Adjoint(e) de services communs

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

La mission cherche à combler un poste d'Adjoint(e) de services communs pour le programme des services communs. 

Les responsabilités principales incluent, sans s’y limiter :

• Traitement des factures et des demandes de remboursement, ainsi que d’autres fonctions liées aux finances
• Gestion des demandes liées aux biens immobiliers, y compris l'organisation d’entrepreneurs locaux et la tenue des registres et inventaires
• Saisie de données, gestion de l’information et mise à jour des bases de données
• Coordination de réunions, prise de notes, rédaction de documents
• Soutien aux fonctions liées aux achats
• Soutien aux fonctions liées au recrutement
• Autres tâches diverses
  
  

Ces rôles, en facilitant les opérations quotidiennes, contribuent au bon fonctionnement et au succès de leur section dans divers domaines de spécialisation., Ces domaines incluent : les opérations, la comptabilité, les budgets, les ressources humaines, les contrats et les achats, les services de gestion et d'entretien des biens, le commerce, la politique étrangère et le service diplomatique, l'immigration, la sécurité et la gestion des situations d'urgence, et les services consulaires.

 

ZONE DE SÉLECTION :

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats résident légalement en Finlande et sont autorisés à y travailler, y compris les employés de l’Ambassade, les conjoints du personnel basé au Canada ainsi que leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, pour autant qu’ils répondent à toutes les qualifications essentielles et que leur candidature soit reçue avant la date de clôture. 

Veuillez noter que l'ambassade du Canada en Finlande ne sponsorise, ni directement ni indirectement, l’obtention de permis de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

• Diplôme niveau Bachelor dans un domaine pertinent d’une université reconnue (par ex. administration des affaires, science politique ou autre).

* Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. 

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais
• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en finnois. 

 

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l'expérience suivante est requise :

• Au moins une (1) année d’expérience récente dans la prestation de services administratifs et de soutien, ainsi que dans l’administration budgétaire et l’analyse.*
• Au moins une (1) année d’expérience récente dans la prestation de services aux clients et/ou usagers, incluant la réponse aux demandes de renseignements et le soutien aux besoins de service.*

* Récente est définie comme dans les dernières quatre (4) années.

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

• Connaissance de Microsoft Excel et de la suite Microsoft Office ainsi que de ses diverses applications pour la planification et la gestion financière.
• Initiative et Orientation vers l'action
• Travailler avec les autres et leadership horizontal
• Souci de la qualité et du détail 
• Résilience et adaptabilité 
• Jugement et discrétion 
• Communication efficace (écrite et orale) 
• Approche axée sur le client 

* Pour plus d'information sur les compétences :  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.  

• Un niveau intermédiaire (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en français
• Expérience de l’utilisation de SAP comme outil financier
• Au moins une (1) année d’expérience récente* de travail au sein d’une mission diplomatique, d’une administration publique et/ou d’une organisation internationale*

* Récente est définie comme dans les dernières quatre (4) années.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Heures de travail et lieu de travail : Les heures de travail régulières pour ce poste sont conformées aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place, soit 37,5 heures par semaine. Les horaires sont de 8H30 à 16H30, en présentiel à la Chancellerie à Helsinki. 
• Heures supplémentaires : Capacité et volonté de faire des heures supplémentaires avec un préavis court.
• Déplacements : Capacité d’obtenir et de maintenir les documents de voyage requis et volonté de se déplacer occasionnellement, tant au niveau national qu’international. 

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction « Postuler en ligne ». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 

* Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Veuillez noter que l'ambassade du Canada en Finlande ne sponsorise, ni directement ni indirectement, l’obtention de permis de travail.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Finlande ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre. 
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada en Finlande, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada. 
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.