Adjoint(e) de programme (Aide internationale)

 

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

La mission cherche à combler un poste d' Adjointe(e) de programme pour le programme d'Aide internationale, ainsi que d’autres positions de soutien administratif qui pourraient survenir à la suite de ce processus de sélection. Les titulaires de ces positions offrent des services administratifs complets, afin d’assurer une prestation efficace des programmes et des services.

Les responsabilités principales incluent, sans s’y limiter :

• Gestion des communications : Gérer les communications internes et externes afin d'assurer un flux d'informations harmonieux ;
• Coordination des horaires : Organiser et gérer les calendriers, rendez-vous et arrangements de voyage ;
• Organisation des réunions et des événements : Planifier et organiser des réunions, des événements et d'autres activités de la section ;
• Gestion de l'information : Conserver des archives et de la documentation exacte et à jour ;
• Soutien des initiatives spécifiques aux programmes : Aider à l'implémentation et au suivi de programmes et de projets spécifiques ;
• Soutien administratif : Création et gestion de documents, de feuilles de calcul et de présentations à l'aide de Word, Excel et PowerPoint.

Autres responsabilités principales :

• Tenir et préparer les rapports consolidés mensuels et annuels de l’exécution des budgets de l’aide canadienne ;
• Accueillir et diriger les visiteurs auprès de la personne appropriée au sein de la section ;
• Assurer la liaison entre l’Ambassade et le Bureau du Projet des services d’appui sur le terrain (PSAT) afin de faciliter une meilleure coordination de la coopération ;
• Remplir d’autres fonctions connexes.

 

ZONE DE SÉLECTION :

Ce processus de sélection est ouvert à tou.tes les candidat.es résidant et légalement autorisé.es à travailler en République démocratique du Congo, y compris les employé.es de l’ambassade, les conjoint.es des employé.es canadien.nes et leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.

Ce poste est un poste de personnel recruté sur place (ERP), soumis aux conditions d’emploi applicables aux ERP en République démocratique du Congo. Veuillez noter que l’ambassade du Canada en République Démocratique du Congo ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

Études

Ce poste requiert :

• • • Un bachelier (baccalauréat + 3 années d’études) d’une université reconnue internationalement ou par le Ministère congolais de l’enseignement supérieur et universitaire (ESU), dans une discipline liée aux exigences de l’emploi (par ex. administration des affaires, communication, secrétariat, économie, relations internationales, développement international) ; ou une combinaison d’études et d’expérience de travail.

* Les candidat.es devront fournir une preuve de leurs études.

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste.

• • • Un niveau intermédiaire (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais.
    • Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en français.

Expérience

L'expérience suivante est requise afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi :

• • • Un minimum de deux (2) ans d’expérience récente* cumulée dans le soutien administratif dans un environnement de bureau, tel que la gestion des calendriers et la correspondance, la révision de documents et l’organisation de logistique voyage pour une unité de travail.
    • Deux (2) ans d’expérience cumulée dans le service à la clientèle. 

* Récente désigne l’expérience acquise dans les cinq (5) dernières années.

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.

• • • Jugement et discrétion.
    • Initiative et Orientation vers l’action.
    • Travailler avec les autres et leadership horizontal.
    • Habileté à communiquer efficacement à l’oral et à l'écrit - Avancé.
    • Connaissance des procédures et pratiques administratives générales.
    • Accent sur la qualité et les détails.
    • Orientation client.
    • Organisation et coordination.
    • Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, y compris Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

*Pour plus d'information sur les compétences : Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·es doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant. 

• Connaissances des principes de gestion budgétaire.
• Connaissances en contrats et en approvisionnement de biens et services.
• Connaissance du système financier SAP.
• Expérience de travail au sein d'une mission diplomatique ou d'une organisation intergouvernementale.
• Expérience en coordination de voyages, d'événements, de réunions et de programmes de visites.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37.5 heures par semaine, de 7h30 à 16h00 (sauf les vendredis de 7h30 à 13h).
• Faire preuve de souplesse dans l’exécution des tâches assignées.
• Être disposé.e à travailler des heures irrégulières et des heures supplémentaires occasionnelles en dehors des heures normales de travail, selon les besoins opérationnels et, le cas échéant, avec très peu de préavis. 

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus.
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection.
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées.
• Les candidat.es qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ».
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats.
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.