances en dépannage des problèmes techniques liés aux systèmes audiovisuels dans un théâtre ou un établissement hôtelier.
• Capacité à travailler en français.
• Expérience professionnelle dans un environnement international, gouvernemental ou diplomatique.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conforment aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37.5 heures par semaine.
• Heures supplémentaires : L’employé pourrait être appelé à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis.
• Déplacements : Ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels limités au niveau national et/ou international.
• Lieu de travail : Le titulaire du poste est tenu de travailler sur place cinq (5) jours par semaine.

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.

 

DEMANDE SPÉCIALE DE LA MISSION / COMMENTAIRES SUPPLÉMENTAIRES :
Nous offrons un salaire concurrentiel, des congés généreux, 12 semaines de congé parental payé ainsi qu’un régime complet d’avantages sociaux comprenant l’assurance médicale et dentaire, l’assurance invalidité de longue durée et un régime d’épargne-retraite. Veuillez consulter le sommaire de notre régime d’avantages sociaux et l’information sur l’admissibilité à l’emploi à l’adresse suivante : Emplois dans nos bureaux aux États-Unis (international.gc.ca).
 
Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie intégrante de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à appuyer le perfectionnement des compétences et des connaissances des employés. La diversité est une force du Canada et a joué un rôle clé dans son histoire et son développement. À ce titre, l’Ambassade du Canada aux États-Unis valorise la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de son effectif. 

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.cal avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Veuillez noter que l'ambassade du Canada aux États-Unis ne parraine ni directement ni indirectement les permis de travail. 
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada aux États-Unis ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre. 
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada aux États-Unis, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada. 
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.