Adjoint(e) de services communs, Propriété

Résumé des fonctions

 Sous la supervision de l’agent immobilier, l’employé(e) fournira des services en soutien à la gestion des biens immobiliers et des installations. Les responsabilités de ce poste incluent, sans s’y limiter:

• Appuyer la gestion du portefeuille immobilier de la mission, y compris la chancellerie, la résidence officielle, les logements du personnel et autres propriétés.
• Répondre aux demandes de service et coordonner les activités d’entretien, de réparation et de rénovation, tout en fournissant une expertise technique fiable et des recommandations.
• Rechercher des fournisseurs et obtenir des devis, planifier et coordonner les travaux des entrepreneurs.
• Vérifier, télécharger et suivre les factures à des fins de paiement à l’aide de systèmes électroniques.
• Maintenir et mettre à jour les données relatives aux biens et à l’entretien à l’aide d’outils électroniques.
• Soutenir les activités d’approvisionnement, y compris les contrats pour les biens et services.
• Fournir des services financiers précis et fiables, conformément aux bonnes pratiques comptables de l’administration.
• Offrir un soutien administratif général au programme des services communs.
• Exécuter d’autres tâches connexes au besoin.

 

Zone de sélection

Les candidats doivent avoir une autorisation de travail valide pour la Thaïlande.

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Thaïlande ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

 

Diplôme universitaire ou technique d’un établissement reconnu OU une équivalence acceptable combinant formation et expérience professionnelle.

 

Profil linguistique

• Maîtrise professionnelle complète de l'anglais (lecture, écriture, écoute, expression orale) à un niveau équivalent à C1 ou supérieur.
• Maîtrise professionnelle complète du thaï (lecture, écriture, écoute, expression orale) à un niveau équivalent à C2.

 

Expérience

Expérience récente (au moins deux ans au cours des trois dernières années) dans chacun des domaines suivants :

• Expérience concernant le soutien aux demandes de maintenance et le dépannage lié aux problèmes courants de propriété et aux systèmes de bâtiment. 
• Expérience en service à la clientèle de qualité.
• Expérience de travail en équipe.
• Expérience des fonctions administratives générales, y compris la gestion de projets, la budgétisation, le suivi de l’information et la rédaction de correspondances.

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances

• Connaissances en gestion immobilière, incluant le dépannage et l’entretien des systèmes de bâtiments (électricité, plomberie, système CVC, climatisation, etc.). 
• Connaissance des procédures et pratiques générales de bureau.
• Connaissance de MS Office, incluant Outlook, Word, Excel et Adobe

 

Compétences

• Initiative et orientation vers l’action
• Esprit d’équipe
• Réflexion et résolution de problèmes
• Jugement et discernement
• Organisation et coordination
• Souci de la qualité et du détail
   

Capacités

• Capacité à dépanner et à proposer des solutions fondées sur une expertise technique.
• Capacité à effectuer à la fois un travail de bureau et une supervision sur site.
• Capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit.
• Capacité à rechercher, analyser et évaluer efficacement l’information.
• Capacité à gérer les attentes des clients et à offrir un service de haute qualité.
• Capacité à prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, et aptitude à gérer efficacement son temps
• Capacité à s’adapter aux nouvelles technologies, y compris aux nouveaux logiciels.
   

Qualifications constituant un atout

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

 

• Expérience dans un rôle de soutien administratif dans les domaines de l’immobilier, de la gestion de bâtiments, de la construction, de la gestion immobilière ou de l’entrepreneur général
• Expérience dans des rôles de bricoleur, technicien en réparation ou en entretien général
• Expérience en gestion de baux et de contrats, en projets de réparation et de rénovation, en entretien préventif, en supervision de sites et/ou compréhension de base des plans d’aménagement intérieur et de construction
• Expérience de travail dans une ambassade ou une organisation internationale
• Expérience dans un rôle de service à la clientèle en personne
• Capacité à communiquer efficacement en français, à l’oral et/ou à l’écrit

 

Exigences opérationnelles

• Capacité et volonté de completer des heures supplémentaires, y compris la fin de semaine, au besoin
• Peut être requis de voyager à l’extérieur de la Thaïlande à l’occasion, y compris pour des déplacements de longue distance et/ou avec nuitées.

 

Conditions d'emploi

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

• Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada en Thaïlande ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada en Thaïlande qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.