Analyste/coordonateur(trice) de programme

 

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

La mission cherche à pourvoir un poste d’Analyste/coordonnateur(trice) de programme au sein du programme de Migration.

Sous la supervision du Gestionnaire du Programme de Migration, d'un Agent principal d'immigration d'IRCC (niveau FS-02), d'un cadre supérieur ou encore d'un Agent de migration recruté sur place (niveau LE-O2), l'Analyste/coordinateur(trice) de programme fournit des services administratifs et de coordination à l'appui de la prestation des programmes d'immigration et de réfugiés du Canada (IRCC).

Plus précisément, l’analyste /coordonnateur(trice) sera responsable de :

• Appuyer la mise en œuvre du programme d'IRCC au sein de la mission en menant des recherches contextuelles et des analyses préliminaires sur tous les types de cas et en effectuant les démarches administratives nécessaires pour les dossiers ou les projets qui lui sont confiés.
• Fournir des renseignements et orienter les superviseurs et les gestionnaires concernant les activités, les systèmes et les processus administratifs d’IRCC, tout en veillant au respect des exigences et procédures en vigueur. Analyser le contexte local, les tendances et les données disponibles afin d’identifier les possibilités, les enjeux et les risques associés aux programmes d’IRCC.
• Jouer un rôle clé dans l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation des procédures opérationnelles normalisées liées aux fonctions de soutien au programme.
• Coordonner les activités du registre central des demandes d'IRCC dans une région donnée.
• Organiser les services de registre, notamment la réception, l'enregistrement, la distribution et le traitement de courriels et de dossiers. Assurer la saisie, la vérification et l’accès aux documents nécessaires au traitement et à l’évaluation des demandes.
• Saisir, valider, surveiller et suivre les informations dans les systèmes, les bases de données, les fichiers et les documents, et effectuer des contrôles de la qualité.
• Conformément aux instructions, identifier et définir les sources d'information appropriées et collecter les renseignements nécessaires selon les instructions reçues. Déterminer, lorsque requis, les besoins en information additionnelle, ajuster les recherches et les vérifications en conséquence, et effectuer les suivis requis en fonction des résultats et conformément aux procédures établies.
• Assurer le soutien administratif des cadres supérieurs, veiller à la mise à jour des documents budgétaires, préparer et assurer le suivi des dossiers financiers, coordonner l’organisation des réunions, des déplacements et de l’accueil, ainsi que gérer les demandes de remboursement et de règlement associés.
• Assurer l’organisation, la coordination administrative et logistique des événements et/ou des activités.
• Apporter un soutien administratif et contribuer aux activités liées à la sensibilisation, à l'engagement, à la collaboration et à la liaison.
• Apporter un soutien administratif de haut niveau concernant la prestation des programmes et initiatives d'IRCC (dont la gestion des déplacements et des visites, les prévisions budgétaires et la vérification de la conformité des budgets, les activités de mobilisation, les renseignements d'affaires et l'information sur les risques, la gérance, ainsi que l'analyse des données et la production de rapports).
• Planifier, rédiger et finaliser la correspondance, les instructions et les documents relatifs aux activités, procédures et processus administratifs.
• Traduire des documents complexes ou assurer l’interprétation lors de réunions, d’exposés ou de communications de haut niveau, au besoin
• Assurer en permanence la sécurité de l'information et des biens conformément aux lois, politiques et normes applicables.
• Exécuter d'autres tâches au besoin.
• Faire preuve d’un haut niveau d’intégrité et respecter les normes les plus élevées en matière de valeurs et d’éthique.

Ce poste requiert un sens aigu de l’organisation, un esprit d’initiative et la faculté de gérer efficacement des situations complexes. Le/la titulaire devra démontrer en tout temps de la diplomatie, de la discrétion et une intégrité irréprochable, tout en se conformant aux exigences légales canadiennes en matière de protection des renseignements personnels et en adhérant aux valeurs et normes éthiques de l’organisation.

 

ZONE DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert à toutes et tous les candidat.es ayant le droit de résider et travailler en France, y compris les employé.es de l’ambassade, les conjoints des employés canadiens et leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en France ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidat.es seront considéré.es sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employé.es pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

Études

Ce poste requiert:

• • • Diplôme universitaire de 1^er cycle (équivalent à un baccalauréat français + 3 ans).

Notez : Les candidat.es devront fournir une preuve de leurs études.

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidat.es seront évalué.es formellement ou invité.es à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

• • • Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais.
    • Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en français.

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l’expérience suivante est requise :

• • • Au moins deux (2) années d'expérience récente* acquises dans un environnement de bureau** dans l’un des domaines suivants : 
      • Gestion budgétaire, y compris la planification, la prévision, le suivi budgétaire et la vérification de la conformité des dépenses ;
      • Les questions liées à la migration, notamment la migration régulière et irrégulière, les visas, la fraude, les services consulaires ou tout autre domaine connexe ;
      • La réalisation de recherches, d’analyses et de rapports ainsi que la formulation de recommandations dans un cadre professionnel ;
      • Le développement, la gestion et le maintien de relations de collaboration avec des partenaires et des parties prenantes internes et/ou externes, qui pourraient inclure des organisations gouvernementales et non gouvernementales.

* L'expérience récente est définie comme étant dans les cinq (5) dernières années.

** L'expérience doit être dans un environnement de bureau professionnel (les affectations à temps partiel cumulées comptent également comme expérience).

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.

• • • Connaissance des procédures administratives de bureau et de l’administration financière de base.
    • Connaissance des logiciels courants de la suite Microsoft : Outlook, Word, fonctions avancées dans Excel.
    • Recherche.
    • Réflexion approfondie.
    • Organisation et coordination.
    • Interaction orale.
    • Travailler avec les autres et leadership horizontal.
    • Approche axée sur le client.
    • Jugement et discrétion.
    • Valeurs et éthique.

*Pour plus d'information sur les compétences : Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·es doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.

• Expérience de travail dans une ambassade, un haut-commissariat ou une organisation internationale.
• Expérience dans l’utilisation d’un logiciel de traitement de données financières comme SAP ou un logiciel semblable.
• Expérience en analyse de données, y compris l'interprétation de données, l'analyse de résultats, la génération de requêtes et de macros pour extraire des données.
• Expérience des rapports sur les risques associés aux questions liées à l'immigration ou de l'élaboration et de la réalisation d'exercices antifraude/assurance qualité.
• Compétences en création d’outils d’analyse complexes à l’aide de programmes informatiques (tels que PowerBI, Excel ou autres).
• Expérience professionnelle en organisation d’événements tels qu’un salon d’information ou un congrès.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.
• Heures supplémentaires : L’employé.e pourrait être appelé.e à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis. (Les soirs de semaine et/ou pendant les fins de semaine).
• Être disposé(e) à travailler dans un environnement sous haute pression.
• Travail uniquement en présentiel.
• Être disposé(e) à travailler les jours fériés français lorsque l'ambassade est ouverte.

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus.
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection.
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ».
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats.
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en France ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada en France ou d’autres missions du Canada à l’étranger, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection.
• Veuillez noter que les citoyens canadiens qui travaillent à l'ambassade du Canada en France sont par défaut considérés comme non-résidents fiscaux et devront payer leurs impôts au Canada et leurs charges sociales en France. Il est de la responsabilité des candidats, et non celle de l'Ambassade, de se renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada et des autorités françaises appropriées sur toute incidence fiscale possible liée à un éventuel emploi au sein de l'Ambassade du Canada en France.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.