Adjoint(e) administratif(ve) (Services communs) (Poste anticipé)

Résumé des fonctions:

Le Consulat général du Canada à Seattle recherche un(e) adjoint(e) de bureau expérimenté(e) et très attentif(ve) qui accueillera chaleureusement les visiteurs et les clients à leur arrivée à la réception et gérera diverses demandes administratives pour soutenir les opérations de première ligne. 

Sous la supervision directe du responsable de la section des Services ministériels :  

Fournir un soutien administratif à un ou plusieurs des services suivants : 

1. Biens immobiliers
2. Entretien immobilier
3. Gestion de matériel
4. Passation de marchés et approvisionnement
5. Comptabilité et finances
6. Coordination des événements
7. Coordination du parc d’automobiles
8. Ressources humaines
9. Salle de courrier et livraisons par service de messagerie
10. Soutien au Programme des services communs
11. Protocole et douanes

 

Peut également fournir un soutien administratif à un ou plusieurs des services suivants (mais doit être combiné avec un service énuméré ci-dessus) : 

12. Réception
13. Gestion de l’information/technologie de l’information
14. Services consulaires, passeports et/ou citoyenneté
15. Gestion d’urgences
16. Sécurité

 

Zone de sélection :

Vous devez résider légalement dans la région métropolitaine de Seattle et être autorisé à travailler aux États-Unis au moment de la nomination. Vous devez être en mesure de travailler en personne à Seattle, WA.

Le Consulat général du Canada à Seattle ne remboursera en aucun cas les frais de réinstallation.

Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Seattle ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’études et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Un baccalauréat d’un collège ou d’une université reconnue.

OU 

• Au moins un diplôme postsecondaire de deux ans dans le domaine des affaires, de la gestion, de l'administration ou dans d'autres domaines connexes.

OU 

• Une combinaison équivalente d'études, de formation et/ou d'expérience. Une combinaison équivalente acceptable est une formation postsecondaire de moins de deux ans et une expérience professionnelle d'au moins trois ans dans un poste administratif.

 

Profil linguistique :

• Un niveau de compétence avancé (écriture et expression orale) en anglais.

 

Expérience :

• Un minimum de deux ans d'expérience dans un bureau gouvernemental ou d'entreprise dans le domaine du soutien administratif;
• Expérience du travail en contact avec la clientèle.

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances :

• Connaissance des procédures générales de bureau et des pratiques administratives. 

 

Compétences :

• Bon jugement et discrétion.
• Souci de la qualité et du détail.
• Orientation vers le service à la clientèle.
• Résilience et capacité d'adaptation.
• Organisation et coordination.

 

Capacités :

• Capacité à communiquer efficacement en anglais (à l'oral et à l'écrit).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, y compris Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Capacité à réconcilier les dépenses.
• Capacité à rechercher et à analyser de l’information.

 

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Capacité à communiquer en français (oralement et par écrit).
• Expérience de travail dans une ambassade ou un consulat ou dans une autre organisation ou entreprise internationale; ou dans le domaine du commerce international, de la politique étrangère, des services diplomatiques et consulaires.
• Expérience de la saisie de données.
• Expérience des ressources humaines.
• Expérience de la passation de marchés et de l'approvisionnement.
• Expérience de la gestion immobilière et/ou des services d'entretien.
• Connaissance et/ou expérience en matière de gestion des urgences.

 

Exigences opérationnelles :

• Horaires de travail : il s'agit d'un poste à temps plein, avec un horaire de 37,5 heures par semaine,du lundi au vendredi. L'employé doit être disposé et capable de faire des heures supplémentaires occasionnelles le soir et les week-ends, selon les besoins.
• Lieu de travail : le travail est normalement effectué sur place au Consulat général du Canada, au centre-ville de Seattle.
• Exigences en matière de déplacements : ce poste nécessite des déplacements occasionnels limités au niveau national et international, seul ou avec des collègues. Le candidat doit être titulaire d'un passeport valide et être en mesure de voyager à l'intérieur du pays et à l'étranger.
• L'employé(e) doit être disposé(e) à conduire un véhicule à moteur et être en mesure de le faire pour répondre aux demandes de transport occasionnelles. Il/elle doit être titulaire d'un permis de conduire américain valide.
• Jours fériés : étant donné que nous sommes un bureau diplomatique canadien, nous observons une combinaison de jours fériés américains et canadiens, ce qui signifie que vous devrez travailler lors de certains jours fériés américains.

 

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Le candidat doit être titulaire d'un passeport valide.
• Le candidat doit être titulaire d'un permis de conduire américain valide.

 

Demande spéciale de la mission / commentaires supplémentaires :

Nous offrons un salaire concurrentiel, de généreux congés, 12 semaines de congé parental payé et un solide ensemble d’avantages sociaux comprenant les soins médicaux et dentaires, l’invalidité de longue durée et un régime d’épargne-retraite. Veuillez trouver un résumé de nos avantages sociaux et des informations sur l’admissibilité à l’emploi: Emplois dans nos bureaux aux États-Unis (international.gc.ca). 

Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la coopération font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger se sont engagées à promouvoir et à appuyer un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à aider les employés à apprendre et à perfectionner leurs aptitudes et leurs compétences. La force du Canada est la diversité et a joué un rôle clé dans l’histoire du Canada et le développement. Pour cette raison, le consulat général du Canada à Seattle valorise la diversité, d’équité et d’inclusion dans notre effectif.  

 

Comment appliquer

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

 

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• le Consulat général du Canada à Seattle ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Consulat général du Canada à Seattle qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.