Adjoint(e) de programme

Résumé des fonctions:

 

Ce concours vise à pourvoir un (1) poste d’adjoint(e) de programme (LE-A2) à l’ambassade du Canada à Vilnius en Lituanie. De plus, ce concours servira à créer un bassin de candidats qualifiés pour tout contrat à durée indéterminée, à temps partiel ou temporaire (d’urgence) à venir. Le résumé des fonctions ci-dessous donne un aperçu des tâches représentatives du poste, cependant il ne s’agit pas de la liste complète des fonctions liées au poste. 

Les fonctions peuvent inclure, sans s’y limiter : 

• Exécution de fonctions financières ;
• Rédaction de rapports, la préparation de programmes de visites et la gestion d’autres correspondances ;
• Conduite de recherches et d’analyses ;
• Organisation et le soutien d'événements ;
• Gestion de bases de données ;
• Gestion des boîtes de réception partagées ;
• Coordination des réunions, des voyages et de l’accueil ;
• Saisie de données ;
• Suivi des médias sociaux ;
• Soutien à la préparation de textes pour les médias sociaux ;
• Logistique et le protocole liés aux visites officielles et aux visites VIP ;
• Soutien aux fonctions liées à l’approvisionnement ; 
• Soutien aux autres membres du personnel administratif ;
• Autres tâches diverses.

POUR L’ÉVENTAIL COMPLET DES TÂCHES, VEUILLEZ CONSULTER L'ANNEXE A 

 

Zone de sélection :

 

Ce poste est ouvert aux candidats résidant présentement en Lituanie, possédant les documents requis pour travailler en Lituanie sans restriction, répondant à toutes les exigences essentielles demandées et dont la candidature aura été reçue avant la date limite. 

Les candidats possédant des documents ou des visas non renouvelables en Lituanie ne seront pas admissibles à un poste permanent. 

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Lituanie ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’études et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

Diplôme d’études secondaires 

 

Profil linguistique :

Niveau avancé en anglais et en lituanien (parlé, écrit et compréhension écrite). 

 

Expérience :

Une expérience de travail dans un environnement de soutien administratif, de soutien de programme ou de développement commercial ou dans un rôle de service à la clientèle. 

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances :

Connaissance des procédures et pratiques administratives courantes 

 

Compétences :

• Savoir faire preuve d’initiative et être proactif
• Communication interactive efficace
• Discernement
• Excellent service à la clientèle
• Intégrité professionnelle (valeurs et éthique)
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, SharePoint), des bases de données et d’Internet.

 

 

Capacités :

• Souci du détail
• Capacité d’adaptation et d’apprentissage rapide de nouvelles tâches et procédures
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à mener des recherches, à analyser des informations, à formuler des recommandations et à rédiger des rapports et de la correspondance
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les échéances
• Capacité à coopérer efficacement, avec ses supérieurs ainsi que ses collègues

 

 

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

 

• Expérience de travail avec un système financier tel que SAP/IMS
• Niveau avancé en français ou en russe (parlé, écrit et compréhension écrite)
• Expérience de travail avec des visites de haut niveau et/ou la gestion d’événements
• Diplôme universitaire, collégial ou équivalent
• Expérience de travail en gestion de bases de données

 

Exigences opérationnelles :

• La semaine normale de travail sera de 37,5 heures.
• Des heures supplémentaires, à court préavis, pourraient être requises.
• Le poste peut nécessiter du travail effectué en dehors des heures normales de travail (c.-à-d., le soir et le week-end, ou en cas d’urgence).
• Le poste peut nécessiter des heures supplémentaires importantes et des déplacements lors de visites de haut niveau.
• Selon les exigences opérationnelles du poste, le télétravail ou le travail à domicile pourrait ne pas être possible.

 

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

Demande spéciale de la mission / commentaires supplémentaires :

Candidatures des citoyens canadiens : il est important de noter que l’ambassade du Canada est tenue, en tant qu’employeur, de retenir à la source l’impôt sur le revenu (IR), les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et l’assurance-emploi (AE) pour les employés recrutés localement qui sont citoyens canadiens. Les citoyens canadiens choisissant ainsi d’occuper un emploi à l’ambassade seront assujettis à l’impôt canadien sur leur salaire jusqu’à ce qu’ils fournissent les dispenses de détermination de résidence nécessaires auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). De plus amples informations seront fournies aux candidats retenus.

 

ANNEXE A:

Ce qui suit définit une liste non exhaustive des différentes sections de l’ambassade du Canada en Lituanie pouvant pourvoir des postes vacants à partir de ce bassin, ainsi qu’une synthèse plus détaillée des tâches qu’un(e) adjoint(e) de programme peut assumer dans chacune de ces sections.

 

Bureau exécutif:

Le titulaire fournit des services de soutien administratif liés à l’organisation et à la réalisation de visites pour un ou plusieurs programmes ou pour la mission. Cela inclut les activités liées à la logistique et au protocole, ainsi que les tâches administratives suivantes : préparation de documents dont des rapports, programmes, lettres et tableaux, ainsi que l’organisation des déplacements et de l’hébergement, la planification des réunions et des rencontres et l’assistance aux préparatifs de visite et la coordination des événements. Le titulaire supervise également le fonctionnement des locaux de représentation de la mission, conformément aux spécifications, actualise les inventaires, tient les statistiques, maintient les registres et les mises à jour, et collabore avec les utilisateurs afin de planifier, programmer et réaliser les événements, en coordonnant le montage et le démontage, la sécurité, le nettoyage et la restauration.

 

Le titulaire assure des services de soutien administratif à un cadre supérieur au sein d’une mission. Cela inclut des tâches administratives telles que la supervision de l’agenda du supérieur, la préparation des documents de réunion, l’enregistrement des documents électroniques, la réception des appels téléphoniques, l’accueil des visiteurs et la préparation et le suivi de documents tels que des rapports, des lettres, des bilans financiers et des graphiques. Il est également responsable des arrangements de voyage et d’hébergement, la planification des réunions et des rencontres, la coordination des demandes d’approbation et, en l’absence d’un poste dédié aux événements, au protocole et à la logistique, l’aide à l’organisation des visites et des réceptions.

 

Affaires publiques, politiques et plaidoyer:

L’adjoint(e) de programme soutient une équipe axée sur les initiatives politiques, d’affaires publiques et de plaidoyer en s’engageant dans une gamme d’activités, y compris la planification et la logistique d’événements ; en contribuant aux requêtes en provenance du public ou des médias ; en contribuant aux mentions sur les médias sociaux pour les comptes X et Facebook de la mission ;

 

Les tâches d’adjoint(e) de programme généralement incluent :

• Soutien organisationnel aux projets et aux activités de la section Affaires publiques, politiques et plaidoyer, y compris le soutien administratif pour la mise en œuvre efficace du programme.
• Saisie de données dans le système ECHO.
• Maintien d’un réseau de contacts locaux afin d’assurer le respect des procédures et réglementations par la section.
• Soutien à la section dans l’organisation d’événements et de visites officielles.
• Réponse aux requêtes relatives aux activités de la section.

 

Commerce:

L’adjoint(e) de programme apporte un soutien à l’adjoint(e) au programme commercial de l’ambassade du Canada à Riga pour les tâches suivantes :

• Soutien organisationnel aux projets et aux activités de la section commerciale, y compris le soutien administratif aux délégués commerciaux pour la mise en œuvre efficace du programme ;
• Saisie de données dans le système de gestion des clients ;
• Maintien d’un réseau de contacts locaux afin d’assurer la conformité de la section commerciale aux procédures et réglementations ;
• Soutien à la section commerciale dans l’organisation d’événements et de visites officielles ;
• Participation aux comités et aux groupes de travail de la section commerciale, de la mission ou impliquant l’ensemble du service ;
• Soutien à la planification de la section et de la mission en préparant des documents, en planifiant des réunions et en contribuant à la planification et à la coordination des événements, des voyages, dont la logistique et l’accueil lors de visites officielles ;
• Soutien au délégué commercial basé à Vilnius dans la recherche et l’analyse des tendances et des évolutions dans divers secteurs, selon les exigences.

 

EN TANT QUE SUBSTITUT DE L’ASSISTANT(E) AUX SERVICES COMMUNS

 

Consulaire:

Sous la supervision générale de l’agent de la gestion et des affaires consulaires en poste à l’ambassade du Canada à Riga, en Lettonie, le titulaire travaillera auprès des clients soumettant des demandes par courrier ou en personne en examinant les documents, en effectuant la saisie de données et en assurant le suivi auprès des clients, au besoin. Le titulaire pourrait également maintenir un registre des demandes, répondre aux demandes de renseignements générales écrites et verbales, effectuer des tâches administratives et d’autres fonctions lorsque nécessaire. De plus, le titulaire pourrait travailler auprès de clients en détresse sollicitant des services consulaires d’urgence.

 

Services communs/Point de prestation des services communs:

Le poste d’assistant(e) aux services communs peut soutenir diverses équipes au sein de la mission, dont les finances, l’événementiel, la logistique, les transports, le protocole et la préparation.

Les tâches représentatives incluent :

·         Assistance liée à diverses fonctions financières de la mission, telles que la production et la préparation des factures ; le rapprochement des transactions financières à l’aide d’un logiciel de comptabilité ;

·         Suivi de la boîte de réception de la mission et réponse aux demandes des clients internes et externes ;

·         Préparation et coordination des documents à traiter provenant de diverses parties prenantes ;

·         Soutien aux services d’approvisionnement conformément aux lignes directrices et aux politiques du gouvernement du Canada ;

·         Soutien aux fonctions liées à la dotation et au recrutement conformément à la directive sur la dotation d’Affaires mondiales Canada ;

·         Soutien à la direction dans le cadre de projets et de visites ;

·         Gestion des bases de données (versions électronique et papier) ;

·         Coordination des réunions, des événements, des horaires et des déplacements.

Comment appliquer

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

 

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada en Lituanie ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada en Lituanie qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.