Adjoint(e) de services communs

Résumé des fonctions:

Relevant du Directeur de l’Administration et des Services consulaires, nous recherchons une personne compétente et adaptable pour soutenir le Directeur ainsi que l’équipe des Services communs dans les domaines suivants :

• Assistant administratif auprès du Directeur
• Soutien général et accueil consulaire
• Soutien général aux Services communs (y compris les TI) et aux programmes consulaires
• Soutien général aux programmes des Services communs et consulaires
• Soutien aux événements et projets spéciaux
• Autres tâches administratives selon les besoins

Zone de sélection :

Ce poste est ouvert aux personnes qui sont admissibles à travailler sans restriction à Taïwan, qui démontrent comment elles répondent à toutes les exigences essentielles dans l’énoncé des critères de mérite ci-dessous, et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture, y compris les employés du Bureau commercial du Canada à Taipei (BCCT). Les candidats doivent être disponibles pour participer à des tests ou à des entrevues au Bureau commercial du Canada à Taipei pendant le processus concurrentiel.

Veuillez noter que le Bureau commercial du Canada à Taipei ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’études et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Réussite d’un programme d’études postsecondaires ou combinaison acceptable de formation, d’éducation et d’expérience de travail en lien avec les fonctions du poste.

Profil linguistique :

• Maîtrise de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Maîtrise du chinois mandarin, tant à l’écrit qu’à l’oral

Expérience :

• Expérience dans le travail avec des clients (internes ou externes), des partenaires et des parties prenantes
• Expérience dans la prestation de services de soutien administratif à une équipe de travail diversifiée dans un environnement de bureau professionnel
• Expérience significative** avec les applications informatiques, y compris la suite Microsoft Office

**Significative est défini comme ayant l’étendue, l’expérience et les connaissances nécessaires pour utiliser les raccourcis, les formules et de nombreux autres outils variés au sein de la suite de programmes.

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances :

• Connaissance des pratiques de gestion administrative
• Connaissance et maîtrise des systèmes informatiques, y compris, sans s’y limiter, la suite MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)

Compétences :

• Orientation vers le service à la clientèle (Compétences interpersonnelles efficaces)
• Esprit d’initiative et sens de l’action
• Travail en collaboration avec les autres et leadership horizontal
• Résilience et adaptabilité (Résolution de problèmes, ingéniosité et flexibilité)
• Jugement et discrétion (Intégrité, gestion des priorités, valeurs et éthique au travail)
• Réflexion approfondie (Souci du détail et compétences analytiques)

Capacités :

• Capacité à rédiger des courriels, des rapports, des lettres et des documents courants
• Capacité à planifier, organiser une logistique complexe et exécuter les tâches quotidiennes tout en assurant la gestion du budget
• Capacité de communiquer oralement et par écrit en anglais et chinois mandarin

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Maîtrise du français (lecture/écriture/expression orale)
• Veuillez indiquer votre niveau de connaissance de chaque langue dans votre candidature
• Expérience de travail dans un bureau étranger et/ou une organisation internationale 
• Expérience professionnelle en relocalisation d’employés
• Expérience professionnelle en comptabilité et en finances
• Expérience professionnelle en approvisionnement et en passation de marchés
• Expérience professionnelle en gestion du matériel, des biens et de la maintenance
• Expérience dans l’utilisation d’un système de gestion de l’information tel que le logiciel SAP

Exigences opérationnelles :

• Heures de travail : 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi.
• Horaire de travail : lundi au jeudi : 8 h 15 à 17 h; vendredi : 8 h 15 à 12 h 45 (l’horaire pourrait changer).
• Être en mesure de faire des heures supplémentaires le soir et la fin de semaine, quand la charge de travail est élevée et dans les périodes d’urgence, souvent à court préavis.
• Capacité et consentement à effectuer des déplacements dans la région ou à l’étranger.

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Doit être disponible pour voyager à l’intérieur du pays et à l’international, selon les besoins 
• Doit être disponible pour travailler selon l’horaire de bureau établi 
• Doit être disponible pour faire des heures supplémentaires occasionnelles en dehors des heures normales de travail (par exemple, tôt le matin, en soirée et les fins de semaine), parfois avec un court préavis

Comment appliquer

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats doivent télécharger leur CV et une lettre de motivation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca  avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• le Bureau commercial du Canada à Taipei ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Nous nous engageons à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Suite à la annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Bureau commercial du Canada à Taipei qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.