Commis de services communs et agent consulaire

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

L'ambassade du Canada aux États-Unis d'Amérique cherche à pourvoir des postes de commis aux services communs et procède également à un recrutement prévisionnel pour de futurs postes de commis consulaire. Ces postes consistent à fournir un soutien administratif, opérationnel et de secrétariat afin d'assurer le bon déroulement des opérations liées aux services communs, aux services consulaires et au programme de préparation. Ce processus de sélection pourra également servir à constituer un vivier de candidats qualifiés pour pourvoir des postes similaires de niveau commis (à durée indéterminée, à durée déterminée ou temporaires) susceptibles de se libérer à l’issue de ce processus.
 
Le commis aux services communs fournit un soutien administratif, administratif et opérationnel, axé sur des domaines tels que l’accueil, les services postaux, la sécurité, la gestion des urgences, les achats, les finances, les transports, le protocole, la gestion de l’information et l’administration générale. 

Le commis consulaire assure le service à la clientèle et le soutien administratif au programme consulaire en aidant les citoyens canadiens à l’étranger, en répondant aux demandes de renseignements, en tenant à jour les dossiers et en soutenant la prestation des services consulaires dans les deux langues officielles. 

Sous supervision générale, les commis fournissent une gamme de services de soutien administratif, administratif et opérationnel. Les fonctions peuvent inclure, sans s’y limiter : 

• Assurer l’accueil et le service à la clientèle en première ligne, notamment en répondant aux demandes par téléphone, par e-mail et en personne.
• Recevoir, traiter et distribuer le courrier, les envois par coursier et la correspondance diplomatique.  
• Soutenir les opérations de sécurité par le biais de l’enregistrement des visiteurs, du contrôle d’accès, du filtrage du courrier, des patrouilles et du soutien lors d’événements spéciaux.  
• Participer aux activités de préparation et d’intervention en cas d’urgence, notamment la planification, la formation, l’inventaire du matériel et la gestion des dossiers.
• Préparer, traiter et tenir à jour la correspondance, les rapports, les dossiers, les bases de données et les systèmes de classement.
• Saisir et mettre à jour les informations dans les systèmes financiers, d’approvisionnement, de ressources humaines et autres systèmes opérationnels du ministère.
• Fournir un soutien administratif pour les achats, les finances, la gestion des stocks, les transports, le protocole, les événements et d’autres activités opérationnelles.
• Répondre aux demandes des clients, tenir des registres précis et assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Fournir un service consulaire aux clients en anglais et en français par le biais de divers canaux de communication, évaluer les besoins des clients et transmettre les dossiers complexes à l’échelon supérieur si nécessaire.
• Accomplir toute autre tâche connexe qui lui est confiée.

 

ZONES DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats résidant aux États-Unis et légalement autorisés à y travailler, qui remplissent toutes les conditions requises et dont les candidatures ont été reçues avant la date limite. Les candidats doivent résider dans la région métropolitaine de Washington, D.C. au moment de leur nomination.

Veuillez noter que l’ambassade du Canada aux États-Unis ne parraine ni directement ni indirectement les autorisations de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

 

Études

Ce poste requiert:

• Un diplôme de niveau bac +2 délivré par un établissement légalement reconnu ou une combinaison équivalente de formation, de formation professionnelle et/ou d’expérience.* 
  
  *Une combinaison équivalente de formation, de formation professionnelle et/ou d’expérience correspond à : une année d’expérience dans un bureau ou à l’accueil en lieu et place d’un diplôme. 

Notez : Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

 

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidats seront évalués formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

 

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

• Expérience dans le domaine de l'assistance administrative et/ou du service à la clientèle, notamment l'accueil des clients, des fournisseurs, des appelants et/ou des visiteurs.

 

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·e·s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.  

• Capacité à communiquer en espagnol
• Expérience pertinente et récente dans le contact avec le grand public pour assurer un service client de première ligne
• Expérience dans les services postaux
• Expérience dans le domaine de la sécurité
• Expérience dans la gestion des situations d’urgence
• Expérience dans les services consulaires
• Être titulaire d’un permis de conduire en cours de validité
• Capacité à communiquer en français (pour le poste d’agent consulaire, la maîtrise du français est une qualification indispensable).

 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

Les exigences opérationnelles suivantes s'appliquent à la fois aux postes de commis aux services communs et de commis consulaire : 

• Horaires de travail : La durée normale de travail est de 37,5 heures par semaine, conformément au règlement relatif au personnel recruté sur place. Selon le poste, des horaires de travail ou des équipes spécifiques peuvent s'appliquer.
• Le candidat retenu doit être disposé et capable d'effectuer des heures supplémentaires à court préavis, à l'occasion et selon les besoins.
• Lieu de travail : Le travail s’effectue sur place.

Les exigences opérationnelles suivantes s’appliquent uniquement aux postes de commis aux services communs : 

• Doit être capable de travailler dans un endroit isolé pendant de longues périodes.
• Doit être capable de soulever au moins 50 livres.
• Doit être capable de marcher et de se déplacer à l’intérieur et à l’extérieur sans aide, de rester debout pendant de longues périodes, de pousser un chariot à courrier, de porter des colis et du matériel de sécurité, et d’effectuer d’autres tâches de bureau légères.
• Doit être capable d’effectuer de manière sûre et efficace des tâches liées à la sécurité, à l’accueil et au service du courrier, notamment la surveillance des caméras de vidéosurveillance, des systèmes d’imagerie par rayons X et des systèmes informatiques ; la lecture d’étiquettes et de documents ; la vérification des badges de sécurité ; la surveillance des points d’accès et d’entrée ; la réponse aux appels téléphoniques, aux communications radio et aux alarmes ; et l’identification des indicateurs visuels, sonores ou olfactifs de risques pour la sécurité, avec ou sans dispositifs correctifs ou d’assistance.

Les exigences opérationnelles suivantes s’appliquent uniquement au poste de commis consulaire :

• Doit être disponible pour travailler selon un horaire alterné, de 10 h 00 à 18 h 00 et de 12 h 00 à 20 h 00, en fonction des besoins opérationnels.

 

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.

 

DEMANDE SPÉCIALE DE LA MISSION / COMMENTAIRES SUPPLÉMENTAIRES :
Nous offrons un salaire concurrentiel, des congés généreux, 12 semaines de congé parental payé ainsi qu’un régime complet d’avantages sociaux comprenant l’assurance médicale et dentaire, l’assurance invalidité de longue durée et un régime d’épargne-retraite. Veuillez consulter le sommaire de notre régime d’avantages sociaux et l’information sur l’admissibilité à l’emploi à l’adresse suivante : Emplois dans nos bureaux aux États-Unis (international.gc.ca). 
 
Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie intégrante de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à appuyer le perfectionnement des compétences et des connaissances des employés. La diversité est une force du Canada et a joué un rôle clé dans son histoire et son développement. À ce titre, l’Ambassade du Canada aux États-Unis valorise la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de son effectif. 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

 

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins. 

• Veuillez noter que l'ambassade du Canada aux États-Unis ne parraine ni directement ni indirectement l'obtention d'autorisations de travail.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada aux États-Unis ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada aux États-Unis, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.