Adjoint(e) de services communs

Veuillez utiliser un «convertisseur de fuseau horaire» en ligne pour identifier l’heure de clôture spécifique à votre pays.  

 

Résumé des fonctions 

Sous la supervision générale de l'agent de gestion consulaire adjoint, ou de l'agent des services communs, les postes d'adjoint administrative des services communs (ASC) sont responsables de :

• La prestation d'une vaste gamme de services de soutien administratif tels que les biens immobiliers, l'entretien des biens, la gestion du matériel, contrats et approvisionnement, les ressources humaines, le protocole, la comptabilité et les finances.
• Rechercher, compiler, saisir et maintenir les données financières dans les systèmes électroniques du département, répondre aux demandes de service de la     clientèle au sein de la mission et soutenir les opérations dans un contexte régional.
• Aider le programme immobilier à fournir des services liés à l'achat et à l'entretien des locaux de l'ambassade, de la résidence officielle et des appartements des employés canadiens.
• Coordonner, organiser et mettre en œuvre les contrats et approvisionnement de tout le matériel pour l'Ambassade, y compris le mobilier et l'équipement de bureau, ainsi que sa réception, sa vérification, son stockage, sa distribution et son élimination.
• Recueillir des données et fournir un soutien pour l'élaboration et la présentation     de budgets pour divers domaines liés aux services communs (tels que la location, l'exploitation et l'entretien de toutes les propriétés détenues par l'État, le matériel, etc.).
• Préparation et traitement des paiements, remboursements, réclamations, etc.
• Supervision possible d'une petite équipe.
• Effectuer d'autres tâches administratives, au besoin.

En facilitant les opérations quotidiennes, ces rôles contribuent au bon fonctionnement et au succès du programme des services communs dans ses différents domaines de spécialisation, notamment la comptabilité, les ressources humaines, les contrats, le protocole, les achats, la gestion immobilière et les services d'entretien, etc.
 

Zone de sélection

Ce poste est ouvert : 

1. Aux employés recrutés sur place de l'Ambassade du Canada en Colombie qui satisfont toutes les exigences essentielles.
2. Aux conjoints et personnes à charge des employés Canadiens qui satisfont toutes les exigences essentielles.
3. Au grand public, qui satisfait à toutes les exigences essentielles, qui possède actuellement le droit de travailler en Colombie et qui résident actuellement en Colombie.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences. 

 

Lorsque vous posez votre candidature, vous devez utiliser une adresse électronique personnelle (pas d'adresse électronique d'entreprise ou d'établissement d'enseignement). 

Comment postuler 

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que l’âge, la date de naissance, le genre, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi. 
• Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant tel que demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous rencontrez les critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires Mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats doivent télécharger leur CV en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne parviennent pas à soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent le signaler au service d'assistance en ligne situé au bas du formulaire de candidature. Toutefois, toute candidature incomplète après la date limite sera rejetée.
• Les candidats sont tenus de conserver une copie de l'offre d'emploi pour référence ultérieure (veuillez noter qu'elle ne sera plus disponible après la date de clôture et que l'équipe de recrutement ne sera pas en mesure de vous en fournir une copie).

Qualifications essentielles 

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations. 

Les candidats sont tenus de démontrer clairement comment ils répondent aux exigences de présélection.

Études

• Un baccalauréat d’un établissement postsecondaire légalement enregistré

REMARQUE : Cette qualification peut également être obtenue par une combinaison d'études (telles qu'un diplôme d’études techniques ou postsecondaires) et d'expérience (au moins 3 ans d'expérience professionnelle à temps plein dans un domaine lié aux fonctions décrites ci-dessus).

*Les candidats devront fournir une preuve de la fin de leurs études

Expérience

• Les candidats doivent avoir au moins deux (2) ans d'expérience dans l'exercice de fonctions pertinentes pour les postes à pourvoir, notamment dans le domaine de la gestion de bureau, des tâches administratives et des relations avec les clients et fournisseurs internes et externes.

• Maîtrise avancée de l'anglais ou du français à l’oral et à l’écrit.
• Niveau intermédiaire en espagnol.
  
  

Exigences cotées 
Les exigences cotées font partie des qualifications essentielles et portent sur les connaissances, les capacités et les compétences. Les méthodes d'évaluation pour les exigences cotées peuvent inclure, mais sans s'y limiter, un examen écrit, une entrevue orale en ligne, préenregistrée ou en personne, un jeu de rôle, des tests pratiques, des présentations, des vérifications de références ou toute combinaison de ces méthodes. Toutes les qualifications devront être satisfaites.

• Des applications Microsoft Office (traitement de texte, présentations, tableurs, Outlook, SharePoint, Power BI etc.).
• Des principes d'organisation du bureau, du classement, du contrôle des stocks et de la gestion du bureau en général.
• Des processus administratifs généraux (préparations de voyage, notes de frais, budgets, approvisionnement/achats, petite caisse et autres).
• Des entités locales et contacts liés aux fonctions et responsabilités du poste

• Fort sens de service à la clientèle 
• Adaptabilité et flexibilité
• Relations interpersonelles efficaces et respect
• Jugement sûr
• Ethique et intégrité
• Attention à la qualité et les détails. 
• Pensée analytique et résolution de problèmes
• Esprit d'initiative et sens de l'action
• Communiquer couramment et efficacement en Anglais et en espagnol, avec la capacité de rédiger des courriels, des rapports et des briefings 
• Capacité à établir des priorités, à gérer la charge de travail et à travailler efficacement sous pression et dans des délais serrés.

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

Qualifications constituant un atout 

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.  

• Capacité à travailler dans les deux langues officielles du Canada (anglais et français).
• Expérience préalable de l'utilisation de feuilles de calcul, de bases de données, de SAP ou d’un autre système financier.
• Expérience antérieure en supervision de personnel.
• Études et/ou certificats supplémentaires dans l'un des domaines requis pour le poste. Une preuve d'achèvement sera exigée. 
• Expérience antérieure de travail pour une mission diplomatique, une organisation internationale ou autre similaire (c'est-à-dire l'ONU, la Banque mondiale, l'UNICEF) ou d'autres organismes similaires).

 

Besoins Organisationnels

TOUT LE MONDE EST LE BIENVENU
Le gouvernement du Canada s'engage à constituer une main-d'œuvre inclusive composée de personnes dont les identités, les capacités, les antécédents, la culture, les compétences, les perspectives et les expériences sont représentatives de la population actuelle et en évolution du Canada. Nous avons à cœur de favoriser un milieu de travail où tous se sentent les bienvenus, peuvent réaliser leur plein potentiel et mettre à profit leurs perspectives et leurs expériences uniques pour contribuer au succès de l'équipe.

 

Exigences opérationnelles 

• Horaires de travail : les horaires normaux pour les postes à temps plein sont conformes aux conditions d'emploi du personnel recruté localement, soit 37,5 heures par semaine. 
• Heures supplémentaires occasionnelles à la demande et selon les besoins pendant les périodes de pointe de l'année et de manière ponctuelle tout au long de l'année.
• Lieu de travail : le travail est normalement effectué sur place. L'ambassade ne propose pas de modalités de télétravail.
• Des déplacements à Bogota ou dans ses environs, voire au-delà, y compris à l'étranger, peuvent être occasionnellement nécessaires.

 

Conditions d’emploi  

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.

 

Notes importantes

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• L'exigence linguistique pour ce poste est identifiée sous les qualifications essentielles (langue). En conséquence, le processus d'évaluation pour ce poste vacant se déroulera en anglais ou français et espagnol.
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que  ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre. 
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-MXICO@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de , qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada. 

Nous encourageons les candidatures des femmes et des membres de groupes minoritaires (par exemple, les Autochtones, les personnes handicapées, les personnes LGBTQI+, etc.).