Adjoint(e) de services communs

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :

 

Les responsabilités principales incluent, sans s’y limiter :

• Gestion des communications : Gérer les communications internes et externes afin d'assurer un flux d'informations harmonieux ;
• Gestion de l'information : Conserver des archives et de la documentation exacte et à jour ; y compris le tri des documents, des candidatures et des dossiers, ainsi que la vérification de leur exhaustivité et de leur exactitude.
• Traitement des transactions : Gestion des transactions financières, de la paie et d'autres tâches liées aux RH ;
• Soutien administratif : Création et gestion de documents, de feuilles de calcul et de présentations à l'aide de Word, Excel et PowerPoint ; y compris la saisie et la validation des informations dans les systèmes en ligne du ministère.
• Examiner, analyser et évaluer la documentation, les demandes et les dossiers afin d’en vérifier l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité aux exigences établies.
• Saisir, mettre à jour et valider les données dans les systèmes en ligne du département, en veillant à l’intégrité et à la cohérence des informations.

 

Ces rôles, en facilitant les opérations quotidiennes, contribuent au bon fonctionnement et au succès de leur section dans divers domaines de spécialisation., Ces domaines incluent : les opérations, la comptabilité, les budgets, les ressources humaines, les contrats et les achats, les services de gestion et d'entretien des biens, le commerce, la politique étrangère et le service diplomatique, l'immigration, la sécurité et la gestion des situations d'urgence, et les services consulaires.

 

ZONE DE SÉLECTION :

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats résidants et légalement autorisés à travailler dans , y compris les employés de l’ambassade, les conjoints des employés canadiens et leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture .

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert :

 

* Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. 

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais
• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en lituanien.

 

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l'expérience suivante est requise :

• Un minimum de 1 an d’expérience cumulée dans le soutien administratif dans un environnement de bureau. 

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

• Connaissance des procédures et pratiques administratives générales
• Connaissance de la suite Microsoft (Excel, Outlook, Teams, etc.)
• Réflexion approfondie
• Jugement et discrétion
• Initiative et Orientation vers l’action
• Communication efficace à l’oral comme à l’écrit
• Accent sur la qualité et les détails
• Orientation du client

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.  

• Connaissance des principes de gestion budgétaire, y compris des systèmes financiers tels que SAP.
• Expérience préalable au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation intergouvernementale.
• Au moins une année d’expérience en service à la clientèle.
• Connaissance du français.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conforment aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37,5  heures par semaine entre 8h30 et 17h. 
• Heures supplémentaires : L’employé pourrait être appelé à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis.
• Déplacements : Ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels au niveau national et/ou international.

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les notes suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Lituanie ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre. 
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à CSDPEA.Candidates-CandidatesetCandidats.PPSCEA@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un bassin de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada. 
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.