Adjoint(e) exécutif(ve) principal(e)

Résumé des fonctions :

L’adjoint(e) exécutif(ve) fournit des services de soutien administratif au chef de mission (CDM) dans un environnement très dynamique comprenant les tâches suivantes :

• Effectuer des tâches de bureau et administratives telles que la tenue du calendrier et du répertoire des contacts du CDM, le traitement de la correspondance officielle interne et externe, y compris les lettres et les notes diplomatiques en français et en anglais.
• La planification des réunions et rendez-vous, la vérification du fonctionnement de l’équipement audiovisuel et informatique, la préparation du matériel de réunion, l’accueil des visiteurs, la rédaction de comptes-rendus de réunions, la rédaction de lettres, la création de tableaux de suivi, tels que celui des vacances du personnel canadien de la mission, et la coordination des demandes nécessitant une approbation du CDM.
• Coordonner les voyages officiels, y compris la collecte de devis pour les vols et l’hébergement, la réservation des vols et des hôtels, la rédaction des demandes d’autorisation de voyages et de sécurité, et la préparation des demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux directives ministérielles.
• Coordonner et suivre les évènements et les dépenses liés à l’accueil, y compris la rédaction des invitations, le suivi des RSVP, l’impression des menus et des marque-places, la coordination avec le personnel de la résidence officielle et la tenue des inventaires officiels des cadeaux et de l’alcool.
• Préparer les estimations de coûts et les demandes de paiement, traiter les factures et suivre les estimations des dépenses liées aux activités du CDM, et fournir un appui au CDM dans la préparation des rapports budgétaires et des prévisions de la mission.
• Agir comme point de contact principal pour assurer la liaison avec les diverses missions diplomatiques, les administrations locales, les hauts fonctionnaires et les bureaux des parties prenantes.
• Diriger et coordonner des initiatives et des activités spécifiques dans l’ensemble de la mission.
• Supervision du personnel non administratif à la résidence officielle.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.
  
  

 

Zone de sélection :

Ce processus de dotation est ouvert aux employés de l’ambassade du Canada en République démocratique du Congo à Kinshasa occupant des postes nommés pour une période déterminée ou indéterminée, y compris les employés ayant un contrat temporaire. 

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études :

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Un diplôme (licence    ou degré supérieur, minimum 5 ans d’études universitaires) d’une université reconnue
  OU
• Une combinaison acceptable d’éducation (minimum diplôme d’études secondaires) et d’expérience professionnelle (un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle supplémentaire dans un poste administratif)
  
  
  

Profil linguistique :

• Maîtrise du français écrit et oral
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais
  
  
  

Expérience :

• Un minimum de deux (2) ans d’expérience professionnelle dans un poste administratif et/ou de support financier.
• Expérience dans la priorisation d’une charge de travail variable avec des délais courts dans un poste administratif ou de soutien avec une variété de tâches.
  
  
  

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances :

• Connaissance des pratiques administratives, y compris la gestion de l’information, le soutien administratif et le suivi financier
• Connaissance opérationnelle du logiciel Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook), des outils de médias sociaux et des stratégies de recherche sur Internet
• Connaissance de base des rôles et responsabilités du personnel de supervision
  
  

Compétences :

• Travail d’équipe efficace dans un environnement divers et inclusif
• Résilience et adaptabilité
• L’attention au détail
• Jugement et discrétion
  
  

Capacités :

• Capacité de communiquer effectivement oralement et par écrit
• Capacité à maintenir et à exploiter un réseau de contacts
• Capacité d’organiser et de coordonner toutes les tâches reliées au calendrier, aux déplacements et à l’accueil du CDM
  
  
  

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Expérience antérieure en soutien direct en tant qu’adjoint administratif d’un ambassadeur/CDM, d’un chef de direction, d’un ministre ou d’un cadre supérieur
• Expérience dans la planification, l’organisation et le déploiement d’évènements
• Expérience dans la planification et l’organisation de l’hébergement et du transport d’un gestionnaire
• Expérience dans la supervision du personnel
  
  
  

Exigences opérationnelles :

• Être capable et disposé à faire des heures supplémentaires avec ou sans préavis, en dehors des heures normales de travail (c.-à-d. les soirs, les jours fériés et les fins de semaine).
• Espace de travail ouvert.
  
  
  

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

• Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient se faire demander de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en français.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• L'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.