Commis consulaire

Résumé des fonctions:

 

Il s’agit d’un poste de soutien clérical pour le programme consulaire à la mission. Fournir du soutien clérical et administratif au programme consulaire, de passeports et de citoyenneté dans une mission. Cela inclut faire des photocopies, détruire des dossiers, préparer des rapports, des lettres et d’autres documents. Effectuer des tâches administratives/cléricales relatives aux passeports pour la mission, dont l’ouverture des demandes de passeport, la création des dossiers, le traitement des paiements de frais, la réception du courrier et la collecte de documents. Tenir à jour des dossiers, listes, bases de données et registres appropriés sur tous les cas d’aide consulaire et produire des rapports réguliers. Vérifier les demandes de preuve de citoyenneté pour s’assurer que les documents prouvant la citoyenneté canadienne sont complets et authentiques.  Recevoir, suivre et répondre aux demandes de renseignements sur les passeports par courrier électronique, par téléphone, par télécopieur, en personne et par courrier, en effectuant le suivi et y répondre, y compris transmettre des formulaires de demande de passeport et de citoyenneté et informer les clients de la réception de leurs passeports. Fournir des services de courrier en collectant et en enregistrant les envois postaux ainsi qu'en organisant et en gérant les fournitures de bureau. Maintenir et tenir à jour l’information dans les systèmes, incluant le système de classement des passeports, le programme d’inventaire du PMP/COSMOS pour saisir les numéros de série de tous les éléments de contrôle des passeports et ORBIS pour saisir toutes les données nécessaires liées au traitement des demandes de citoyenneté. Exercer les autres tâches assignées.

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Zone de sélection:

Ce concours externe est ouvert à tous les candidats résidant légalement Hong Kong SAR au moment de la application qui satisfont à toutes les qualifications essentielles et dont la candidature est reçue au plus tard à la date et à l’heure de clôture du concours, notamment les employés du consulat et les conjoints du personnel canadien. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler Hong Kong SAR. 

Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Hong Kong ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

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QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Diplôme d'une université reconnue avec un baccalauréat; 
  OU 
  une combinaison d'études combinée à un minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente dans un ou plusieurs des domaines suivants : prestation de services au public, consulaire, citoyenneté, passeports, gestion de cas liés aux personnes en détresse, gestion des urgences, gestion du personnel, administration publique, etc.

 

Profil linguistique:

• Aptitude à communiquer couramment en anglais (lire, écrire et parler)

 

Expérience:

• Minimum d’une (1) année d’expérience dans un milieu de travail de bureau;
• Expérience à utiliser ordinateur, traitement de texte, logiciel tableur, courrier électronique et autres applications Web dans un milieu de travail de bureau; 
• Expérience de travail dans un milieu de service à la clientèle, y compris la prestation de services en personne, courtois et efficaces. 

 

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EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance des procédures et des pratiques générales du travail de bureau

 

Compétences:

• Jugement et discrétion; 
• Faculté d’adaptation et flexibilité;
• Orientation service aux clients;
• Attention à la qualité et aux détails;
• Travailler avec les autres;
• Initiative et orientation vers les résultats.

 

Capacités:

• Aptitude à recevoir des directives et à suivre des instructions;    
• Aptitude à travailler efficacement dans un milieu sous haute pression;
• Aptitude à communiquer clairement, à l'oral et par écrit.

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Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Une connaissance de l’environnement et de la culture canadiens sera considérée comme un atout.
• Maîtrise (lecture / écriture / expression orale) en français.
• Expérience à travailler dans un environnement gouvernemental.

 

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Exigences opérationnelles:

• Heures de travail : du lundi au jeudi, de 8 h 15 à 17 h 15 et;
• Le vendredi de 8 h 15 à 12 h 45;
• Les heures de travail sont sujettes à changement;   

• Le titulaire doit être en mesure de faire à l’occasion des heures supplémentaires à court préavis; et
• Il doit être disponible pour des tâches occasionnelles en dehors des heures de travail habituelles, c.-à-d. les soirs et les fins de semaine;
• Capable de voyager au pays occasionnellement ;
• Capable de voyager au pays et à l’étranger.

 

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Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Le/la candidat(e) retenu(e) doit être en mesure d'obtenir une attestation de Passeport Canada dans les trois (3) mois après le début de l'emploi.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

La nomination du candidat retenu sera soumise à la vérification de cote de fiabilité obtenue par la direction. Le(la) candidat(e) doit soumettre les documents suivants après avoir été sélectionné(e) par la mission pour que la vérification relative à la cote de fiabilité puisse être effectuée : 

• Formulaires de vérification de cote de fiabilité complétés (fournis par le consulat général); 
• Formulaire de consentement de vérification de cote de fiabilité - pour vérification du casier judiciaire local et évaluation/approbation du Canada (fournis par le consulat général); 
• Preuve d’adresse de votre banque ou d’autres entreprises reconnues indiquant votre nom et votre adresse; 
• Certificats professionnels ou relevés de notes scolaires; 
• Lettres de reference; 
• Vérification des références - de trois références; 
• Carte d’identité de HK ou permis de travail valide; 
• Photo de passeport x 1; 
• Résultats de la vérification de la solvabilité; 
• Autres documents au besoin. 

Toute offre d’emploi est subordonnée à l’obtention de références satisfaisantes. Une preuve de droit de travailler et des copies des qualifications scolaires seront requises

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Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

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Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• le Consulat général du Canada à Hong Kong ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Consulat général du Canada à Hong Kong qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.