Commis(e) Consulaire, LE-A1 (Anticipative)

Résumé des tâches:

Fournir le soutien administratif et de bureau aux programmes consulaire, des passeports et de la citoyenneté dans une mission. Cela comprend :

• recevoir, enregistrer et distribuer le courrier entrant ;
• préparer le courrier sortant pour les programmes consulaire, des passeports et de la citoyenneté ;
• contrôler l’intégalité des demandes de citoyenneté, et préparer le traitement ultérieur ;
• maintenir et mettre à jour l’information dans les systèmes et les tableurs ;
• fournir au besoin des ressources d’appoint et en période intensive pour le traitement des demandes de passeport ;
• effectuer d’autres tâches au besoin.

Qui peut postuler :

Qualifications essentielles :

Études:          

• Baccalauréat d'une université OU un équivalent acceptable consistant en une combinaison d'études et d'expérience de travail.

Langue :

• Niveau intermédiaire à avancé en anglais
• Niveau intermédiaire à avancé de mandarin

Expérience :

• Au moins une année d’expérience cumulative récente* dans le service à la clientèle, incluant les contacts téléphoniques, les services en personne ou les services par écrit.
• Au moins une année d’expérience cumulative dans le soutien administratif, par exemple la gestion du calendrier et de la correspondance, l’examen de documents et l’organisation logistique des déplacements.
  
  * Récente signifie au cours des cinq (5) dernières années.

Exigences cotées :

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances:

• Connaissance des procédures et pratiques générales de bureau

Capacités:

• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, incluant Word, Excel et Outlook
• Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit

Qualités personnelles:

• Résilience et adaptabilité
• Orientation client
• Souci de la qualité et du détail
• Travailler avec les autres
• Réfléchir approfondie
• Initiative et Orientation vers l’action
• Jugement et discrétion

Qualifications constituant un atout: 

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant. 

• Capacité de travail en français
• Travailler dans une mission diplomatique ou une organisation internationale
• Expérience dans la prestation de services consulaires
• Expérience de travail dans un centre d'appels
• Expérience de l'utilisation d'un système intégré de gestion de l'information ou des données pour accomplir des tâches liées au travail

Exigence opérationnelle: 

• Capacité et volonté d’effectuer des heures supplémentaires à court préavis, selon les besoins 

Conditions d’emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi. L'ambassade/les consulats ne peuvent faciliter les visas de travail que pour les citoyens canadiens.

Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

Autres conditions d'emploi :

Certification Passeport: Passer et réussir la Certification de Passeport dans les 6 mois suivant la nomination

Comment postuler : 

• Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à china-recruitment@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.
  
  

Notes importantes :

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada en Chine ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante china-recruitment@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à l'Ambassade du Canada en Chine qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.