Soutien/Adjoint(e) au programme, IRCC

• • • Recevoir et retourner les passeports des Centres de réception des demandes de visa (CRDV).
    • Saisir, maintenir et mettre à jour les données et informations dans les systèmes informatisés.
    • Vérifier la complétude des dossiers.
    • Imprimer et délivrer les visas quotidiennement.
    • Recueillir et trier le courrier reçu pour la section Immigration.
    • Fournir des renseignements et une assistance de routine aux clients internes et externes afin de faciliter leur conformité aux exigences de demande de visa.
    • Effectuer des recherches dans des sources internes et externes pour appuyer la collecte d’informations nécessaires au traitement des dossiers et à l’intégrité du programme.

• • • Surveiller et répondre aux courriels; fournir des renseignements aux agents, aux clients et aux parties prenantes (internes et externes) sur des sujets tels que les exigences de demande, les lignes directrices, l’environnement local et l’utilisation des systèmes électroniques de soutien.
    • Élaborer et mettre en œuvre des méthodes de prestation de services, des outils, des lettres types et des outils de suivi pour faciliter ou améliorer les processus existants.
    • Aider les agents dans la production de rapports et les activités de liaison, l’intégrité du programme, la gouvernance des CRDV, les activités de promotion et de recrutement ou autres services de soutien aux clients.
    • S’assurer que les dossiers urgents et les renvois de visas sont identifiés pour les agents et traités en priorité.
    • Vérifier la complétude des dossiers, en recherchant les informations manquantes ou pertinentes.
    • Évaluer les cas et effectuer des recherches dans des sources internes et externes pour résoudre les problèmes ou les incohérences afin de soutenir l’intégrité du programme.
    • Préparer les demandes de documents et autres lettres, au besoin.
    • Planifier les entrevues et la soumission en personne des demandes/biométrie.
    • Communiquer efficacement avec les partenaires du programme, les autres missions et les équipes au siège.

 

ZONE DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats âgés de 18 ans et plus, résidants et légalement autorisés à travailler Jordanie, y compris les employés de l’ambassade, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture. 

Veuillez noter que l’ambassade du Canada en Jordanie ne parraine pas les autorisations de travail, directement ou indirectement. 

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATION ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert:

• Diplôme d’études postsecondaires exigeant un minimum de deux (2) années d’études à temps plein. 

Notez : Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidats seront évalués formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

 

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

• Expérience professionnelle en prestation de services à la clientèle ou en soutien aux opérations commerciales. 

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.  

• Connaissance des capacités et des fonctionnalités de la suite d’applications Microsoft 365, telles que Word, Excel, Teams et SharePoint, ainsi que de leur rôle dans le soutien à la collaboration. 
• Réflexion approfondie
• Initiative et Orientation vers l’action
• Travailler avec les autres et leadership horizontal
• Approche axée sur le client
• Résilience et adaptabilité
• Jugement et discrétion

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·e·s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.  

Langues

• Un niveau avancé ou intermédiaire en des deux langues officielles du Canada (anglais et français), tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Un niveau avancé ou intermédiaire en arabe, tant à l’oral qu’à l’écrit. 

Expérience

• Au moins une (1) année d’expérience professionnelle dans un environnement international tel qu’une ambassade, une organisation internationale ou une entreprise multinationale. 
• Au moins une (1) année d’expérience professionnelle dans un domaine lié à l’immigration. 
• Au moins une (1) année d’expérience professionnelle à travailler sur un ordinateur pendant de longues périodes et à maintenir la concentration lors de la vérification de documents (demandes, requêtes, documents juridiques, etc.) et de la saisie de données. 

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conforment aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37.5 heures par semaine. 
• Heures suplémentaires: L’employé pourrait être appelé à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis.
• Lieu de travail : Le travail est normalement effectué sur place à notre ambassade.

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Veuillez noter que l’ambassade du Canada en Jordanie ne parraine pas les autorisations de travail, directement ou indirectement.  
• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins. 

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Jordanie ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca  pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada en Jordanie, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.