Adjoint(e) de programme, Ministère de la Défense Nationale

Résumé des fonctions:

Fournir un soutien opérationnel, administratif et de bureau complet au ministère de la Défense nationale, à la mission et dans sa zone de responsabilité. Faciliter le fonctionnement efficace et efficient du bureau de l'attaché de défense canadien, qui est chargé d'établir, de maintenir, de développer et d'entretenir des relations de défense durables dans cette zone. Faire preuve d'une grande initiative et de discrétion. Gérer des documents et des informations sensibles, analyser les aspects clés des engagements du bureau de l'attaché de défense canadien et en faire rapport. Les tâches peuvent inclure l'assistance lors de visites d'unités opérationnelles des Forces armées canadiennes, notamment des navires ou des aéronefs, ou de hauts fonctionnaires de la défense. Le titulaire jouera également un rôle de premier plan dans la planification et l'organisation d'événements tels que des réunions, des symposiums, etc.

 

Zone de sélection:

Ce poste est ouvert aux candidats internes et externes qui sont des résidents permanents ou des citoyens japonais, ainsi qu'aux employés des missions diplomatiques du gouvernement du Canada au Japon, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures auront été reçues à la date de clôture. Les candidats présélectionnés doivent être en mesure de participer à des tests et/ou à des entretiens à l'ambassade du Canada au Japon, à Tokyo. Les candidats retenus qui nécessitent un déménagement à Tokyo devront le faire à leurs propres frais.

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Japon ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

Baccalauréat ou diplôme équivalent d'une université reconnue, dans toute discipline, OU une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience professionnelle.

 

Profil linguistique:

• Maîtrise avancée de l'anglais (lu, écrit et parlé)
• Maîtrise avancée du japonais (lu, écrit et parlé), y compris le keigo (japonais honorifique)

 

Expérience:

• Au moins deux ans d'expérience récente* dans les domaines suivants :
• Utilisation de systèmes d'archivage électronique ou de bases de données
• Rédaction de correspondance claire et précise ainsi que gestion de l'information et de bases de données (MS Office, Outlook, Excel, etc.)
• Expérience minimale de six mois dans les relations avec des organisations japonaises (ministères/agences gouvernementales, universités, groupes de réflexion, ONG, etc.)

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance de l'organisation et du mandat du ministère canadien de la Défense nationale, ainsi que du Programme canadien des relations de défense.
• Connaissance des organisations du ministère japonais de la Défense et des Forces japonaises d'autodéfense, ainsi que de la politique de défense japonaise.

 

Compétences:

• Esprit d'initiative et sens de l'action
• Souci de la qualité et du détail
• Travail d'équipe
• Jugement et discrétion
• Résilience et adaptabilité

 

Capacités:

• Capacité à communiquer efficacement en anglais et en japonais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Capacité à rechercher, analyser et évaluer l'information de manière efficace.
• Capacité à gérer de multiples demandes concurrentes et à travailler efficacement dans le respect des délais, y compris sous contrainte de temps.

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Expérience professionnelle dans des missions diplomatiques, des organismes gouvernementaux ou des organisations internationales
• Expérience avérée dans la gestion de situations difficiles avec des clients.
• Expérience de l'organisation logistique de visites ou d'événements.
• Capacité à parler, lire et écrire en français.
• Expérience de travail ou d'études au Canada.
• Diplôme post-secondaire dans un domaine d'études lié au poste (sciences politiques, affaires internationales, politique publique).
• Travailler avec les médias et les medias sociaux

 

Exigences opérationnelles:

• Des déplacements occasionnels et des heures supplémentaires peuvent être nécessaires. Les déplacements, bien que peu fréquents, peuvent également être requis dans des circonstances exceptionnelles, mais ne devraient pas constituer une exigence régulière pour le poste.
• Les candidats doivent être en mesure de travailler des heures supplémentaires selon les besoins et avec un préavis court, ce qui peut inclure les soirées et les week-ends, et doivent s'y engager.
  
  
• Volonté et capacité de communiquer en anglais et en japonais en faisant appel à des compétences interpersonnelles avancées.
• L'horaire de travail est de 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h 30, avec une pause déjeuner d'une heure de 12 h 30 à 13 h 30. Les samedis et dimanches sont des jours de repos.

 

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Lors de sa nomination, l'employé doit accepter de participer à un programme obligatoire de formation et de perfectionnement et de réussir les examens correspondants.

 

 

Commentaires supplémentaires:

• Une aide au transport est disponible (jusqu'à un plafond mensuel de 18 300 JPY).
• En fonction de l'approbation de la direction et du type de poste, il est possible de travailler à distance jusqu'à un jour par semaine.
• L'ambassade du Canada est affiliée au régime japonais d'assurance du travail (assurance contre les accidents du travail et assurance-emploi).

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada au Japon qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.