Anticipatoire - Coordonnateur(trice) de services communs (Coordination de la flotte de véhicules et Salle du courrier)

 

Résumé des fonctions :

Sous la supervision générale du gestionnaire ou d’un agent de son programme respectif, le Coordonnateur(trice) des Services Communs doit fournir une coordination et des services administratifs qui inclut les fonctions suivantes :

1. Coordination de la flotte de véhicules – Fournir les services de transport de la mission, coordonner l'entretien efficace de la flotte de véhicules et superviser et coordonner l’horaire quotidien des chauffeurs des services communs. Mettre en œuvre la priorisation des services de transport, conformément à la Politique des transports de la mission. Offrir des services de soutien financier pour la gestion des frais de carburant, péages, réparations et autre.
2. Salle du courrier – Fournir des services de courrier à la mission, y compris la réception, le tri et l'enregistrement du courrier entrant pour le ramassage ou la livraison interne. Gestion des sacs diplomatiques, incluant la réception et l’envoi des sacs à partir des aéroports de la région de Paris.
3. Soutien à la coordination d’événements – Fournir des services de logistique des transports lors d’événements comme des voyages officiels, des visites officielles de représentants du gouvernement canadien et d’autres événements au besoin.

 

Zone de sélection :

Le poste est ouvert :

• 1. Aux employés recrutés sur place (ERP) des services du gouvernement canadien à Paris (PARIS, PESCO et POECD) de nationalité canadienne (et non française) qui, au moment de la présente publication, ont leur résidence principale en France et le droit d’y séjourner et d’y travailler légalement de façon permanente en tant que salarié.e ;

OU BIEN

• 2. Aux conjoint.e.s de nationalité canadienne (et non française) des fonctionnaires canadien.ne.s en affectation diplomatique dans l’une des trois missions canadiennes à Paris (PARIS, PESCO et POECD) détenteurs.trices d’un numéro de sécurité sociale canadien ;

OU BIEN

• 3. Aux personnes de nationalité canadienne (et non française) qui vivent en France et possèdent un numéro de sécurité sociale canadien, qui ont leur résidence principale en France et le droit d’y séjourner et d’y travailler légalement de façon permanente en tant que salarié et,

OU BIEN

• 4. Aux personnes de nationalité canadienne ayant une double nationalité (et non française) qui vivent en France et qui ont leur résidence principale en France et le droit d’y séjourner et d’y travailler légalement de façon permanente en tant que salarié.

Pour les 4 points précédents, les candidat.es devront répondre aux qualifications essentielles décrites dans le présent avis de concours ainsi qu’éventuellement aux qualifications constituant un atout.

Les candidat.es devront obtenir et maintenir une cote de sécurité du gouvernement du Canada au niveau « SECRET ».

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en France ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique* et à l’expérience. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études :

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études. 

• • • Diplôme d’études postsecondaires (minimum baccalauréat français + 2 ans) ou un diplôme d’études postsecondaires (programme de 2 ans ou plus au niveau collégial ou universitaire) d’un établissement canadien.

Profil linguistique :

• • • Maitrise du français oral et écrit.
    • Bonne compréhension et expression de l’anglais oral et écrit.

Expérience :

Un minimum de 2 années d’expérience professionnelle au cours des cinq (5) dernières années dans un environnement de bureau dans un rôle de soutien administratif avec des tâches telles que, mais sans s’y limiter :

• • • Gestion d’une flotte de véhicules ;

ET/OU

• • • Coordination des emplois du temps et des déplacements d’une équipe sous sa supervision ;

ET/OU

• • • Réponse à des demandes de service de clients internes ou externes en respectant un ordre de priorité préétabli ;

ET/OU

• • • Gestion du courrier d’une organisation ;

ET/OU

• • • Liaison/gestion des relations avec les partenaires ou fournisseurs externes, par exemple des autorités locales, les fournisseurs de biens ou services, les services du protocole, les services publics.

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances :

• • • Connaissance des meilleures pratiques administratives, y compris la gestion du courrier, le soutien administratif et le suivi financier.

Compétences :

• • • Organisation et coordination ;
    • Jugement et discrétion ;
    • Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’action ;
    • Approche axée sur le client.

Capacités :

• • • Capacité à organiser et coordonner avec assiduité l’horaire d’une équipe sous sa supervision ;
    • Capacité à planifier une flotte de véhicules ;
    • Capacité relationnelle pour bien gérer les demandes avec les divers partenaires internes et externes et obtenir des services et des résultats attendus dans des délais respectables.

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• • • Expérience professionnelle au sein de missions diplomatiques ou d'organisations internationales.
    • Expérience dans la gestion du courrier et de valises diplomatiques.
    • Expérience dans la planification, l’organisation et la mise en œuvre de services de transport pour des représentants du gouvernement canadien (niveau sous ministres et sous ministres-adjoints).
    • Expérience dans le soutien logistique de haut niveau lors de visites VIP et / ou VVIP (ministres, Premier ministre, Gouverneur général).

Exigences opérationnelles :

• • • Pouvoir travailler occasionnellement des heures supplémentaires en dehors des heures normales de travail avec ou sans préavis (c'est-à-dire les soirs, les fins de semaine et les jours fériés) selon les exigences opérationnelles.
    • Pouvoir travailler, occasionnellement, avec des échéances courtes et sous pression.
    • Heures de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.
    • Travailler les jours fériés lorsque l'ambassade est ouverte.
    • Travailler dans un espace ouvert.

Conditions d’emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

• • • Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.
    • Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de sécurité secrète (Citoyens canadiens seulement) (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que : l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

 

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Français.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• L’Ambassade du Canada en France ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à l'Ambassade du Canada en France qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Veuillez noter que les citoyens canadiens qui travaillent à l’ambassade du Canada en France sont par défaut considérés comme non-résidents fiscaux et devront payer leurs impôts au Canada et leurs charges sociales en France. Il est de la responsabilité des candidats, et non celle de l’Ambassade, de se renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada et des autorités françaises appropriées sur toute incidence fiscale possible liée à un éventuel emploi au sein de l’Ambassade du Canada en France.