Adjoint(e) de programme, SPED (Services de politique étrangère et de diplomatie)

Résumé des fonctions:

Travaillant au sein de la section politique et économique de l’Ambassade du Canada au Japon, l’adjoint(e) de programme est responsable pour un éventail de tâches administratives et de coordination. Il/elle fournit aux membres de la section du soutien administratif, du soutien dans l’organisation de visites et événements et du soutien de recherche et d’analyse. Il/elle est responsable de la gestion des budgets de la section. Il/elle assure la liaison entre la section et un large éventail de contacts.

 

Zone de sélection:

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats autorisés à travailler légalement au Japon, y compris tous les employés de l'ambassade, les conjoints et les personnes à charge du personnel basé au Canada, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures ont été reçues avant la date de clôture.

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Japon ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

Avoir terminé avec succès des études post-secondaires ( Collège junior, Collège, Université) dont la langue d'enseignement principale est l'anglais ou le japonais. 

 

Profil linguistique:

• Niveau de compétence avancé (lecture, écriture et expression orale) en anglais. 
• Niveau de compétence avancé (lecture, écriture et expression orale) en japonais, y compris en japonais honorifique (keigo).

 

Expérience:

• Expérience minimale de deux ans ou plus au cours des cinq dernières années dans les domaines suivants:
  • Exécution de tâches administratives
  • Soutien à l'administration financière (suivi des budgets et traitement des paiements et des remboursements)
  • Rédaction de correspondance en anglais et en japonais
  • Fournir un soutien administratif à un gestionnaire ou à une équipe d'employés.
• Expérience minimale de six mois ou plus au cours des cinq dernières années dans :
  • Traiter avec des organisations japonaises (telles que des ministères/agences gouvernementales, des universités, des groupes de réflexion, des ONG, etc.) dans un contexte professionnel.
  • l'organisation et la planification de la logistique de visites ou d'événements

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance du système politique japonais et des structures gouvernementales (telles que la Diète, le Bureau du Cabinet, le Secrétariat du Cabinet, les ministères des Affaires étrangères, de la Défense et des Finances, ou les institutions préfectorales). 

 

Compétences:

• Résilience et adaptabilité
• Orientation client 
• Esprit d'initiative et d'action
• Jugement et discrétion
• Accent mis sur la qualité et les détails
• Travail avec les autres et leadership horizontal

 

Capacités:

• Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches et à résoudre les problèmes, sous pression et souvent dans des délais serrés.
• Capacité à utiliser efficacement des logiciels informatiques standard (tels que Word, Excel, Outlook, PowerPoint et SharePoint).

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Expérience au sein d'une organisation internationale telle  qu'une ambassade, une organisation multilatérale ou une société multinationale.
• Diplôme d'études supérieures d'une université reconnue par le gouvernement dans une discipline liée au poste (par exemple, sciences politiques, relations internationales, politiques publiques, économie, affaires internationales, développement international).
• Expérience de la recherche sur des questions politiques, économiques ou sociales
• Connaissance des priorités de la politique étrangère japonaise
• Expérience du suivi de l'exécution des contrats et des prestataires de services externes
• Expérience de travail ou d'études au Canada
• Capacité à lire, comprendre et communiquer en français

 

Besoins organisationnels:

L'ambassade du Canada souhaite établir et maintenir une main-d'œuvre représentative. Les candidats qualifiés qui s'identifient comme faisant partie d'un ou de plusieurs des quatre groupes désignés au titre de l'équité en matière d'emploi, à savoir les femmes, les peuples autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles, peuvent se voir accorder la préférence. 

 

Exigences opérationnelles:

• L'horaire de travail est de 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 9 heures à 17 heures 30, avec une pause déjeuner d'une heure, de 12 heures 30 à 13 heures 30.
• Le candidat doit être disponible pour des tâches occasionnelles en dehors des heures de travail normales (c'est-à-dire le soir et le week-end).

 

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Une évaluation de santé peut être demandée à la discrétion du chef de mission. 

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada au Japon qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.