Adjoint(e) Administratif(ive) principal(e) du chef de mission (haut-commissaire)

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

La mission cherche à pourvoir un poste d'Adjoint Administratif principal / Adjointe Administrative principale pour le programme des chefs de mission ainsi que divers postes administratifs qui pourraient surgir à la suite de ce processus de sélection. Ces postes fournissent un soutien administratif au chef de mission (haut-commissaire) et à d’autres programmes de la mission dans un environnement dynamique. 

Les principales responsabilités comprennent, sans toutefois s’y limiter : 

• Effectuer des tâches administratives et de bureau, comme tenir à jour le calendrier et le répertoire des personnes-ressources du chef de mission (CDM), et traiter la correspondance officielle interne et externe, y compris les lettres et les notes diplomatiques.
• Planifier des réunions et des rendez-vous, vérifier le fonctionnement de l’équipement audiovisuel et informatique, préparer les documents de réunion, accueillir les visiteurs, rédiger des procès-verbaux, rédiger des lettres, créer des tableaux et coordonner les demandes nécessitant l’approbation du CDM. 
• Coordonner les voyages officiels, y compris la collecte de devis pour les vols et l’hébergement, la réservation des vols et des hôtels et la préparation des demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux lignes directrices ministérielles. 
• Coordonner et suivre les événements et les dépenses d’accueil, y compris la rédaction des invitations, le suivi des confirmations de participation et la tenue des inventaires officiels de cadeaux et d’alcool. 
• Établir et maintenir des contacts opérationnels avec les représentants des gouvernements, des organisations et des organismes locaux.
• Surveiller les dépenses budgétaires pour les activités de programme de la mission et formuler des recommandations relatives aux systèmes de gestion financière de la mission conformément aux politiques du gouvernement du Canada.  
• Rédiger des propositions budgétaires, des notes ou des rapports de réunion, de la correspondance courante, des rapports administratifs et d’étape, des rapports statistiques périodiques ou d’autres documents. 
• Suivre et contrôler le budget du programme à l’appui des initiatives et des événements/projets de programme à la mission, et en rendre compte.  
• Peut participer à la coordination de visites et d’événements officiels. Cela comprend la coordination de détails tels que la restauration, le choix du lieu, l’élaboration de matériel promotionnel et d’information, la gestion des listes d’invités, la publication d’informations sur les médias sociaux et sur le Web, la rédaction de rapports sommaires et le soutien technique pour les événements virtuels. 
• Préparer des estimations de coûts et des demandes de paiement, traiter les factures et faire le suivi des estimations des dépenses liées aux activités du CDM et fournir un soutien au CDM dans la préparation des rapports et des prévisions budgétaires.  
• Agir à titre de point de contact pour le bureau du CDM et assurer la liaison avec diverses missions diplomatiques, les gouvernements locaux, les hauts fonctionnaires et les bureaux des intervenants. 
• Location et coordination d’initiatives et d’activités particulières dans l’ensemble de la mission. 
• Effectuer d’autres tâches, au besoin.

 

 

ZONES DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidat(e)s qui résident en Zambie et qui sont légalement autorisé(e)s à occuper un poste au haut-commissariat du Canada en Zambie. Cela comprend les citoyen(ne)s zambien(ne)s, les résident(e)s permanents, les employé(e)s du haut-commissariat du Canada, ainsi que les personnes à charge ou les conjoint(e)s des employé(e)s canadien(ne)s, qui répondent à toutes les qualifications essentielles décrites ci-dessous et dont la candidature est reçue avant la date limite.

Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada en Zambie ne parraine pas, ni directement ni indirectement, les demandes d’autorisation de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidat(e)s seront considéré(e)s sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employé(e)s pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidat(e)s peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

• Un baccalauréat ou diplôme de premier cycle d’un établissement d’enseignement postsecondaire légalement reconnu.

OU

• Une combinaison équivalente d'études, de formation et/ou d'expérience*
  
  

*Une combinaison équivalente d’études, de formation et/ou d’expérience fait référence à un diplôme d’études secondaires et à un minimum de six (6) ans de travail dans une mission diplomatique ou une organisation internationale où la langue de travail est l’anglais.

Notez : Les candidat(e)s devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidat(e)s seront évalué(e)s formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

 

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

• Au moins trois (3) ans d’expérience de travail dans un rôle administratif (gestion d’un calendrier, tenue de dossiers exacts, coordination de réunions, de voyages et d’événements).
• Au moins trois (3) ans d’expérience de la liaison et de la collaboration avec des clients (internes ou externes), des organisations gouvernementales, des entreprises et/ou le public dans un environnement de bureau.
• Au moins trois (3) ans d’expérience de la gestion et de la coordination des finances et des dépenses pour les budgets de l’organisation ou de la division.

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

*Pour plus d'information sur les compétences :  Dictionnaire des compétences

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat(e)s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat(e)s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.  

• Expérience antérieure du soutien direct à titre d’adjoint(e) administratif d’un chef de mission (CDM), d’un(e) président(e)-directeur(rice) général, d’un ministre ou d’un cadre supérieur.
• Expérience de la planification et de la mise en œuvre d’événements
• Expérience de la planification et de l’organisation de l’hébergement et des déplacements pour un gestionnaire.
• Un niveau de compétence intermédiaire (expression écrite et orale) en français. 
• Un niveau de compétence intermédiaire (expression écrite et orale) en nyanja ou en bemba.

 

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

• Heures de travail : Les heures normales de travail en personne pour ce poste sont conformes au règlement sur les employés recrutés sur place, soit 37,5 heures par semaine. L’horaire de travail est du lundi au jeudi de 8 h à 17 h et le vendredi de 8 h à 12 h.
• Heures suplémentaires : L’employé(e) pourrait être appelé à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis (soir, jours fériés ou fins de semaine).
• Déplacements : Ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels au niveau national et/ou international

   

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée :

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidat(e)s peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidat(e)s qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins :

• Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada à Lusaka ne parraine pas, ni directement ni indirectement, les demandes d’autorisation de travail.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidat(e)s doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que  ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de , qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyen(ne)s/résident(e)s canadien(ne)s et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.