Adjoint(e) administratif(ve) (2 postes)

Veuillez utiliser un "convertisseur de fuseau horaire" en ligne pour identifier l'heure de clôture spécifique à votre pays.  

Veuillez noter que notre formulaire de candidature comporte plusieurs pages à remplir. Prenez donc le temps de le compléter et de soumettre correctement votre candidature dans les délais impartis. 

Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires (à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein) au Nicaragua qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection. 

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. 

Résumé des fonctions  

1. Adjoint(e) immobilier(ère)

Nous recherchons une personne proactive qui jouera un rôle crucial dans le soutien des opérations quotidiennes de notre bureau. Les principaux domaines et responsabilités sont les suivants  

Secteur d'activité de l'immobilier (y compris l'approvisionnement)  

• Gestion de l'immeuble de bureaux et des résidences, y compris l'entretien des bureaux, des résidences et de leurs systèmes.   
• Fournir des services d'achats mineurs, de réception, d'inventaire, de stockage, de distribution, de décoration intérieure et d'élimination du matériel pour la mission.   
• Fournir des services de passation de marchés, y compris l'acquisition de biens ou de services conformément aux responsabilités financières de l'entreprise (SAP).

Services de courrier et de transport    

• Coordonner l'entretien efficace du parc de véhicules et superviser les chauffeurs des services communs.   
• Fournir des services de courrier à la mission, y compris la réception, le tri et l'enregistrement du courrier entrant en vue de sa collecte ou de sa livraison en interne.

Soutien administratif    

• Fournir des services à la mission, notamment en assurant une liaison étroite avec le gouvernement local en ce qui concerne l'application et l'administration des privilèges diplomatiques.   
• Soutenir le travail général de la section, selon les besoins.     

2. Réception et assistance consulaire (dotation anticipée) 

Nous recherchons une personne passionnée par le service à la clientèle qui sera le premier point de contact de notre organisation et qui accueillera les visiteurs et les appelants de manière chaleureuse et professionnelle. Vos principales responsabilités seront les suivantes  

Assurer le fonctionnement du standard téléphonique central desservant tous les programmes du bureau ;   

• Fournir des informations générales sur les programmes consulaires, d'immigration, d'affaires publiques, d'aide et commerciaux ;   
• Répondre aux demandes de renseignements généraux sur le Canada ;   
• Recevoir, diriger et expédier le courrier pour la poste ;   
• Fournir une assistance aux demandes administratives/cléricales de notre personnel ;   
• Contrôle l'accès physique au Bureau et fournit un système de sécurité de première ligne ;  
• Soutenir le travail général de la section, selon les besoins.       

En fonction des résultats de l'évaluation des compétences et des connaissances des candidats, l'ambassade informera les candidats s'ils sont aptes à occuper l'un ou l'autre des postes ou les deux. 

 

Zone de sélection/Éligibilité 

Ce poste est ouvert à toute personne résidante actuellement et pouvant légalement travailler au Nicaragua (ou pouvant obtenir un permis de travail par ses propres moyens avant une nomination). 

Veuillez noter que l'ambassade du Canada au Nicaragua ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement, et ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus. 

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard. 

 

Comment postuler 

Seuls les candidats qui suivent les étapes ci-dessous passeront à l'étape suivante de la procédure de recrutement :   

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Lorsque vous posez votre candidature, vous devez utiliser une adresse électronique personnelle (pas d'adresse électronique d'entreprise ou d'établissement d'enseignement). 
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que : l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi. 
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis et satisfait aux facteurs d'expérience et d'éducation énumérés dans les qualifications essentielles. L'ambassade du Canada ne demandera pas d'informations supplémentaires et ne fera aucune supposition concernant vos études ou votre expérience. Le simple fait de dire que vous possédez les qualifications requises ou d'énumérer vos fonctions actuelles ne sera pas suffisant et pourrait entraîner le rejet de votre demande. 
• Les candidats doivent télécharger un CV en anglais ou en français. Ce document peut être utilisé comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de sélection. Les dossiers de candidature qui ne comprennent pas tous les documents demandés, qui ne répondent pas correctement aux questions de sélection et/ou qui ne sont pas complétés avant la date de clôture seront rejetés. 
• Les candidats qui ne parviennent pas à soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent le signaler au service d'assistance en ligne (chat) situé au bas du formulaire de candidature, cependant, toute candidature incomplète après la date de clôture sera rejetée. 
• Les candidats sont tenus de conserver une copie de l'offre d'emploi pour référence ultérieure (veuillez noter qu'elle ne sera plus disponible après la date de clôture et que l'équipe de recrutement ne sera pas en mesure d'en fournir une copie).

 

Qualifications essentielles  

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique* et à l’expérience.  

Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles. 

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus. 

Études

• Un diplôme de fin d'études secondaires ou un certificat d'études supérieures délivré par un établissement légalement reconnu. 

Les candidats devront fournir une preuve de la fin de leurs études. 

Profil linguistique

• Maîtrise écrite et orale de l'anglais OU du français à un niveau intermédiaire ou supérieur (équivalent à B2 dans le Cadre européen commun de référence - CECR).
• Maîtrise avancée de l'espagnol à l'écrit et à l'oral.  

Expérience

Expérience récente* dans un environnement professionnel (par exemple, une organisation publique / privée / à but non lucratif) dans deux des domaines suivants :   

• Achats et/ou gestion du matériel.  
• Fournir des services à la clientèle, des services administratifs et/ou financiers dans un environnement de bureau.   
• Utiliser l'internet, le courrier électronique, les logiciels et les systèmes nécessaires pour produire divers rapports et feuilles de calcul, des présentations, de la correspondance et/ou pour mettre à jour des bases de données. (MS Office, Outlook, etc.)  

*Récent est défini à partir d'avril 2019. 

 

Exigences cotées  

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), et vérification des références. Tous les critères doivent être remplis. 

Connaissances

• Connaissance des technologies logicielles nécessaires à la production de divers rapports, feuilles de calcul, présentations, correspondance et à la mise à jour de bases de données (MS Office Suite, MS Teams, SharePoint, etc.). 

Compétences

• Jugement et discrétion  
• Communication interactive efficace (orale et écrite dans les langues essentielles) 
• Réflexion approfondie 
• Approche axée sur le client 
• Initiative et Orientation vers l’action 
• Résilience et adaptabilité 
• Travailler avec les autres 
• Souci de la qualité et du détail 

Veuillez cliquer ici pour une description brève de chacune des compétences. 

 

Qualifications constituant un atout 

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement dans leur candidature et, le cas échéant, au cours du processus de sélection, comment ils satisfont à l'une des qualifications suivantes : 

• Diplôme universitaire délivré par un établissement légalement reconnu  
• Compétence intermédiaire écrite et orale en anglais ET en français (similaire à B2 dans le CECR)  
• Une année ou plus d'expérience dans les domaines indiqués ci-dessus  
• Expérience au sein d'une mission diplomatique ou d'une organisation internationale (par exemple, les Nations unies, la Banque mondiale, l'UNESCO, etc.)     
• Connaissance générale des principes financiers et comptables pour traiter les factures, les paiements aux fournisseurs, les estimations de coûts, le suivi des dépenses, les réclamations et les budgets ;   
• Connaissance des procédures douanières et d'importation. 

 

Exigences opérationnelles  

• Volonté de faire des heures supplémentaires, souvent à court terme, y compris les soirs et les week-ends. 
• Volonté et capacité de travailler en combinant les jours fériés du Nicaragua et du Canada, ce qui signifie que vous devrez travailler pendant certains jours fériés du Nicaragua.   
• L'Ambassade du Canada est un environnement de travail basé sur le bureau qui n'offre pas de modalités de travail à distance ou hybrides. 

 

Conditions d'emploi  

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier, et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste. 

• Détenir une autorisation de travail valide couvrant toute la période d'emploi ; 
• Vérification de sécurité : obtenir une cote de fiabilité (niveau de sécurité) du gouvernement du Canada, ce qui inclut une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité (sera lancé une fois le processus de recrutement terminé et peut prendre ~4 semaines). 

 

Notes importantes 

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées. 
• Les candidats peuvent demander à être évalués dans la langue officielle de leur choix, mais certaines évaluations ne peuvent se dérouler qu'en espagnol, car les candidats doivent démontrer qu'ils possèdent chaque qualification essentielle pour pouvoir prétendre à une nomination. 
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin. 
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables. 
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations. 
• Avant qu'une offre puisse leur être faite, les candidats retenus doivent avoir fourni une adresse et un justificatif de résidence locale dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est indispensable pour l’émission de la lettre d’offre d’emploi.  
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MXICO@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada. 
• La date d'entrée en fonction de ce poste est prévue pour août 2025. Toutefois, certains retards peuvent survenir au cours du processus de sélection.