Adjoint(e) exécutif(ve) principal(e)

Résumé des fonctions:

 L’Assistant(e) exécutif(ve) principal(e) assure le bon fonctionnement du bureau du Chef de Mission (CdM) en fournissant un soutien administratif, logistique et protocolaire de haut niveau. Les principales responsabilités incluent, sans s’y limiter :

• Assister le personnel de l’Ambassade dans la préparation des réunions, événements et visites officielles en organisant les rendez-vous, communications ainsi que la logistique et les dispositions protocolaires.
•  Soutenir la logistique quotidienne du personnel de l’Ambassade, notamment pour l’hébergement, les transports, et la gestion des documents (livraison, collecte).
•  Coordonner et communiquer avec les fournisseurs pour l’obtention de devis et la confirmation des services.
•  Organiser les déplacements et les formalités de visa pour le CdM, le personnel canadien et les visiteurs officiels.
•  Assurer la liaison avec les représentants du gouvernement hôte et fournir un soutien sur place lors des événements officiels.
   Résoudre des problèmes opérationnels de complexité moyenne dans des délais serrés.
   Apporter un soutien de remplacement aux fonctions consulaires, visas, financières et/ou autres fonctions d’appui selon les besoins.
   Exécuter des tâches administratives supplémentaires pour garantir le bon déroulement des opérations de l’Ambassade.

 

Zone de sélection:

Ce processus de sélection est ouvert aux candidats externes résidant légalement en RDP Laos au moment de la nomination ainsi qu’aux employés de la mission occupant un poste de durée déterminée ou indéterminée, y compris les employés d’urgence. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler en RDP Laos.

 

Veuillez noter que l'ambassade du Canada au Laos à Vientiane ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

 

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

L'ambassade du Canada au Laos à Vientiane s’est engagé à maintenir un processus de sélection inclusif et sans obstacle.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent obtenu avec succès

 

Profil linguistique:

• Niveau intermédiaire en anglais écrit et oral
• Niveau avancé en lao écrit et oral

 

Expérience:

• Expérience dans un rôle de soutien administratif ou logistique en milieu professionnel
• Expérience de travail avec des entités gouvernementales, des ambassades, des organisations internationales ou de grandes entreprises
• Capacité avérée à gérer des tâches de manière autonome, à établir des priorités et à résoudre des problèmes sous pression

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance de la logistique au Laos, des coutumes locales et des protocoles liés à l’organisation de visites et de programmes de haut niveau
• Maîtrise des logiciels informatiques tels que Microsoft Outlook, Calendar, Word, etc.

 

Compétences:

• Orientation client
• Travail d’équipe et leadership transversal
• Résilience et capacité d’adaptation
• Souci de la qualité et de l’attention aux détails

 

Capacités:

• Capacité à communiquer efficacement en anglais et en lao, à l’oral comme à l’écrit
• Capacité à travailler de manière autonome tout en résolvant des problèmes dans des délais serrés

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Expérience préalable au sein d’une mission diplomatique, d’une organisation internationale et/ou dans la gestion de visites de haut niveau, de VIP et de dignitaires
• Capacité à communiquer en français, à l’oral et à l’écrit

 

Exigences opérationnelles:

• Doit être capable et disposé·e à faire des heures supplémentaires à court préavis et en dehors des heures normales de travail (soirées et week-ends inclus) ;
• Peut être amené·e à se déplacer occasionnellement hors de Vientiane, y compris pour des trajets longue distance et/ou des déplacements avec nuitée ;

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Permis de conduire laotien valide

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• Ambassade du Canada ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au Ambassade du Canada qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.