Adjoint(e) exécutif(ve)

Résumé des fonctions:

Ce poste fournit des services de soutien administratif exécutif à l’Ambassadeur et offre un soutien général à l’ensemble de l’Ambassade, selon les besoins. Les tâches comprennent notamment :

• la gestion de l’agenda, du calendrier et de la base de données des contacts de l’Ambassadeur ;
• la liaison avec les bureaux de contacts de haut niveau dans le gouvernement, le secteur privé et la société civile ;
• la préparation des visites de l’Ambassadeur à Ankara et/ou en dehors d’Ankara/pays, incluant la planification des réunions, les arrangements logistiques et la coordination du matériel d’information ;
• l’organisation de réunions de haut niveau et la coordination d’événements ;
• le suivi de la validité des visas de l’Ambassadeur et la coordination avec les ambassades pour assurer la livraison des visas dans les délais ;
• la recherche, la rédaction de correspondance officielle, y compris des lettres et des notes diplomatiques en anglais et/ou en turc ;
• le suivi et la production de rapports sur le budget ;
• le traitement des factures et la préparation des demandes de paiement ;
• la saisie de données ;
• le maintien d’un réseau solide et efficace de contacts dans les bureaux de hauts fonctionnaires ;
• la gestion du personnel de la Résidence officielle, la préparation des demandes de remboursement liées aux activités de représentation du chef de mission, ainsi que la gestion de l’inventaire officiel d’alcool ;
• l’interprétation entre le turc et l’anglais, ainsi que la traduction de documents, courriels et lettres pour l’Ambassadeur ;
• le soutien à l’organisation d’événements de représentation ;
• l’assistance au/à la conjoint(e) de l’Ambassadeur dans ses fonctions de représentation ;
• et l’exécution d’autres tâches selon les besoins.

 

Zone de sélection :

Ce poste est ouvert aux personnes légalement autorisées à travailler en Türkiye, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues au plus tard à la date de clôture.

 

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Turquie ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’études et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

 

Diplôme universitaire d’un établissement reconnu ou expérience professionnelle pertinente*

L’expérience pertinente est définie comme un minimum de trois (3) années d’expérience récente dans un poste axé sur le service à la clientèle, incluant une expérience de prestation de services directement au grand public.

 

 

Profil linguistique :

• Maîtrise* de l’anglais (oral, écrit, compréhension)

• Maîtrise* du turc (oral, écrit, compréhension)

* La maîtrise des langues sera évaluée par divers moyens, y compris une épreuve écrite et une entrevue.

 

Expérience :

• Expérience dans un rôle administratif impliquant la gestion efficace d’une charge de travail dynamique de soutien exécutif, telle que la coordination de visites, le tri de la correspondance, la rédaction de documents, la planification de réunions, la préparation de rapports et le suivi budgétaire.
• Expérience dans un rôle impliquant des communications ou des interactions avec des organisations gouvernementales et/ou des entreprises et/ou le grand public.
• Expérience dans l’utilisation des médias sociaux, des plateformes numériques et des médias.

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances :

• Connaissance des pratiques de soutien aux bureaux exécutifs, du suivi financier et des procédures et pratiques de bureau standard
• Connaissance des médias sociaux

 

Compétences :

• Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’action
• Communication interactive efficace
• Jugement
• Orientation client
• Intégrité professionnelle (valeurs et éthique)
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel et Outlook), des bases de données et d’Internet

 

Capacités :

• Souci du détail
• Capacité à effectuer des recherches, analyser l’information, formuler des recommandations et rédiger des rapports ou de la correspondance
• Capacité à s’organiser et à établir les priorités
• Capacité à travailler efficacement en équipe, de manière autonome, avec les superviseurs et les autres collègues
• Capacité à entretenir et à tirer parti d’un réseau de contacts efficace

 

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Maîtrise du français (oral, écrit, compréhension)
• Expérience de travail dans une mission diplomatique et/ou au sein du gouvernement du Canada dans un poste administratif
• Expérience de travail avec un système financier tel que SAP/IMS
• Expérience dans les processus financiers (p. ex. paiements de factures, traitement de réclamations pour les déplacements ou les activités d’accueil, préparation de contrats/ententes financières)
• Expérience préalable en soutien direct à un chef de mission, PDG, ministre ou cadre/haut fonctionnaire
• Expérience en planification et mise en œuvre d’événements

 

Besoins organisationnels :

Ce processus servira à constituer un bassin de candidatures pour des postes similaires, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, de durée indéterminée, déterminée ou temporaire.

 

Exigences opérationnelles :
• Les heures normales de travail seront de 37,5 heures par semaine.
Des heures supplémentaires, avec un préavis court, peuvent être requises.
• Selon le poste, des tâches peuvent être demandées en dehors des heures normales de travail (c'est-à-dire en soirée et le week-end / en cas de situation d'urgence).
• Selon le poste, des heures supplémentaires importantes et des déplacements peuvent être nécessaires pendant les visites de haut niveau.

 

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

 

Comment appliquer

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

 

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada en Turquie ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada en Turquie qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.