Adjoint.e administratif.ve/de programme

Résumé des fonctions:

Ce concours vise à doter les postes de niveau LE-A2 (adjoint.e de programme ou adjoint.e administratif.ve) qui pourraient être créés au cours des douze (12) prochains mois dans diverses sections du Haut-commissariat et peut être utilisé pour des postes de diverses durées qui pourraient devenir disponibles (indéterminée, déterminée et temporaire). Le résumé des fonctions ci-dessous vise à donner un aperçu des tâches typiques qui pourraient être requises dans le cadre des poste.s offert.s, mais il ne s'agit pas de la liste complète des tâches liées à ceux-ci.

Pour une liste détaillée des fonctions et des sections qui peuvent utiliser ce bassin afin de doter des postes, veuillez consulter l'annexe A

 

Les tâches peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à :

• la logistique et le protocole liés aux visites officielles et aux visites de VIP
• préparer des rapports, des programmes et d'autres types de correspondance
• effectuer de la recherches et de l’analyse
• l'organisation et le soutien d'événements, conférences ou foires commerciales
• fournir un service à la clientèle, y compris la recherche de contacts locaux et la résolution de problèmes
• la gestion de bases de données
• l'exécution de fonctions liées aux finances
• la gestion des boîtes de réception de courrier électronique partagées
• le soutien les fonctions liées à l'immigration
• le traitement de demandes de passeport/citoyenneté
• la contribution aux services d'appui consulaire d'urgence
• la coordination de réunions, de voyages et d’accueil
• le soutien des fonctions liées au recrutement
• la saisie de données
• la mise à jour des systèmes de gestion des clients
• la surveillance des médias sociaux
• le soutien des fonctions liées à la passation
• d'autres tâches diverses

 

Zone de sélection:

Ouvert aux candidats qui sont des résidents légaux ou des citoyens du Royaume-Uni, qui détiennent des documents à jour leur permettant de travailler au Royaume-Uni sans restriction, qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous, et dont les demandes ont été reçues à la date de clôture.

Les candidats titulaires de documents/visas non renouvelables au Royaume-Uni, tels que le visa de mobilité des jeunes, ne pourront pas prétendre à un poste indéterminé. Veuillez noter, les candidats titulaires de ces visas ne pourront prétendre à un contrat à durée déterminée si la date d'expiration du visa est un minimum de 18 mois validité sur le visa au moment de la demande.

Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada au Royaume-Uni ne parraine pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Profil linguistique:

• Maîtrise avancée* de l’anglais (orale, écrite, compréhension)

* La maîtrise avancée sera évaluée par divers moyens, y compris une évaluation écrite et une entrevue.

 

Expérience:

• Une expérience de travail dans un environnement de soutien administratif, de soutien aux programmes ou de développement commercial, ou dans une capacité de service à la clientèle.

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Compétences:

• Faire preuve d'initiative et être orienté vers l'action
• Communication interactive efficace
• Réflexion approfondie 
• Excellent service à la clientèle
• Intégrité professionnelle (valeurs et éthique)
• Souci du détail

Capacités:

• Capacité à s'adapter/apprendre rapidement de nouveaux travaux et processus
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à mener des recherches, analyser des informations, faire des recommandations et rédiger des rapports/correspondance
• Capacité d'être organisé, de prioriser le travail et de respecter les délais
• Capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe, de manière indépendante, avec des superviseurs et d'autres collègues
• Applications Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et SharePoint), bases de données et Internet

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Maîtrise avancée du français (oral, écrit, compréhension)
• Expérience de travail lors d’une visite de haut niveau et/ou la gestion d'événements ou foires commerciales
• Expérience de travail avec un système financier tel que SAP/IMS
• Un diplôme universitaire ou une équivalence post-secondaire
• Expérience de travail avec la gestion de base de données
• Expérience de travail dans un bureau d'immigration
• Expérience de travail pour IRCC et/ou expérience de l'utilisation du GCMS

Besoins organisationnels:

Ce processus sera utilisé pour créer un bassin de candidats éligibles pour des postes similaires, à temps plein ou temps partiel, et à durée indéterminée, déterminée ou d'urgence.

 

Exigences opérationnelles:

• Les heures de travail seront de 37,5 heures par semaine
• Doit être capable de faire des heures supplémentaires, à l’occasion avec peu de préavis
• Doit être disponible pour des tâches occasionnelles en dehors des heures de travail normales (c'est-à-dire les soirs, les fins de semaines, les cas d’urgences) 
• En fonction des exigences opérationnelles du poste, le travail à domicile et/ou à distance peut ne pas être possible
• En fonction du poste, il peut être nécessaire d'effectuer de nombreuses heures supplémentaires et de voyager lors de visites à haut niveau

 

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi : Toute offre d'emploi est soumise à la réception de références d'emploi et de personnalité satisfaisantes.

 - Commentaires supplémentaires:  Candidatures de citoyens canadiens - il est important de noter que le Haut-commissariat du Canada est obligé, en tant qu'employeur, de déduire à la source l'impôt sur le revenu du Canada (IRC), le Régime de pensions du Canada (RPC) et l'assurance-emploi (AE) pour les employés engagés localement qui sont des citoyens canadiens. Les citoyens canadiens qui choisissent donc de travailler pour le Haut-commissariat devront payer des impôts canadiens sur leurs salaires gagnés jusqu'à ce que l'employé fournisse les dérogations de détermination de résidence nécessaires de l'Agence du revenu du Canada (ARC). De plus amples informations seront fournies aux candidats retenus.

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV et lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats sont demandés de télécharger leur CV et une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• le Haut-commissariat du Canada au Royaume-Uni ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Haut-commissariat du Canada au Royaume-Uni qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.

 

Annexe A

 Ce qui suit est une liste non exhaustive des diverses sections du haut-commissariat du Canada au Royaume-Uni qui pourraient doter des postes vacants de cette réserve, ainsi qu'un résumé plus détaillé des tâches qu'un assistant de programme pourrait entreprendre dans chacune de ces sections.

 

Bureau exécutif :

Le/la titulaire des services de soutien administratif liés à l'organisation et à la réalisation de visites pour un ou plusieurs programmes ou pour la mission. Cela comprend les activités liées à la logistique et aux tâches administratives du protocole, telles que la préparation de documents, des rapports, des programmes, des lettres et des tableaux, ainsi que l'organisation des déplacements et de l'hébergement, la planification des réunions et des rendez-vous, l'aide à l'organisation des visites et la coordination des événements. Superviser le fonctionnement de l'espace de représentation de la mission comme spécifié, tenir des inventaires, des statistiques, des registres et des mises à jour, et travailler avec les utilisateurs pour planifier, programmer et réaliser des événements, coordonner le montage et le démontage, la sécurité, le nettoyage et la restauration.

 

Le/la titulaire du poste fournit des services de soutien administratif à un poste de direction dans une mission. Cela comprend des activités de bureau et administratives telles que la supervision de l'agenda du cadre, la préparation de documents de réunion, la sauvegarde de documents électroniques, la réception d'appels téléphoniques, l'accueil des visiteurs, la préparation et le suivi de documents tels que des rapports, des lettres, rapports financiers sur l'hospitalité et des tableaux, ainsi que l'organisation des voyages et de l'hébergement, la planification des réunions et des rendez-vous, la coordination des demandes pour son approbation et, en l'absence d'un poste dédié aux événements, au protocole et à la logistique, l'aide aux arrangements préalables aux visites et aux événements d'accueil.

 

Immigration:

Sous la supervision générale d'un agent et au sein d'une équipe, fournir des services de soutien polyvalents à la section de l'immigration. Communiquer avec les clients et les aider à comprendre le processus de demande d'immigration et les exigences qui s'y rapportent, et veiller à ce qu'ils s'y conforment. Surveille, suit et analyse les demandes et identifie les lacunes à différents stades, enregistre, met à jour et vérifie les informations dans les systèmes d'information du département. Gérer la correspondance au sein du bureau et décider des mesures à prendre, en rédigeant des courriers de routine pour répondre aux demandes des clients et des autres parties prenantes et/ou en transmettant la question à un agent, le cas échéant. Organiser des réunions, internes et externes, et y participer, et/ou fournir un soutien logistique pour des événements. Accéder aux systèmes d'information du service afin de faciliter la collecte d'informations pour le traitement des demandes. Utiliser des outils automatisés tels que des ordinateurs personnels, des photocopieurs, des scanners et des téléphones pour faciliter le traitement des demandes. Effectuer des recherches dans des sources internes et externes et utiliser sa connaissance de l'environnement local pour informer les agents sur le traitement des demandes et aider un agent dans l'établissement de rapports et la liaison, l'intégrité du programme, les activités de promotion et de recrutement et d'autres formes de soutien au programme.

 

Consulaire :

Sous la supervision générale du fonctionnaire consulaire/gestionnaire des passeports, le titulaire traite les demandes de passeport et/ou de citoyenneté. Il travaille avec les clients qui soumettent des demandes par courrier ou en personne en examinant les documents, en effectuant la saisie des données et en assurant le suivi avec le client si nécessaire. Le titulaire peut également tenir un registre des demandes, répondre à des demandes générales écrites et orales, effectuer des tâches administratives et d'autres tâches selon les besoins. Le titulaire peut également travailler avec des clients en détresse, recherchant des services consulaires d'urgence.

 

État-major de liaison des forces armées canadiennes (Londres) (ELFC(L))

Le rôle du ELFC(L) est d'assurer la liaison entre le ministère de la défense nationale/les forces armées canadiennes (MDN/CAF) et les ministères de la défense du Royaume-Uni/de la République d'Irlande, les forces armées britanniques/les forces de défense irlandaises et l'industrie de la défense. La mission du ELFC Londres est de faire progresser les relations bilatérales en matière de défense entre le Canada, l'Islande, l'Irlande, le Portugal et le Royaume-Uni en tirant parti d'une approche pangouvernementale. Le ELFC Londres travaillera en équipe, en s'appuyant sur des liens professionnels, afin d'être reconnu comme un facilitateur clé pour des relations productives avec nos pays accrédités. Pour ce faire, nous jouons un rôle actif en tant que contributeur précieux au succès du haut-commissariat du Canada au Royaume-Uni et des autres ambassades que nous servons en tant qu'attachés de défense.

 

Les tâches de l'assistant administratif consistent généralement à :

• Coordonner les voyages, notamment obtenir les autorisations de visite des unités militaires et de l'industrie au Royaume-Uni, en Europe et au Canada. Préparer les demandes de remboursement et les demandes d'avances, coordonner les itinéraires, organiser le transport et l'hébergement et soumettre les demandes de remboursement.
• Organiser et soutenir les fonctions professionnelles et sociales, qu'il s'agisse de réunions d'affaires, d'événements universitaires, de réceptions officielles, de dîners privés, etc. Cela implique d'obtenir l'autorisation officielle de dépenser les fonds d'accueil, de déterminer la disponibilité des invités, de préparer les listes d'invités, d'envoyer les invitations et les documents de travail correspondants, de rechercher des traiteurs et des fournisseurs et d'assurer la coordination avec eux, et de veiller à ce que les demandes de remboursement des frais d'accueil soient préparées et soumises en temps utile et de manière efficace.
• Veiller à ce que votre conseiller dispose d'un budget suffisant pour s'acquitter de ses tâches. Veiller à ce que les demandes de remboursement et les documents justificatifs soient vérifiables en administrant et en suivant les dépenses liées aux voyages, à l'accueil, aux conférences et aux adhésions.  
• Coordonner les visites de personnalités de haut niveau au Royaume-Uni en préparant des itinéraires, en réservant des hôtels, en organisant des réunions et des réceptions et en répondant aux besoins de transport en fonction des besoins.  

 

Services communs (SC):

Les postes d'assistants administratifs au sein des sections CS et PPSC peuvent soutenir une variété d'équipes au sein de la mission, y compris, mais sans s'y limiter, la propriété, les finances, les ressources humaines, les événements, la logistique, le transport, le protocole et la préparation. 

 

Les tâches typiques sont les suivantes

• Fournir une assistance à une série de fonctions financières pour la mission telles que : générer et préparer les factures pour le paiement ; rapprocher les transactions financières à l'aide d'un logiciel de comptabilité
• Surveiller la boîte de réception du service et répondre aux demandes des clients internes et externes
• Préparer et coordonner les documents à traiter provenant de diverses parties prenantes
• Soutenir les services de passation de marchés conformément aux lignes directrices et aux politiques du gouvernement du Canada
• Soutenir les fonctions liées à la dotation en personnel et au recrutement conformément à la directive sur la dotation en personnel d'Affaires mondiales Canada
• Soutenir la direction dans le cadre de projets et de visites
• Gestion de bases de données (électroniques et papier)
• Coordination de réunions, d'événements, de calendriers ou de voyages

 

Division commerciale et économique 

Le Service des délégués commerciaux a pour mission de promouvoir les intérêts économiques du Canada sur les marchés mondiaux en s'engageant dans une série d'activités, notamment : contribuer au développement des marchés d'exportation ; mener des activités de promotion et d'accès aux marchés étrangers ; comprendre et analyser les questions de politique commerciale ; attirer des investissements étrangers au Canada ; développer un réseau de contacts commerciaux internationaux ; identifier et communiquer avec des prospects commerciaux ; favoriser les alliances stratégiques ; relier les entreprises canadiennes aux chaînes de valeur mondiales ; soutenir les liens de licence et de capital-risque ; promouvoir les partenariats en coentreprise et les investissements en capital étranger ; faciliter la collaboration en matière de recherche et développement et le transfert de technologie ; et promouvoir la responsabilité sociale des entreprises.

 

Les tâches de l'assistant de programme sont généralement les suivantes:

• Le soutien organisationnel des projets et des activités de la section Commerce, y compris le soutien administratif et de bureau aux délégués commerciaux pour la mise en œuvre efficace du programme
• Saisie des données dans le système de gestion des clients
• Entretenir un réseau de contacts locaux pour garantir la conformité de la section commerciale avec les procédures et les réglementations
• Soutenir la section commerciale dans la planification d'événements et de visites officielles
• Répondre aux demandes de renseignements concernant les services et/ou fournir des services aux entreprises clientes sur une base réactive dans les secteurs non prioritaires
• Apporter un soutien au coordinateur du programme commercial en matière de suivi et de gestion du budget
• Effectuer des recherches et coordonner la collecte et la gestion des informations pour la section commerciale sur des plateformes telles que SharePoint
• Effectuer des recherches pour les notes d'information et de fond
• Suivre les communications relatives au programme sur les médias sociaux et en rendre compte
• Participer à des comités et à des groupes de travail au sein de la section Commerce, de la mission ou impliquant l'ensemble du département
• Soutenir la programmation de la section et de la mission en préparant des documents, en planifiant des réunions et en contribuant aux événements, à la planification et à la coordination des voyages, y compris la logistique et l'accueil pour les visites officielles
• Soutenir les délégués commerciaux dans la recherche et l'analyse des tendances et des développements dans divers secteurs, le cas échéant