Agent(e) de services communs

Résumé des fonctions :

 

Le Programme des services communs est responsable de la gestion et du fonctionnement efficaces de la mission, en assurant la prestation de services communs de haute qualité au réseau international des missions du gouvernement du Canada. 

 

Sous la direction de l’Agent de gestion et des affaires consulaires adjoint, le titulaire du poste d’Agent des services communs assure les services principaux et occasionnels suivants à la Délégation du Canada auprès de l’OTAN : gestion des biens immobiliers, entretien des propriétés, gestion du matériel, passation de marchés et achats, comptabilité et finances, ainsi que soutien au programme des services communs. 

 

Plus précisément, le titulaire du poste d’Agent des services communs : 

• Biens immobiliers et entretien des propriétés – Fournir des services liés à la gestion immobilière, y compris l’approvisionnement, la gestion et l’entretien de la chancellerie de la mission.  
• Gestion du matériel – Fournir des services d’achats mineurs, de réception, d’inventaire, de stockage, de distribution, de décoration intérieure, d’entretien, de réparation et de l’aliénation du matériel de la mission.  
• Passation de marchés et approvisionnement – Fournir des services de passation de marchés, y compris l’achat de biens ou de services dans les limites de l’autorité déléguée à la mission.  
• Comptabilité et finances – Fournir des services conformes aux responsabilités financières de l’administration centrale.  
• Coordination des événements – Fournir des services logistiques pour les événements d’accueil de la mission, les activités de consolidation d’équipe et tout autre événement déterminé.  
• Coordination du parc automobile – Fournir les services de transport de la mission, coordonner l’entretien efficace de la flotte de véhicules et superviser les chauffeurs des services communs.  
• Ressources humaines – Fournir une gamme étendue de services en ressources humaines pour le personnel recruté sur place et le personnel canadien.  
• Salle du courrier – Fournir des services de courrier à la mission, y compris la réception, le tri et l’enregistrement du courrier entrant pour la collecte ou la distribution interne.  
• Soutien au programme des services communs – Fournir des services de soutien administratif au programme des services communs.  
• Protocole et douanes – Fournir des services à la mission, y compris une liaison étroite avec le gouvernement local concernant l’application et l’administration des privilèges diplomatiques.  
• Accueil – Fournir des services au nom de tous les programmes, notamment l’exploitation du standard téléphonique, l’accueil des visiteurs, la fourniture d’informations générales et le contrôle de l’accès physique.  
• Gestion des urgences et sécurité – Fournir un soutien pour renforcer la préparation et les activités de réponse aux situations d’urgence de la mission. 

 

 

Zone de sélection :

Ce poste est ouvert aux candidat·es Canadien·nes ayant le droit de résider et travailler en Belgique en tant que salarié·e et de façon permanente, ainsi qu’à tous et toutes les employé·es des missions canadiennes en Belgique occupant un poste indéterminé ou déterminé, et aux employé·es embauché·es dans des situations d’urgence, qui satisfont à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues d’ici la date de clôture.  

Veuillez noter que la Délégation conjointe du Canada auprès du Conseil de l'Atlantique Nord ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

 

Études :

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Un diplôme postsecondaire délivré par un programme accrédité.
  

 

 

Profil linguistique :

• Niveau avancé en français
• Niveau avancé en anglais 

 

 

Expérience :

• Un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle à temps plein dans la prestation de services aux clients.  
• Un minimum de trois (3) années d’expérience professionnelle à temps plein dans la gestion de projets ou événements ( comprenant de façon non-exhaustive la coordination de contrats,   budgets, horaires de travail et échéanciers, etc.)
• Un minimum de deux (2) années d’expérience professionnelle à temps plein dans la supervision d’employés. 

 

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

 

Connaissances :

• Connaissance des pratiques et procédures administratives ainsi que des communications professionnelles  
• Connaissance de la gestion des contrats et des projets (processus et procédures)  
• Connaissance du traitement des factures et du suivi budgétaire  
• Connaissance des services généraux tels que les concepts et procédures de gestion de l’entretien de base, ainsi que des principes de santé et sécurité au travail  
• Connaissance des applications et produits Microsoft (Microsoft 365, Teams, SharePoint, Planner, OneDrive, Word, Outlook, Excel) 

 

 

Compétences :

• Intégrité professionnelle
• Service à la clientèle
• Attention aux détails et à la qualité
• Orientation vers les résultats

 

 

Capacités :

• Coordonner des priorités conflictuelles dans des délais serrés et atteindre des objectifs de travail
• Travailler indépendamment lorsque nécessaire, ou au sein d’une équipe incluant mener une équipe
• Capacité à identifier les problèmes, à les résoudre et à formuler des recommandations efficaces.

 

 

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

 

 

Exigences opérationnelles :

• Temps supplémentaire requis les matins, soirs, weekends et jours fériés sur demande.
• Heures de travail hebdomadaires : 37.5 heures.

 

 

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de sécurité secrète (Citoyens canadiens seulement) (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Détenir la citoyenneté canadienne 

 

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

 

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais et français.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• la Délégation conjointe du Canada auprès du Conseil de l'Atlantique Nord ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au la Délégation conjointe du Canada auprès du Conseil de l'Atlantique Nord qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.