Adjoint(e) exécutif(ve) principal(e)

Résumé des fonctions:

Travaillez dans le domaine passionnant de la diplomatie sans avoir à quitter le pays! 

Le Consulat général du Canada à Boston est à la recherche d'un(e) adjoint(e) exécutif(ve) principal(e).  La personne devrait être organisée et soucieuse du détail pour fournir un soutien administratif et opérationnel au bureau du Consul général et à l’équipe des affaires publiques/politiques. 

Au gouvernement du Canada, nous valorisons l'équilibre entre le travail et la vie privée et notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture.

 Nous offrons un salaire concurrentiel incluant les heures supplémentaires payées, des congés généreux, 12 semaines de congé parental payé et un solide ensemble d'avantages sociaux qui comprend des soins médicaux et dentaires, une assurance invalidité de longue durée et un régime d'épargne-retraite. Ce poste offre actuellement un horaire de travail hybride (généralement 3 jours sur place par semaine ; 2 jours de travail à distance avec l'approbation du gestionnaire). Vous trouverez un résumé de nos avantages sociaux et de l'information sur l'admissibilité à l'emploi à l'adresse suivante :  https://www.international.gc.ca/country-pays/us-eu/jobs-emplois/index.aspx?lang=fr 

 

L'adjoint(e) exécutif(ve) principal(e) exécute une série de tâches de soutien administratif et exécutif, y compris les tâches suivantes:  

• Coordonner et fournir le soutien administratif au bureau du Consul général et la section des affaires politiques;
• La coordination, la planification et l’organisation de diverses tâches liées à des rencontres, à l’hébergement, aux voyages, en lien à des évènements ou des visites, ce qui comprend les arrangements de voyage et d'hébergement;
• Le support, la participation et le soutien à la préparation préalable aux visites et aux activités d’accueil, y compris les activités à la résidence officielle et au bureau du Consulat;
• Préparer les notes de frais, les factures et les rapports budgétaires pour assurer une gestion et une reddition de comptes efficaces des fonds;
• Gérer le calendrier et le courrier de l'exécutif;
• Examiner et préparer la correspondance qui nécessite l’action et la signature du Consul général;
• Assurer la liaison avec les chefs de section et les équipes au sein du consulat et avec les bureaux des hauts fonctionnaires des gouvernements étrangers présents sur le territoire, des représentants de l'industrie, les cadres au secteur privé, et d'autres interlocuteurs locaux;
• Et exécuter d'autres tâches au besoin. 

 

Zone de sélection:

Ouvert à tous les candidats résidant légalement dans la région de Boston au moment de la nomination. Les candidates doivent être légalement autorisés à travailler aux États-Unis. 

Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Boston ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience * Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études. 

• Diplôme collégial ou certificat professionnel d'un collège ou université accrédité, 

OU

• Une combinaison équivalente d’éducation, de formation et / ou d’expérience de travail dans un domaine connexe.

 

Profil linguistique:

• Un niveau de compétence avancé (écriture et expression orale) en anglais

 

Expérience:

• Un minimum de deux (2) années d'expérience démontrée dans l'exécution de tâches administratives pour un cadre supérieur dans une organisation du secteur public ou privé;·
• Un minimum d’un (1) an d’expérience de la gestion d'un budget et des rapports de dépenses;
• Expérience dans l'organisation des événements, y compris la gestion de listes d'invités, la recherche de fournisseurs et le soutien sur place pendant l’événement. 

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance des procédures administratives
• Connaissance des principes budgétaires 
• Connaissance des pratiques de gestion d'événements

 

Compétences:

• Souci de la qualité et du détail
• Jugement et discrétion
• Résilience et adaptabilité
• Travailler avec les autres

 

Capacités:

• Capacité à communiquer de façon efficace à l’oral en anglais;  
• Capacité à communiquer de façon efficace à l’écrit en anglais;
• Capacité à gérer les arrangements logistiques et les détails pour les voyages, les réunions et les réceptions;
• Capacité de communiquer avec la haute direction et de gérer les demandes de rendez-vous et de réunions;
• Capacité à prioriser et à organiser la charge de travail et à travailler efficacement sous pression;
• Capacité à utiliser les technologies telles que les applications MS Office, les systèmes de vidéoconférence, etc.

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• La capacité de communiquer efficacement en français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Expérience de travail au gouvernement ou dans une mission étrangère.
• Connaissance des institutions et de la culture de la Nouvelle Angleterre.

 

Exigences opérationnelles:

• Les heures normales de travail pour ce poste sont conformes au règlement sur les employés recrutés sur place (ERP), soit 37,50 heures par semaine.
• Lieu de travail : Ce poste offre actuellement un horaire de travail hybride (trois (3) jours sur place et deux (2) jours de travail à distance par semaine, avec l'approbation du gestionnaire).
• Des heures supplémentaires occasionnelles, y compris les soirs et les week-ends, peuvent être requises avec un préavis.
• Exigences en matière de déplacements: Ce poste exige certains déplacements à travers les États-Unis et au Canada.

 

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

• Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi. 
• Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

Demande spéciale de la mission / commentaires supplémentaires:

Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la coopération font partie de notre culture.  Les missions du Canada à l’étranger se sont engagées à promouvoir et à appuyer un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à aider les employés à apprendre et à perfectionner leurs aptitudes et leurs compétences.  La force du Canada est la diversité et a joué un rôle clé dans l’histoire du Canada et le développement. Pour cette raison, le consulat général du Canada à Boston valorise la diversité, d’équité et d’inclusion dans notre effectif.  

 

Comment appliquer

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes:
Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.

• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• Le Consulat général du Canada à Boston ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Consulat général du Canada à Boston qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.