Agent(e) de services communs

Résumé des fonctions:

• Gestion immobilière : Superviser les opérations quotidiennes, la maintenance et l'entretien de la chancellerie (immeuble de bureaux), de la résidence officielle et des résidences du personnel.
• Planification et supervision du budget : Préparer les prévisions budgétaires annuelles pour les besoins en biens et en matériel, contrôler les dépenses et assurer la responsabilité financière tout au long de l'année.
• Gestion de projets : Planifier et mettre en œuvre des projets de rénovation en travaillant en étroite collaboration avec les entrepreneurs et les prestataires de services afin de respecter les délais et le budget.
• Gestion des contrats et des achats: Gérer le processus d'acquisition de biens, de services et de baux immobiliers ; négocier les contrats et les baux ; assurer la liaison avec les vendeurs et les propriétaires pour garantir la qualité et la valeur.
• Service à la clientèle : Fournir un soutien professionnel et opportun aux clients (employés canadiens et parties prenantes internes), en veillant à ce que leurs besoins en matière de propriété, de transport et de réinstallation soient satisfaits de manière efficace.
• Supervision d'équipe : Superviser et guider une petite équipe afin de fournir des services immobiliers et de transport de haute qualité.
• Soutien à la réinstallation : Coordonner les dispositions en matière de logement, l'installation et la logistique pour les employés canadiens qui arrivent ou partent dans le cadre de leur cycle d'affectation diplomatique.
• Engagement avec les parties prenantes : Établir et entretenir des relations de travail solides avec les agences gouvernementales locales, la gestion des bâtiments, les prestataires de services, les fournisseurs et les autres parties prenantes afin de soutenir une prestation efficace des services immobiliers.
• Gestion de l’inventaire : Assurer la tenue de registres rigoureux et à jour concernant le mobilier et les matériaux ; veiller à un suivi efficace, à un stockage approprié et à un réapprovisionnement optimal des inventaires.
• Mobilier et équipements : Superviser le renouvellement, l’entretien et la maintenance du mobilier intérieur, des équipements et des appareils, afin de garantir que l’ensemble des locaux demeure fonctionnel, présentable et confortable.
• Supervision des transports : Gérer le parc automobile de la mission et veiller au bon déroulement des opérations quotidiennes liées aux services de transport et de conduite.
• Administration générale : Assurer diverses fonctions administratives et fournir un appui opérationnel selon les besoins, en vue de garantir l'efficacité et la fluidité des programmes.

---

 

Zone de sélection:

Ce poste est ouvert aux candidats externes résidant légalement à Singapour au moment de la candidature et aux employés de la mission. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler à Singapour pendant la durée de leur emploi.

Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada à Singapour ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

---

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Baccalauréat universitaire ou une combinaison acceptable d'éducation, de formation et d'expérience professionnelle pertinente

 

Profil linguistique:

• Excellente maîtrise de l'anglais (lecture, écriture, compréhension et expression orale).

 

Expérience:

Les candidats doivent avoir au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle pertinente au cours des sept (7) dernières années, notamment dans les domaines suivants :

• Supervision et gestion d'une équipe
• Planification budgétaire, suivi financier et contrôle des inventaires
• Coordonner des projets de rénovation ou d'entretien (gestion de projet), la manutention les activités d'entretien et de réparation des biens immobiliers.
• Fournir des services ou une assistance aux clients
• Supervision des achats, des contrats, des fournisseurs et de la gestion du matériel, incluant le suivi, l’entreposage et la distribution du mobilier, de l’équipement et des fournitures
• Gestion de la location de biens immobiliers ou de questions liées aux installations

---

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Gestion des biens et des projets y compris l'entretien de la chancellerie, de la résidence officielle et des résidences du personnel ; la location de biens immobiliers et la coordination de la réinstallation des employés ; la planification de projets (portée, délais, coûts, risques) ; et de solides connaissances techniques des systèmes de construction, des méthodes de construction et de l'infrastructure des biens.
• Gestion des finances et des ressources, y compris l'établissement du budget, les prévisions, le suivi des dépenses, les achats, les contrats et le contrôle des stocks.
• La prestation de services à la clientèle et le soutien administratif dans le contexte des services opérationnels et des installations
• Outils et plateformes numériques, notamment Microsoft Office 365 (Outlook, Excel, Word), Teams, SharePoint et outils de recherche en ligne.

 

Compétences:

• Pensée analytique et résolution de problèmes
• Compétences interpersonnelles efficaces
• Esprit d'initiative et sens de l'action
• Orientation vers le service à la clientèle
• Travailler de manière indépendante et avec d'autres
• Résilience et capacité d'adaptation
• Jugement et discrétion
• Intégrité

 

Capacités:

• Capacité à communiquer efficacement en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Capacité à fournir un excellent service à la clientèle et à garder son calme face à des situations difficiles
• Capacité à gérer son temps, à établir des priorités et à respecter les délais
• Capacité à superviser et à guider une équipe de manière efficace.

---

 

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Maîtrise du français écrit et parlé
• Expérience professionnelle dans une mission diplomatique ou dans une organisation multilatérale
• Soutien à la réinstallation des employés, y compris l'installation des logements et la coordination des déménagements

---

 

Exigences opérationnelles:

• Heures de travail par semaine : 37,5 heures
• Heures de travail : lundi-jeudi : 08:00 à 16:30, vendredi : 08:00 à 13:30
• Doit être en mesure de faire des heures supplémentaires à court préavis à l'occasion ; et
• Doit être disponible pour des tâches occasionnelles en dehors des heures normales de travail (c.-à-d. le soir et la fin de semaine)
• Capacité et volonté de voyager occasionnellement
• Le haut-commissariat observe un calendrier de jours fériés selon une combinaison de dates singapouriennes et canadiennes, ce qui signifie que vous devrez travailler certains jours fériés singapouriens
• Les candidats doivent être physiquement capables de s'acquitter des tâches typiques du poste, notamment de rester debout pendant de longues périodes, de se pencher, de s'agenouiller et, occasionnellement, de soulever et de déplacer des objets modérément lourds.

---

 

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Les candidats devront se soumettre à un examen médical préalable à l'embauche.
• Les candidats doivent fournir leur citoyenneté singapourienne ou leur numéro NRIC de résident permanent avec leur demande.
• Être en mesure de travailler légalement à Singapour au moment de la demande. Le haut-commissariat du Canada ne parraine aucune demande d'emploi ou de laissez-passer de travail au ministère de la Main-d'œuvre.

Ensemble d'avantages sociaux :

• Semaine de travail de 5 jours
• 18 à 22 jours de congé annuel en fonction des années de service
• Assurance médicale collective, y compris l'hospitalisation, le médecin généraliste, le spécialiste et les soins dentaires
• Couverture d'assurance-vie et d'invalidité de groupe pour une période déterminée

---

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

---

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• le Haut-commissariat du Canada à Singapour ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Haut-commissariat du Canada à Singapour qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.