Agent(e) des services communs

 

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

La mission cherche à pourvoir un poste d'Agent(e) de services communs pour le programme des services communs ainsi que divers postes d’agent(e)s qui pourraient surgir à la suite de ce processus de sélection. Les responsabilités principales incluent, sans s’y limiter : Approvisionnement et gestion de la résidence officielle et de la chancellerie - Ressources humaines - Budget et finances.

I. Approvisionnement et gestion de la résidence officielle et de la chancellerie

• Fournir des services au secteur de la gestion des biens immobiliers, notamment en matière d’approvisionnement et de gestion du portefeuille immobilier de la mission ainsi que des autres propriétés.
• Fournir des services au secteur de la gestion des biens immobiliers, notamment l’entretien des chancelleries, des résidences officielles, des logements du personnel et des autres propriétés de la mission, ainsi que de leurs systèmes techniques, et planifier la saison des déménagements.
• Fournir des conseils techniques et des recommandations aux clients internes et externes, conseiller la direction relativement aux services offerts, et élaborer puis recommander au gestionnaire du programme des améliorations ou des mesures visant à accroître l’efficacité, l’efficience et la rentabilité des processus et des services.
• Superviser les opérations quotidiennes liées au matériel de la chancellerie et de la résidence officielle, en collaboration avec les membres de l’unité de gestion du matériel.
• Gérer les processus d’approvisionnement pour divers biens et services répondant aux besoins de la mission, notamment l’élaboration de stratégies d’approvisionnement, d’énoncés des travaux, de demandes de prix et de propositions, de bons de commande, d’offres à commandes, d’ententes-cadres et de leurs modifications, tout en effectuant des contrôles de qualité afin d’assurer la conformité, l’exactitude, l’optimisation des ressources et le respect des politiques et procédures ministérielles en matière d’approvisionnement.
• Superviser et améliorer les processus et les outils liés à la gestion des stocks et au cycle de vie des équipements, des fournitures consommables et du mobilier, y compris l’organisation de ventes aux enchères.
• Assurer la liaison avec les entrepreneurs et les propriétaires, et collaborer avec le PPSC à Bruxelles ainsi qu’avec l’administration centrale à Ottawa afin de répondre aux besoins opérationnels.

II. Ressources humaines

• Appuyer le chef de section dans la gestion globale de l’équipe responsable des biens immobiliers de la mission.
• Coordonner le travail du personnel du programme dans les domaines connexes et superviser directement le travail d’un ou de plusieurs adjoints, des employés de soutien et des entrepreneurs, notamment en établissant les objectifs, en attribuant et en suivant les tâches, et en réalisant les évaluations de rendement.
• Assurer la supervision du personnel ainsi que la gestion des congés, des heures supplémentaires et de la formation des membres de l’équipe responsable des biens immobiliers, de l’approvisionnement et du matériel.

III. Budget et finances

• Assurer le suivi du budget consacré aux dépenses liées aux biens immobiliers et au matériel afin de garantir la disponibilité des fonds dans les crédits budgétaires appropriés du Ministère.
• Prévoir et préparer les budgets relatifs aux biens immobiliers et au matériel, ainsi que les mises à jour mensuelles du FINSTAT.
• Veiller au paiement rapide des fournisseurs et des entrepreneurs du secteur, notamment pour les loyers et les factures de services publics des propriétés appartenant à l’État ou louées par celui-ci.
• Préparer les documents financiers aux fins de présentation et obtenir les approbations et signatures requises afin d’assurer le respect des procédures dans tous les domaines de responsabilité.
• Assurer le suivi des demandes de remboursement de la TVA et veiller à leur soumission dans les délais prescrits.

 

ZONE DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert à tou.tes les candidat.es qui ont le droit de résider et légalement autorisé.es à travailler en Egypte, y compris les employé.es de l’ambassade, les conjoints des employés canadiens et leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.

Veuillez noter que l’Ambassade du Canada en Égypte ne parraine pas, directement ou indirectement, les autorisations de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidat.es seront considéré.es sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATION ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidat.es peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

Études

Ce poste requiert:

• • • Un baccalauréat (3 années d’études) obtenu auprès d’une université ou d’une école de gestion légalement reconnue en administration publique et/ou en administration des affaires, en gestion de projets et/ou en gestion immobilière, ou dans toute autre discipline pertinente pour le poste ;

OU

• • • Une combinaison équivalente d’études, de formation et de trois années supplémentaires d’expérience professionnelle dans un domaine connexe.

Notez : Les candidat.es devront fournir une preuve de leurs études.

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidat.es seront évalué.es formellement ou invité.es à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

• • • Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais.
    • Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en arabe.

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l’expérience suivante est requise :

• • • Au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente cumulée dans un poste administratif similaire (ou au moins sept (7) années d’une telle expérience pour tout candidat ne possédant pas de baccalauréat, conformément aux exigences en matière d’éducation susmentionnées).
    • Expérience professionnelle récente* en gestion et supervision d’une équipe pendant au moins deux (2) ans.
    • Expérience professionnelle en gestion budgétaire.
    • Expérience professionnelle en gestion des contrats et des processus d’approvisionnement.

*L’expérience récente est définie comme une expérience acquise au cours des cinq (5) dernières années.

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.

• • • Connaissance opérationnelle des principes liés à l’approvisionnement, à la gestion des contrats et à la gestion des stocks, ainsi que du marché immobilier.
    • Connaissance du marché immobilier et des lois et règlements régissant la location des immeubles au Caire.
    • Connaissance en gestion financière.
    • Connaissance des principes en matière de santé et de sécurité au travail.
    • Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), notamment aux fins du suivi budgétaire et de la gestion des stocks.
    • Gestion de l’effectif, y compris la supervision des employés et la contribution à un milieu de travail positif, inclusif et axé sur le travail d’équipe.
    • Planification dans des délais serrés, en gérant des échéances concurrentes et des priorités conflictuelles.
    • Réseautage et création d’alliances y compris avec la gestion et les principales parties prenantes telles que les propriétaires et les fournisseurs de services.
    • Approche axée sur le client.
    • Jugement et discrétion, notamment la capacité à cerner, traiter et prévenir les cas d’inconduite, les risques de fraude et les situations de non-conformité.
    • Pensée stratégique et prise de décisions, y compris la capacité à cerner les occasions, relever les défis et obtenir des résultats.
    • Communication écrite.
    • Interaction orale.

*Pour plus d'information sur les compétences : Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·es doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant. 

• Expérience similaire dans un poste au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation internationale.
• Capacité à comprendre le français et à communiquer verbalement dans cette langue.
• Expérience de travail avec SAP.
• Expérience en contrôle de la qualité, ainsi qu’une connaissance des pratiques de prévention de la fraude, des contrôles internes et de la gestion des risques.

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37.5 heures par semaine.
• Heures supplémentaires : L’employé.e pourrait être appelé.e à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis et d’être disponible pour répondre, en cas d’urgence, aux appels téléphoniques reçus en dehors des heures normales de travail, y compris les fins de semaine et les jours fériés.
• Déplacements : Ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels au niveau national vers différents sites au Caire.

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être présentée, les candidat.es doivent fournir une adresse locale comme preuve de résidence dans la ville, la région ou le pays concerné afin que, s’ils sont sélectionnés, cette adresse figure sur la lettre d’offre d’emploi.
• La nomination des candidat.es retenu.es sera assujettie à l’obtention d’une vérification médicale.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus.
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidat.es peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection.
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées.
• Les candidat.es qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidat.es de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidat.es doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ».
• Des vérifications de références peuvent être demandées aux candidat.es.
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Égypte ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidat.es retenu.es doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidat.es pleinement ou partiellement qualifié.es pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada en Égypte, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadien.nes à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.