Adjoint.e de services communs

Résumé des fonctions:

• Répondre au téléphone, diriger les appels vers les destinataires appropriés
• Contrôler la boîte aux lettres de l’ambassade et diriger les demandes vers les destinataires appropriés
• Accueillir les visiteurs, s’occuper du registre des visiteurs
• Participer à l’organisation d’événements organisés par l’ambassade, notamment des réceptions, des événements culturels et des séminaires
• Mise à jour des listes de contacts et de fournisseurs
• Rechercher des fournisseurs et demander des devis en fonction des besoins
• Organiser et programmer des réunions pour le personnel de l’ambassade
• Rédiger des documents et de la correspondance officielle
• Assumer d’autres tâches en fonction des besoins

 

Zone de sélection:

Ce processus de sélection est ouvert aux candidats externes résidant légalement et autorisés à travailler en Finlande au moment de la nomination, ainsi qu'aux employés de l'ambassade du Canada occupant un poste permanent ou temporaire, y compris les employés d'urgence.

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Finlande ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Licence d'une université reconnue    

 

Profil linguistique:

• Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral    
• Maîtrise avancée du finnois à l'écrit et à l'oral   

 

Expérience:

• Au moins une (1) année d'expérience récente* dans la fourniture de services administratifs et de soutien, ainsi que dans l'administration et l'analyse budgétaires 
• Une expérience récente* d'au moins une (1) année dans la coordination ou le soutien logistique de visites officielles, de conférences et/ou d'événements 
• Au moins une (1) année d'expérience récente* dans un poste en contact direct avec la clientèle et en services à la clientèle, dans un environnement de réception ou un cadre similaire
  
  * Le terme « récent » est défini comme étant au cours des quatre (4) dernières années.   

 

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance pratique des budgets et des principes de gestion financière, y compris l'utilisation d'Excel pour l'établissement du budget et la planification financière.   

 

Compétences:

• Prendre des initiatives et être orienté vers l'action    
• Fait preuve de discernement    
• Fait preuve d'intégrité et de respect  

 

Capacités:

• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
• Capacité à résumer et à analyser des informations    
• Capacité à hiérarchiser la charge de travail et à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement de travail où le rythme est soutenu
• Capacité à communiquer de manière appropriée, claire et succincte, oralement et par écrit

 

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

 

• Connaissance du français (oral/écrit) 
• Connaissance du suédois (oral/écrit) 
• Un minimum d'une (1) année d'expérience professionnelle récente* dans une mission diplomatique et/ou une organisation internationale 
• Expérience de l'utilisation de SAP comme outil financier 
• Connaissance de base du Canada et des mandats, objectifs et priorités internationaux du gouvernement du Canada, y compris les intérêts canadiens en Finlande
  
  * Le terme « récent » signifie qu'il a été acquis au cours des quatre (4) dernières années.   

 

 

Exigences opérationnelles:

• Horaires de travail : 8h30-16h30, sans possibilité de télétravail
• Capacité et volonté de faire des heures supplémentaires si nécessaire   
• Prêt à voyager dans le pays et à l'étranger selon les besoins
• La semaine de travail normale est de 37,5 heures  

 

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada en Finlande ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada en Finlande qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.