Adjointe(e) de programme

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

La mission cherche à pourvoir des postes d'assistant (LE-A2) afin de soutenir les équipes des services communs et des affaires politiques et économiques (Pol-Econ). Ces postes fournissent un soutien administratif, logistique et de coordination afin de garantir l'efficacité des opérations et la mise en œuvre des programmes. Ce processus de sélection peut également servir à constituer un vivier de candidats qualifiés pour pourvoir des postes administratifs similaires (à durée indéterminée, à durée déterminée ou temporaires) qui pourraient se libérer à la suite de ce processus de sélection.

L'assistant aux services communs apporte un soutien opérationnel et administratif essentiel à la mission, notamment dans des domaines tels que les finances, les ressources humaines, les achats, les biens immobiliers et l'administration générale.

L'assistant de programme Pol-Econ soutient la promotion des intérêts canadiens par le biais de politiques, de plaidoyer, de la mise en œuvre de programmes et de l'engagement des parties prenantes, et fournit un soutien administratif pour assurer la coordination efficace des activités du programme.

Sous supervision générale, les assistants fournissent une gamme de services de soutien administratif et de coordination. Les tâches peuvent inclure, sans s'y limiter :

• Assurer un soutien administratif, notamment en planifiant les réunions, en coordonnant les déplacements et en organisant des événements
• Préparer, réviser et traiter des documents, de la correspondance et des rapports
• Tenir à jour des registres, des bases de données et des systèmes de classement
• Aider aux processus financiers, tels que le suivi des dépenses et le traitement des factures
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes et répondre aux demandes de renseignements courantes
• Apporter un soutien aux activités liées aux achats, aux contrats ou aux programmes
• Effectuer des recherches de base et compiler des informations
• Coordonner la logistique des visites, des réunions et des événements
• Fournir un soutien administratif général et contribuer au fonctionnement de l'équipe

 

ZONE DE SÉLECTION :

Peuvent participer à la sélection tous les candidats résidant aux États-Unis et légalement autorisés à y travailler, qui répondent à toutes les exigences et dont les candidatures ont été reçues avant la date limite de dépôt.

Veuillez noter que le Consulat général du Canada à New York n'apporte aucune aide, ni directe ni indirecte, pour l'obtention de permis de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

• Un diplôme universitaire ou un certificat technique ou professionnel de niveau postsecondaire délivré par un établissement reconnu, attestant d'au moins deux (2) années d'études à temps plein, ou plus, ou une combinaison acceptable de formation, d'expérience professionnelle et d'expérience professionnelle pertinente.

*Une combinaison acceptable correspond à au moins deux (2) années d'expérience professionnelle pertinente.

* Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste.

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais. 
   

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l'expérience suivante est requise :

• Au moins un (1) an d'expérience cumulée dans la prestation de services de soutien administratif ou opérationnel en milieu de bureau, notamment la coordination de tâches (par exemple, planification de réunions, organisation de déplacements, soutien à des événements)
• La préparation et la révision de documents, de correspondance ou de rapports, ainsi que la gestion de dossiers, de bases de données ou de systèmes de classement.
   

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.

• Réflexion approfondie
• Jugement et discrétion
• Initiative et Orientation vers l’action
• Travailler avec les autres et leadership horizontal
• Habileté à communiquer orallement et à l'écrit - Avancé
• Accent sur la qualité et les détails
• Organisation et coordination
• Recherche
• Bonne maîtrise des applications Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook)

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN) 

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.

• Maîtrise du français
• Expérience professionnelle au sein d'une mission diplomatique ou d'un organisme du secteur public canadien
• Expérience dans le soutien aux services communs ou aux fonctions transversales (par exemple : achats, ressources humaines, gestion immobilière ou opérations)
• Expérience dans le soutien aux fonctions liées à la mise en œuvre des programmes (par exemple : commerce, affaires politiques et économiques ou aide internationale)
• Expérience des processus financiers tels que le traitement des factures, la budgétisation ou le suivi des dépenses
• Expérience dans l'organisation d'événements, de visites ou d'activités de mobilisation des parties prenantes

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conforment aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37.5 heures par semaine.
• Heures supplémentaires : Disponibilité à effectuer des heures supplémentaires à court préavis.
• Lieu de travail : Le travail s'effectue sur site, avec une flexibilité limitée pour le télétravail hybride.
• Déplacements : Ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels limités au niveau national et/ou international.
   

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.

Commentaires supplémentaires :

Nous offrons un salaire concurrentiel, des congés généreux, un congé parental payé de 12 semaines et un régime d’avantages sociaux complet comprenant l’assurance médicale, l’assurance dentaire, l’assurance invalidité de longue durée et un régime d’épargne-retraite. Vous trouverez un résumé de notre régime d’avantages sociaux et des renseignements sur les critères d’admissibilité à l’emploi à la page : Emplois dans nos bureaux aux États-Unis.

Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie intégrante de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à soutenir les employés dans le perfectionnement de leurs compétences. La diversité est une force pour le Canada et a joué un rôle clé dans son histoire et son développement. C’est pourquoi le Consulat général du Canada à New York valorise la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de son personnel. 

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus.
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection.
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca l avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature.
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.
   

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ».
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats.
• Veuillez noter que le Consulat général du Canada à New York ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca  pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de le Consulat général du Canada à New York, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.