Coordonnateur(trice) de services communs

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Sous la supervision générale du consul (gestion et affaires consulaires), le coordonnateur des services communs assure la coordination et fournit des services administratifs au sein de l’équipe des services communs (services généraux). Ses fonctions comprennent, sans s’y limiter :

• la coordination des services liés à la réinstallation du personnel basé au Canada et aux paiements effectués en vertu des Directives du service extérieur (Conseil national mixte de la fonction publique du Canada) ;
• la coordination des services de sécurité et de gestion des urgences, y compris la gestion des fournitures d’urgence de la mission, la rédaction et la mise à jour de la documentation, ainsi que la coordination des événements connexes ;
• la gestion du site SharePoint (intranet) partagé de la mission ;
• la prestation de services logistiques pour les événements de la mission, y compris à la résidence du consul général ;
• l’approvisionnement et le suivi de certains types de matériel, y compris la vaisselle de cérémonie ;
• Traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement et d’accueil, ainsi que d’autres demandes, factures et paiements;
• Rédaction de communications et d’autres courriers, et réponse aux demandes des clients; et 
• Appui aux fonctions liées aux ressources humaines et au courrier diplomatique.

Ce processus de sélection peut également servir à constituer un bassin de candidats qualifiés pour pourvoir des postes administratifs similaires (à durée indéterminée, à durée déterminée ou temporaires) qui pourraient se libérer à la suite de ce processus de sélection.

 

ZONES DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats qui résident aux États-Unis et y sont légalement autorisés à travailler, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture. 

Veuillez noter que le consulat ne remboursera pas les frais de déménagement et ne parraine pas, directement ou indirectement, les autorisations de travail. 

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATION ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert:

• Un diplôme d'associé, un diplôme d'études collégiales ou un diplôme professionnel délivré par un établissement d'enseignement supérieur légalement reconnu en administration, ou une combinaison équivalente d'études, de formation et/ou d'expérience*.

*L'équivalence peut être considérée comme un minimum de deux ans d'études postsecondaires et/ou deux ans d'expérience professionnelle pertinente en administration.

Notez : Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidats seront évalués formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

 

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

• Au moins deux ans d’expérience à temps plein dans la prestation de services de soutien administratif dans un environnement gouvernemental, d’entreprise ou de bureau, y compris la gestion d’agenda, la gestion de l’information, la rédaction de correspondance et la réponse aux demandes de renseignements des clients ou du public ; 
• Expérience dans la coordination de processus et d’opérations administratives, tels que le traitement des demandes, des factures et des paiements, le suivi des budgets et/ou le soutien à des réunions, conférences et autres événements.

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·e·s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.  

• Capacité à communiquer efficacement en français, tant à l'oral qu'à l'écrit.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place, soit 37.5 heures par semaine. 
• Lieu de travail : Le travail s’effectue sur site avec une flexibilité limitée pour le télétravail hybride. Le télétravail hybride est susceptible d’être modifié en fonction des directives internes.

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.

 

Commentaires supplémentaires : 

Nous offrons un salaire concurrentiel, des congés généreux, 12 semaines de congé parental payé ainsi qu’un ensemble d’avantages sociaux complet comprenant l’assurance médicale, dentaire, l’assurance invalidité de longue durée et un régime d’épargne-retraite. Veuillez consulter le résumé de notre programme d’avantages sociaux ainsi que les informations relatives à l’admissibilité à l’emploi à l’adresse suivante :Emplois dans nos bureaux aux États-Unis. 

Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie intégrante de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à maintenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant le perfectionnement des compétences de ses employés. La diversité est une force du Canada et a joué un rôle clé dans son histoire et son développement. À ce titre, le Consulat général du Canada valorise la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de son personnel.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins. 

• Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Los Angeles ne parraine pas les autorisations de travail, directement ou indirectement.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Los Angeles ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de le Consulat général du Canada à Los Angeles, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.