Adjoint(e) consulaire, adjoint(e) administratif, adjoint(e) de programme ou adjoint(e) à l’immigration

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

La mission cherche à combler un poste d’adjoint(e) consulaire, d’adjoint(e) administratif, d’adjoint(e) de programme ou d’adjoint(e) à l’immigration pour les programmes consulaire, administratif ou d’immigration, ainsi que divers postes administratifs susceptibles d'être créés à l'issue de ce processus de sélection. Ces postes assurent un soutien administratif complet afin de garantir une prestation efficace des programmes et des services.

Les responsabilités principales incluent, sans s’y limiter :

• Gestion des communications : Gérer les communications internes et externes afin d'assurer un flux d'informations harmonieux ;
• Coordination des horaires : organiser et gérer les calendriers, rendez-vous et arrangements de voyage ;
• Organisation des réunions et des événements : planifier et organiser des réunions, des événements et d'autres activités de la section ;
• Gestion de l'information : Conserver des archives et de la documentation exacte et à jour ;
• Traitement des transactions : Gestion des transactions financières, de la paie et d'autres tâches liées aux RH ;
• Soutien des initiatives spécifiques aux programmes : aider à l'implémentation et au suivi de programmes et de projets spécifiques ;
• Soutien administratif : Création et gestion de documents, de feuilles de calcul et de présentations à l'aide de Word, Excel et outils de collaboration, p. ex. Teams et SharePoint ;
• fournir des services aux clients internes et externes
• préparer des rapports, des programmes et d’autres correspondances courantes
• effectuer des recherches et des analyses
• appuyer les fonctions liées à l’approvisionnement
• appuyer les fonctions liées à la gestion des biens
• tenir à jour les systèmes pertinents de gestion des clients
• appuyer les fonctions liées à l’immigration
• traiter les demandes de passeport/citoyenneté
• aider à la prestation de services consulaires d’urgence
• effectuer la saisie de données
• surveiller les médias sociaux
• accomplir d’autres tâches diverses

Ces rôles, en facilitant les opérations quotidiennes, contribuent au bon fonctionnement et au succès de leur section dans divers domaines de spécialisation., Ces domaines incluent : les opérations, la comptabilité, les budgets, les ressources humaines, les contrats et les achats, les services de gestion et d'entretien des biens, le commerce, la politique étrangère et le service diplomatique, l'immigration, la sécurité et la gestion des situations d'urgence, et les services consulaires.

 

ZONE DE SÉLECTION :

Ce processus de sélection est ouvert aux canditat(e)s qui, au moment de leur candidature, sont légalement autorisés à travailler en Italie, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont la demande est reçue avant la date de clôture.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

Études

Ce poste requiert :

• Avoir réussi des études secondaires / avoir obtenu un diplôme d’études secondaires d’un établissement reconnu*.

* Les candidat(e)s devront fournir une preuve de leurs études.

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. 

• Un niveau intermédiaire supérieur (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais ou en français.
• Un niveau intermédiaire supérieur (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en Italien.

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l'expérience suivante est requise :

• Un minimum de douze (12) mois d’expérience récente* travaillant dans un environnement de bureau*** à fournir un soutien administratif à une équipe et/ou à une direction, et/ou une expérience en prestation de services à la clientèle dans un environnement de bureau***.

*Les mois d’expérience peuvent être consécutifs ou non.
**L’expérience récente est définie comme étant acquise au cours des cinq (5) dernières années; les stages sont reconnus comme de l’expérience de travail.
*Y compris le travail à distance.

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

• Réflexion approfondie
• Jugement et discrétion
• Travailler avec les autres et leadership horizontal
• Habileté à communiquer orallement et à l'écrit à un niveau intermédiaire
• Connaissance des procédures et pratiques administratives générales
• Accent sur la qualité et les détails
• Orientation du client
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (par exemple Word, Excel, Outlook, outils de collaboration, p. ex. Teams et SharePoint)

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.  

• Expérience en comptabilité et de gestion budgétaire.
• Expérience en matière de contrats ainsi que d’acquisition de biens et de services.
• Expérience en gestion de la sécurité et des situations d’urgence.
• Capacité à communiquer en français au niveau avancé (équivalent au niveau B2 minimal selon les niveaux du CECR).
• Expérience de travail au sein d'une mission diplomatique ou d'une organisation intergouvernementale.
• Expérience dans un domaine lié à l'immigration, aux relations consulaires ou aux relations internationales
• Expérience en coordination de voyages, d'événements, de réunions et de programmes de visites
• Certification valide de Passeport Canada ou expérience de l’utilisation d’ORBIS ou de COSMOS/PMP pour accomplir des tâches liées au travail.
• Expérience de l’utilisation de SAP pour accomplir des tâches liées au travail.
• Niveau intermédiaire supérieur (écrit et oral) dans les deux langues officielles du Canada (équivalent minimum B2 selon le CECR).

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• En raison des besoins organisationnels spécifiques à cette position, l'Ambassade du Canada en Italie a établi que les éléments suivants devront être rencontrés : 
  • Les heures de travail normales pour ce poste sont conforment aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37,5 heures par semaine.
  • Disponibilité à travailler dans un environnement de travail à aire ouverte.

  • Disponibilité à s'adapter au jour de travail à un calendrier de congés mixte (italien et canadien).

• Disponibilité à effectuer des heures supplémentaires avec un court préavis.

• Selon le poste, de brefs déplacements occasionnels, au niveau national et/ou international, peuvent être requis.

• Selon le poste, le télétravail ou le travail à distance peut ne pas être possible.

• Selon le poste, certaines tâches peuvent devoir être effectuées en dehors des heures normales de travail (c.-à-d. en soirée et les fins de semaine, en situation d’urgence ou lors de visites ou d’événements de haut niveau).

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.
• Les candidat(e)s retenus doivent également fournir une copie de leur code fiscal italien et de leur inscription au système de santé local (ASL) comme preuve de leur résidence en Italie avant l’émission de l’offre d’emploi.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation. N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.cal avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 

*Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Veuillez noter que l’Ambassade du Canada en Italie ne parraine pas les autorisations de travail, ni directement ni indirectement.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et à les mettre à jour si nécessaire.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ».
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats.
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Italie ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection sera utilisé pour créer un bassin de candidat(e)s pleinement ou partiellement qualifié(e)s pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada en Italie à Rome, à l’Ambassade du Canada auprès du Saint‑Siège ainsi qu’au Consulat du Canada en Italie, à Milan, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.