Agent(e) de services communs, Propriétés

Résumé des fonctions:

 

Le Programme des services communs est responsable de la gestion et des opérations efficaces du réseau de missions du gouvernement du Canada à travers le Japon.

 L'Agent des services communs (ASC) fournira des services aux lignes d'affaires de la propriété et du matériel de l'Ambassade du Canada, ce qui inclut l'approvisionnement, l'entretien et la gestion du portefeuille immobilier de la mission. Le portefeuille comprend la chancellerie à Tokyo, des bureaux à Nagoya, Osaka, Fukuoka et Sapporo, la résidence officielle et les logements du personnel diplomatique.

 L'ASC travaillera avec une base de clients internes diversifiée pour soutenir la planification, la coordination et l'organisation des bureaux et des logements du personnel ainsi que des meubles. 

 L'ASC sera également en liaison avec divers contacts externes et fournisseurs dans la gestion des installations, les contrats et les baux.

 L'ASC travaillera en étroite collaboration avec une équipe pour fournir des services d'installation et de réparation, des services de fourniture de matériel et supervisera un ou plusieurs employés dans la coordination et l'administration des tâches de passation de marchés et de protocole.

 

 

Zone de sélection:

 

Ce processus de sélection est ouvert aux candidats externes résidant légalement au Japon au moment de la nomination ainsi qu’aux employés des missions du gouvernement du Canada basées au Japon occupant un poste de durée indéterminée ou déterminée, y compris les employés d’urgence. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Japon.

Les candidats présélectionnés doivent pouvoir participer à des tests et/ou à des entretiens. Les candidats retenus nécessitant un déménagement à Tokyo devront le faire à leurs propres frais.

 

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Japon ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Réussite d’un Baccalauréat ou diplôme universitaire de 1^er cycle.

 

Profil linguistique:

• Un niveau de compétence avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais et en japonais.

 

Expérience:

Ce poste requiert les expériences ci-dessous.  Pour être considérée, l’expérience doit avoir été acquise au cours des 10 dernières années.

• Un minimum de 2 années d’expérience professionnelle dans la gestion d'employés.
• Un minimum de 2 années d’expérience professionnelle dans la prestation de services aux clients.
• Un minimum de 4 années d'expérience professionnelle dans la préparation de rapports, correspondance et/ou produits de séance d’information.
• Un minimum de 4 années d'expérience professionnelle dans l'organisation, la planification, la gestion de projets et/ou d'événements.

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance de la Suite Microsoft Office 365 et les applications basées sur le web. 
• Connaissance de l’administration publique, de la gestion des affaires et/ou de la gestion de projet

 

Compétences:

• Pensée stratégique et prise de décision
• Organisation et coordination
• Initiative et orientation vers l’action
• Gestion de l’effectif
• Travail en équipe et leadership horizontal
• Résilience et adaptabilité
• Jugement et discrétion

 

Capacités:

• Aptitude à communiquer efficacement, oralement et par écrit;
• Capacité à travailler avec une clientèle diversifiée, tout en appliquant une perspective intersectionnelle aux initiatives, dans le but de faire progresser l’organisation dans les domaines de la diversité, de l’équité et de l’inclusion.

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

 

• Maîtrise du français écrit et parlé;
• Expérience dans une organisation avec des activités internationales, une mission diplomatique ou dans une organisation multilatérale;
• Expérience dans le domaine de la gestion de immobilière.

 

Exigences opérationnelles:

 

• Être capable de rester debout pendant 60 minutes, de se pencher, de s’agenouiller et de soulever des charges allant jusqu’à 10 kg.
• Avoir la volonté et la capacité de voyager à l’intérieur du pays selon les besoins.
• Avoir la volonté et la capacité de travailler des heures supplémentaires  en dehors des heures de travail normales (p.ex. tôt le matin, le soir et la fin de semaine), et possiblement avec très peu de préavis.
• Permis de conduire valide pour pouvoir conduire au Japon

 

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada au Japon qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.