Adjoint(e) Administratif(ve) principal(e)

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

La mission cherche à pourvoir un poste d’Adjoint(e) Administratif(ve) principal(e) auprès du programme du Chef de mission, ainsi que divers postes administratifs qui pourraient devenir vacants à la suite de ce processus de sélection. Sous la supervision générale du Chef de mission, le/la titulaire fournit des services de secrétariat, exécute diverses fonctions de soutien administratif, agit en tant que secrétaire social(e), assure la liaison avec le gouvernement local et accomplit d’autres tâches au besoin. Les principales responsabilités comprennent, sans s’y limiter :

• Superviser l’agenda de l’Ambassadeur et sa boîte de courriel quotidiennement ;
• Fournir des renseignements généraux aux visiteurs sur le Canada et sur les programmes de la mission ;
• Déterminer les priorités, résoudre les situations problématiques impliquant des changements de dernière minute et/ou des activités conflictuelles ;
• Rédiger, préparer et assurer le suivi de divers documents officiels et non officiels, notamment des lettres, des notes diplomatiques et/ou des rapports financiers ;
• Coordonner, planifier et organiser un large éventail d’activités liées aux réunions, à l’accueil, aux événements ou aux visites, y compris la réservation de voyages et d’hébergements ;
• Planifier et superviser le protocole et la logistique des réunions, événements et visites, et évaluer leur importance et leur urgence en déterminant leur nature et la nécessité de l’implication de l’exécutif ;
• Assister et/ou participer aux préparatifs des visites et aux activités d’accueil ;
• Collecter et/ou vérifier des informations sur divers sujets, dossiers et cas liés à un ou plusieurs programmes gérés par l’Ambassadeur ;
• Assurer le tri de la correspondance en priorisant les messages et documents reçus pour information ou nécessitant une action (révision, approbation, signature) ;
• Maintenir un contact étroit avec les représentants du gouvernement local.

 

ZONE DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidat(e)s résidant(e)s et légalement autorisé(e)s à travailler dans l’État du Qatar, y compris les employé(e)s de l’Ambassade, les conjoint(e)s du personnel recruté au Canada ainsi que leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture. Tou(te)s les candidat(e)s doivent détenir un permis de travail/de résidence valide couvrant toute la durée de l’emploi et résider au Qatar pendant la période d’évaluation. Les candidat(e)s doivent être en mesure de fournir une adresse locale comme preuve de résidence au Qatar.

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Qatar ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidat(e)s seront considéré(e)s sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employé(e)s pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidat(e)s peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques ; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

• Un baccalauréat d’une université légalement reconnue.

Notez : Les candidat(e)s devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidat(e)s seront évalué(e)s formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

 

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

• Un minimum de 2 ans d’expérience récente* dans un rôle de soutien administratif auprès d’un cadre supérieur, avec un fort accent sur le service à la clientèle, fournissant des conseils et des services par divers canaux (en personne, par téléphone et par messagerie électronique).
• Expérience récente* de travail au sein d’une organisation ou entreprise internationale, ou d’une mission diplomatique.

* « Récente » est définie comme datant des cinq (5) dernières années.

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

• Connaissances des pratiques administratives et des procédures de bureau
• Excellente connaissance de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Organisation et coordination
• Souci de la qualité et du détail
• Initiative et orientation vers l’action
• Communication écrite et orale efficace
• Travailler avec les autres et leadership horizontal
• Compétences interculturelles
• Résilience et adaptabilité
• Jugement et discrétion

* Pour plus d'information sur les compétences : Dictionnaire des compétences des ERP

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat(e)s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat(e)s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.  

• Expérience préalable au sein du gouvernement du Canada ou dans un environnement du secteur public.
• Connaissance intermédiaire du français (écrit, oral, lecture et compréhension).
• Connaissance des procédures administratives et gouvernementales locales.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

• Heures de travail : Les heures normales de travail pour ce poste sont conformes au règlement des employé(e)s recruté(e)s sur place, soit 37,5 heures par semaine.
• Heures supplémentaires : Volonté de faire des heures supplémentaires à court préavis, y compris les fins de semaine et en soirée, au besoin.
• Déplacements : Capacité à assister occasionnellement à des réunions à l’extérieur. Ce poste peut également nécessiter des déplacements limités, occasionnels, au niveau national et/ou international.

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi, ou absence d’empêchement à en obtenir une.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.
• Résidence : Les candidat(e)s doivent résider au Qatar au moment de l’embauche et être admissibles à y travailler.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidat(e)s qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 

* Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins. 

• Veuillez noter que le Consulat du Canada au Qatar ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidat(e)s de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidat(e)s doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidat(e)s. 
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Qatar ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidat(e)s retenu(e)s doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidat(e)s pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada au Qatar, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employé(e)s recruté(e)s sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.