Adjoint(e) principal(e) du programme, Terre-Neuve-et-Labrador (Dotation anticipée)

Résumé des fonctions:

Le Consulat général du Canada à Boston accepte les candidatures pour pourvoir le poste d'Adjoint(e) principal(e) de programme pour le bureau de Terre-Neuve-et-Labrador.

Terre-Neuve-et-Labrador ouvre un bureau aux États-Unis afin de renforcer et de maintenir des liens économiques mutuellement bénéfiques. Ce bureau vise à mieux faire connaître Terre-Neuve-et-Labrador en tant que partenaire commercial clé et fournisseur d'énergie sûr, fiable et en pleine croissance. La province développe activement ses ressources énergétiques de classe mondiale de façon respectueuse de l'environnement. En outre, Terre-Neuve-et-Labrador continue de faire progresser ses industries innovantes, l'excellence de ses infrastructures et la compétitivité de son environnement commercial. Le bureau mettra également en valeur les riches industries traditionnelles et culturelles de la province, en promouvant son patrimoine unique et sa scène artistique dynamique, et en renforçant les liens de longue date entre la province et les États de la Nouvelle-Angleterre dans le secteur du poisson et des fruits de mer. Il soutiendra les entreprises de Terre-Neuve-et-Labrador et des États-Unis intéressées par les possibilités de commerce et d'investissement à Terre-Neuve-et-Labrador.

Ce poste administratif est chargé de soutenir le travail de l'équipe de Terre-Neuve-et-Labrador et d'assurer le fonctionnement administratif du bureau de Terre-Neuve-et-Labrador situé dans les mêmes locaux que le Consulat général du Canada à Boston (Massachusetts).

L'assistant principal de programme: 

Fournit un service de coordination et de soutien administratif au programme à la mission.  Il s'agit notamment de coordonner les tâches administratives : organiser les déplacements et l'hébergement, tenir le calendrier des réunions et des rendez-vous, participer aux préparatifs avant les visites et aux activités d'accueil pendant les visites, effectuer des recherches, recueillir et vérifier des informations sur divers sujets, projets et dossiers liés au programme, entre autres tâches.

• Fournit des conseils aux membres de l'équipe sur les politiques et les procédures administratives de la mission afin d'assurer l'efficacité des opérations. 
• Fournit des conseils sur l'état des budgets et des frais de voyage, de représentation et autres dépenses opérationnelles.
• Fournit des conseils sur les coutumes, la culture, les pratiques commerciales, la logistique et l'étiquette locale.
• Prépare et distribue des dossiers d'information et d'autres documents non classifiés, ainsi que des comptes rendus de réunions, selon les besoins.  
• Rédige et révise les documents et veille à la bonne présentation et à l'exactitude de la correspondance avant qu'elle ne soit soumise.    
• Prépare les listes d'invités, rédige les invitations, enregistre les réponses aux invitations et appelle en cas de non-réponse, établit une liste d'invités pour les journaux d'accueil lorsque cela est nécessaire pour le responsable du programme ou de l'activité.
• Prépare les demandes de remboursement des dépenses, des frais de voyage et des frais d'accueil pour le directeur du bureau.     
• Prépare les budgets d'accueil, de voyage et de fonctionnement de l'équipe et du Bureau, obtenir des devis pour les achats importants conformément aux directives du département, négocie et prépare des contrats avec des prestataires de services externes, si nécessaire. 
• Prépare un rapport mensuel sur les budgets, suivre toutes les factures séparément pour les représentants et distribuer le rapport mensuel.  
• Effectue des recherches de documents de référence, analyse et compile des informations afin de préparer des rapports et des documents d'information pour aider le directeur à préparer les réunions.     
• Effectue des tâches d'analyse, de renseignement et de collecte de données.  
• Recherche des sources d'information internes et externes à utiliser dans le cadre de programmes ou de projets et rassemble, extrait, trie et analyse le matériel et prendre des décisions indépendantes en ce qui concerne les sources, l'utilité et la pertinence. 
• Assure la liaison, au nom du directeur du bureau, avec les chefs d'autres sections de la mission, les gouvernements hôtes et la communauté diplomatique afin de promouvoir les intérêts du programme.   
• Maintient le contact avec les représentants locaux afin de s'assurer que le bureau respecte les procédures et les règlements et d'obtenir une notification rapide des changements imminents.
• Développe et entretient un réseau de contacts liés aux programmes politiques, administratifs et autres pour répondre aux besoins du directeur.  
• Sert de point de contact pour le bureau, en répondant aux appels téléphoniques, en fournissant des informations et en redirigeant les visiteurs, le cas échéant, vers le bon service.
• Répond aux demandes de renseignements concernant le mandat du programme.    
• Soutient les comités et les groupes de travail en préparant des documents, en programmant des réunions et en participant à la planification et à la coordination d'événements et de voyages.
• Effectue d'autres tâches en fonction des besoins.

 

Zone de sélection:

Le processus de sélection est ouvert aux candidats qui ont le droit de travailler aux États-Unis.  Au moment de sa nomination, le candidat choisi doit résider dans la région de Boston et fournir une adresse locale.

Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Boston ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

Qualifications Essentielles: 

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’études et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.

• Un diplôme de baccalauréat d’une université ou d'un établissement postsecondaire reconnu et accrédité dans les domaines du commerce, de la communication, des études internationales ou dans un autre domaine pertinent OU une combinaison acceptable d'expérience, d'éducation et de formation pertinentes en rapport avec les fonctions et les domaines de compétence spécifiques exigés par le poste.

 

Profil linguistique:

• Maîtrise de l'anglais (oral et écrit)

 

Expérience:

• Un minimum de 3 ans d'expérience dans le service à la clientèle et le soutien administratif dans un environnement de bureau, effectuant des tâches telles que répondre aux demandes des clients, effectuer des recherches et rédiger des rapports.   
• Expérience du suivi des budgets et de la préparation des demandes/factures de paiement à l'aide d'un système de gestion financière.   
• Expérience de l'utilisation des médias sociaux comme outil de marketing pour la promotion ou pour générer des opportunités commerciales (ex. Mailchimp, Prezi, LinkedIn, X). 
• Expérience de l'organisation d'événements conçus pour promouvoir le réseautage.

 

Exigences Cotées:

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance des processus administratifs et financiers.   
• Connaissance des concepts liés à l’expansion des affaires.
• Connaissance des pratiques de gestion des événements.
• Connaissance de l'utilisation des applications Microsoft Office 365 (SharePoint, Teams, Word, Excel, PowerPoint, etc.).

 

Compétences:

• Souci de la qualité et du détail.   
• Initiative et Orientation vers l’action.  
• Travailler avec les autres.   
• Jugement et discretion.   
• Approche axée sur le client.    
• Bon entregent.

 

Capacités:

• Capacité à gérer plusieurs projets, priorités et délais.
• Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit.   
• Capacité à utiliser les outils des médias sociaux à des fins de promotion et/ou pour générer de nouvelles opportunités commerciales.   
• Capacité à rechercher, analyser et synthétiser des informations de manière indépendante, afin de fournir des briefings et des rapports écrits à la direction.

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Réseau de contacts établi dans les administrations locales et l'industrie.  
• Expérience au sein d'une organisation ou d'une association axée sur le commerce international.    
• Expérience de travail au sein d'une équipe de soutien au développement des entreprises.     
• Connaissance de l'industrie de Terre-Neuve-et-Labrador.      
• Connaissance des structures du gouvernement local et de l'industrie locale, des principales questions économiques et politiques et de leurs incidences.  
• Titulaire d'un permis de conduire valide.

 

Exigences opérationnelles:

• Horaires de travail: Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes à la réglementation relative au personnel recruté sur place, à savoir 37,5 heures par semaine.   
• Des heures supplémentaires, y compris le soir et le week-end, peuvent être demandées avec un préavis.    
• Le poste peut nécessiter des déplacements.    
• Lieu de travail : Il s'agit d'une offre d'emploi “sur place" au bureau du Consulat général du Canada à Boston.  Il peut également être nécessaire de travailler à l'extérieur, si nécessaire, pour des réunions ou des événements.

 

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

• Autorisation de travail valide: Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.    
• Vérification de sécurité: Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

Demande spéciale de la mission / commentaires supplémentaires:

Nous offrons un salaire concurrentiel, de généreux congés, 12 semaines de congé parental payé et un solide ensemble d’avantages sociaux comprenant les soins médicaux et dentaires, l’invalidité de longue durée et un régime d’épargne-retraite. Veuillez trouver un résumé de nos avantages sociaux et des informations sur l’admissibilité à l’emploi: Emplois dans nos bureaux aux États-Unis (international.gc.ca) 

 

Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la coopération font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger se sont engagées à promouvoir et à appuyer un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à aider les employés à apprendre et à perfectionner leurs aptitudes et leurs compétences. La force du Canada est la diversité et a joué un rôle clé dans l’histoire du Canada et le développement. Pour cette raison, le consulat général du Canada à Boston valorise la diversité, d’équité et d’inclusion dans notre effectif.  

 

Comment appliquer:

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.    
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.     
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.    
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.     
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.      
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

 

Notes importantes:

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.   
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.   
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.   
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.    
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.   
• Le Consulat général du Canada à Boston ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.    
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.   
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique.     
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.  
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Consulat général du Canada à Boston qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.