Adjoint(e) Consulaire

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

La communauté de pratique en gestion et opérations consulaires a pour rôle de faciliter   l’application de la Convention de Vienne dans les missions du Canada à l’étranger et de fournir une gamme de services relevant d’opérations consulaires pour la région d’accréditation désignée, de l’aide aux Canadiens à l’étranger possiblement en situation de détresse, des services juridiques et notariaux ainsi que des services liés aux programmes de passeport et de citoyenneté. 

 

Le poste fournit un soutien administratif complet afin d’assurer la prestation efficace des services consulaires, de passeport et de citoyenneté au public canadien.

 

Les principales responsabilités comprennent notamment, sans toutefois s’y limiter:

• Gestion des communications : Assurer la gestion des communications et de la correspondance internes et externes afin de favoriser une circulation efficace de l’information et un service à la clientèle de qualité.
• Tenue des dossiers : Créer, gérer et tenir à jour des dossiers, des registres et de la documentation exacts et à jour, conformément aux exigences ministérielles en matière de gestion de l’information et de sécurité.
• Traitement des demandes et de la documentation : Recevoir, trier et examiner les demandes, la documentation à l’appui et les dossiers afin d’en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude, y compris le triage, le suivi et la distribution du courrier.
• Gestion des systèmes et des données : Saisir, valider et tenir à jour l’information dans les systèmes ministériels en ligne, y compris la perception, l’enregistrement et le rapprochement des frais consulaires et de passeport, conformément aux procédures établies.
• Soutien aux initiatives propres aux programmes : Appuyer la mise en œuvre et le suivi des activités des programmes consulaires, de passeport et de citoyenneté, ainsi que des projets opérationnels.
• Soutien opérationnel : Appuyer les opérations quotidiennes dans divers domaines de spécialisation, notamment les services consulaires et la gestion des urgences, au besoin.

 

ZONES DE SÉLECTION

Le présent processus de sélection est ouvert à tous les candidats qui résident légalement aux Philippines et sont légalement autorisés à y travailler au moment de la nomination, y compris les employés de l’ambassade ainsi que les personnes à charge du personnel basé au Canada âgées de 18 ans et plus, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture. 

 

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada aux Philippines ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

 

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATION ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique * et à l’expérience. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles. 

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études

Ce poste requiert:

 

• Baccalauréat d’une université reconnue ; OU une combinaison d’études et d’un minimum de 3 années d’expérience pertinente dans un ou plusieurs des domaines suivants : prestation de services auprès du public, consulaire, citoyenneté, passeports, gestion des cas de personnes en détresse ou gestion des urgences, gestion de personnel, administration publique etc. 

 

Notez : Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidats seront évalués formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

 

 

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

• Minimum de 2 années d’expérience dans un milieu de travail de bureau ;
• Utiliser des systèmes informatiques dans un environnement en réseau (par exemple, suite MS Office, MS 365), et gérer des informations électroniques et/ou des bases de données;
• Expérience dans la prestation efficace de services directs à la clientèle (p. ex. en personne, par téléphone et/ou par écrit) dans un environnement sensible aux délais.
• Expérience dans le traitement d'informations sensibles et / ou confidentielles.

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

Les méthodes d’évaluation des compétences peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique. 

 Connaissances techniques 

 

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·e·s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.  

 

• Maîtrise en tagalog (lire, écrire et parler)
• Maîtrise du français (compréhension/écrit/parler).  
• Expérience professionnelle au sein d’une organisation internationale, gouvernementale ou diplomatique.
• Connaissance des politiques consulaires et des conventions internationales ainsi que les cadres juridiques internationaux s’appliquant aux services consulaires 
• Certification de la formation en matière de passeports pour les opérations à l’étranger. 
• Cote de sécurité valide

 

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

 

• Les heures de travail sont 37,5 heures par semaine ; 8,25 heures du lundi au jeudi et 4,5 heures le vendredi;
• Être en mesure et disposé(e) à travailler des heures supplémentaires, au besoin et sur court préavis (en semaine et/ou les fins de semaine);
• Être disposé(e) à travailler dans un environnement sous haute pression;
• Capacité volonté de voyager occasionnellement. 

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

 

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.

AUTRES CONDITIOND D'EMPLOI:

 

• Répondre aux exigences médicales de l'employeur en se soumettant à une évaluation médicale par un médecin.
• Être en mesure de travailler des heures supplémentaires, selon les besoins et à court préavis, le soir et le week-end, et s'engager à le faire.
• Le/la candidat(e) retenu(e) doit être en mesure de compléter avec succès la formation des passeports pour les opérations à l'étranger dans les trois semainessuivant le début de l’emploi;

 

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

 

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPIP.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCIP@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins. 

 

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada aux Philippines ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPIP.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCIP@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada aux Philippines, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.