Adjoint(e) aux services communs

Veuillez noter que la date limite pour ce poste est basée sur l’heure normale de l’Est (HNE), Canada. Nous vous invitons à utiliser un convertisseur de fuseau horaire en ligne pour identifier l’heure de clôture spécifique à votre pays. 

Veuillez considérer que notre formulaire d’application a plusieurs pages pour être complété, ainsi, prendre le temps de le compléter et le soumettre correctement avant la date limite. 

Le Consulat général du Canada à São Paulo est heureux d’annoncer un processus de dotation visant à constituer un bassin de candidats qualifiés pour le poste générique d’Adjoint(e) administratif au Programme des services communs (niveau LE-A2).

 

Besoin de dotation immédiat

À partir du bassin de candidats qualifiés, nous pourvoirons immédiatement un poste à temps plein pour remplacer un employé affecté temporairement à d’autres fonctions.

La nomination initiale pourrait être d’une durée inférieure à deux ans et pourrait être prolongée une seule fois, à condition que la durée totale de la nomination ne dépasse pas deux ans.

Veuillez noter que, pour ce besoin immédiat, la maîtrise de trois langues (anglais, français et portugais) est requise. Consultez la section « Exigences linguistiques » pour plus de renseignements.

Toutefois, les candidats bilingues (anglais ou français et portugais) sont également encouragés à postuler et pourront être considérés pour des besoins futurs de dotation.

 

Contexte

Le Programme des services communs est responsable de la gestion efficace et efficiente du Consulat par la prestation de services communs de haute qualité au réseau international des missions diplomatiques du gouvernement du Canada.

Ses principaux domaines de responsabilité comprennent notamment :

• Les biens immobiliers;
• L’entretien des immeubles;
• La gestion du matériel;
• Les contrats et l’approvisionnement;
• La comptabilité et les finances;
• Les ressources humaines;
• Le protocole;
• La gestion de l’information et les technologies de l’information (GI/TI);
• Les services de transport et la gestion du parc automobile;
• Le soutien administratif général aux programmes.

 

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

Sous la supervision générale d’un agent de gestion et des affaires consulaires (AGC), d’un AGC adjoint ou d’un agent des services communs, l’adjoint(e) aux services communs pourrait être appelé(e) à exercer certaines des fonctions suivantes :

• Fournir une vaste gamme de services de soutien administratif dans les domaines des biens immobiliers, de l’entretien, de la gestion du matériel, des ressources humaines, du protocole, de la GI/TI, du transport, de la gestion de parc automobile, de la comptabilité et des finances.
• Effectuer des recherches, compiler, saisir et maintenir des données financières dans les systèmes électroniques ministériels.
• Répondre aux demandes de services des clients internes à la mission et soutenir les opérations dans un contexte régional.
• Appuyer le programme immobilier dans la prestation de services liés à l’acquisition, à l’entretien et à la gestion des locaux de la mission et des logements du personnel.
• Coordonner et mettre en œuvre les activités d’achat et d’approvisionnement, y compris le mobilier et l’équipement de bureau, ainsi que leur réception, vérification, entreposage, distribution et élimination.
• Recueillir des données et contribuer à l’élaboration et à la présentation des budgets liés aux divers secteurs des services communs.
• Préparer et traiter les paiements, y compris la paie, les remboursements et diverses réclamations.
• Superviser, au besoin, une petite équipe de personnel de soutien.
• Exécuter toute autre tâche administrative assignée.

Par son soutien aux opérations quotidiennes, ce poste contribue au bon fonctionnement et au succès du Programme des services communs dans ses divers secteurs d’activité, notamment la comptabilité, les ressources humaines, les contrats, le protocole, l'approvisionnement et la gestion immobilière.

 

ZONE DE SÉLECTION :

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats résidants et légalement autorisés à travailler dans au Brésil, y compris les employés de l’ambassade, les conjoints des employés canadiens et leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

COMMENT POSTULER

Seuls les candidates qui suivent les étapes ci-dessous passeront à l'étape suivante du processus de recrutement : 

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction « Postuler ici ». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture.  
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous satisfaites aux qualifications requises pour le poste. Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne. 
• Lorsque vous posez votre candidature, vous devez utiliser une adresse courriel personnelle (pas d'adresse courriel d'entreprise ou d'établissement d'enseignement). 
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier « porriel ». 
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant. 
• Ne pas inclure de renseignements personnels telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion, ou une photo dans votre formulaire de candidature. N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Si vous ne parvenez pas à soumettre votre candidature en raison de difficultés techniques, vous devez le signaler au service d'assistance en ligne (clavardage) situé au bas du formulaire de candidature.
• Il est de votre responsabilité de conserver une copie de l'offre d'emploi pour référence ultérieure (veuillez noter qu'elle ne sera plus disponible après la date de clôture et que l'équipe de recrutement ne sera pas en mesure d'en fournir une copie).  

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entrevues, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent au poste, notamment : 
  o Administration des affaires;
  o Finances;
  o Comptabilité;
  o Ressources humaines;
  o Science politique;
  o Ou tout autre domaine connexe.

* Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

Remarque : Cette exigence peut également être satisfaite par une combinaison d'études postsecondaires ou techniques et d'au moins trois (3) années d'expérience de travail à temps plein comme indiqué dans la section Expérience.

 

Exigences linguistiques pour un besoin immédiat en personnel*

Les compétences linguistiques et le niveau de maîtrise suivants sont requis pour ce poste.

• Maîtrise avancée (niveau C1 du CECR ou équivalent) de l’anglais ou du français, à l’oral et à l’écrit;
• Maîtrise intermédiaire (niveau B1 du CECR ou équivalent) de l’autre langue officielle du Canada (anglais ou français), à l’oral et à l’écrit;
• Portugais courant, à l’oral et à l’écrit (niveau C1 ou supérieur).

 

Exigences linguistiques génériques pour les besoins futurs*

• Maîtrise avancée (niveau C1 du CECR ou équivalent) de l’anglais ou du français;
• Portugais courant, à l’oral et à l’écrit (niveau C1 ou supérieur).
  

*Les compétences linguistiques seront évaluées à différentes étapes du processus.

 

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l'expérience suivante est requise :

• Minimum de deux (2) années d’expérience dans des fonctions liées à l’administration, à la gestion de bureau, au soutien administratif et aux relations avec des clients ou fournisseurs internes et externes dans les secteurs public, privé ou sans but lucratif.

 

QUALIFICATIONS COTÉES 

Les exigences cotées font partie des qualifications essentielles et concernent les connaissances et les compétences. Les méthodes d'évaluation des exigences cotées peuvent inclure, sans s'y limiter, un examen écrit, un entrevue oral en ligne, préenregistré ou en personne, des jeux de rôle, des tests pratiques, des présentations et/ou une évaluation psychométrique. Toutes les qualifications devront être satisfaites.

Connaissances

• Écosystème Microsoft 365 : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive et SharePoint;
• Gestion électronique des documents et gouvernance de l’information;
• Technologies administratives, intelligence artificielle et outils d’automatisation;
• Processus administratifs généraux (voyages, réclamations, budgets, achats, petite caisse, etc.);
• Organismes et partenaires locaux liés aux responsabilités du poste.

Compétences

• Orientation client;
• Résilience et adaptabilité;
• Culture numérique et débrouillardise;
• Initiative et sens de l’action;
• Jugement et discrétion;
• Communication efficace;
• Éthique et intégrité;
• Souci de la qualité et du détail.

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.  

• La maîtrise des deux langues officielles du Canada;
• L’appartenance à un groupe sous-représenté ou une expérience de travail liée aux enjeux de diversité et d’inclusion;
• Une expérience de supervision du personnel;
• Des études ou certifications supplémentaires pertinentes;
• Une expérience au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation internationale;
• Une connaissance du système financier SAP.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et sont de 37,5 heures par semaine.
• Heures supplémentaires : L’employé pourrait être appelé à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis.
• Travail principalement effectué sur place au Consulat;
• Déplacements occasionnels à São Paulo, au Brésil ou à l’étranger.
  
  

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents judiciaires et de crédit par le gouvernement du Canada.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « porriel ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que  ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entrevues/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre. 
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-MXICO@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de , qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada. 
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages sociaux concurrentiels conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.
• Nous encourageons fortement les candidatures de personnes issues de groupes sous-représentés, notamment les peuples autochtones, les personnes en situation de handicap, les membres de la communauté LGBTQI+ et d’autres groupes en quête d’équité.