Coordonnateur(trice) consulaire

Résumé des fonctions

 

Le coordonnateur/la coordonnatrice consulaire travaille en équipe sous la supervision générale du gestionnaire de programme et de l’agent consulaire. Le coordonnateur ou la coordonnatrice consulaire offre aux Canadiens des services de première ligne diversifiés et axés sur les politiques, dans des situations qui présentent des défis. Le ou la titulaire doit analyser de l’information, examiner des documents et faire de la saisie de données.

 

Le ou la titulaire doit composer avec des situations imprévisibles et des priorités changeantes sur les principales responsabilités suivantes : fournir des services de soutien en matière d’affaires consulaires, de passeport, de citoyenneté et de notariat; traiter des demandes de passeport et de citoyenneté; soutenir la gestion financière du programme consulaire; fournir de l’assistance au consulats du Canada dirigés par un consul honoraire ainsi qu’aux Canadiens incarcérés au Japon; répondre à des situations d’urgence qui touchent des Canadiens en détresse et à des situations sensibles; chercher, recueillir et vérifier des renseignements portant sur différents dossiers et cas liés au programme consulaire; et collaborer avec diverses autorités (locales et canadiennes) en appui aux clients.

 

 

Zone de sélection

 

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats résidants légalement et ayant le droit de travailler légalement au Japon, y compris tous les employés de l'Ambassade, les conjoints et les personnes à charge du personnel canadien, et qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date limite. Les candidats doivent être en mesure de participer à des examens et à des entrevues à l’ambassade du Canada au Japon, à Tokyo, pendant la période du concours.

 

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada au Japon ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

 

 

Profil linguistique

 

• Maîtrise avancée de l'anglais (écrit et parlé)
• Maîtrise avancée du japonais (écrit et parlé)

 

Expérience

 

• Expérience récente* en prestation de service à la clientèle dans un milieu avec de courts échéanciers
• Expérience en support administratif
• Expérience de l'utilisation du japonais et de l'anglais dans un contexte professionnel à l'oral (par exemple, lors de réunions, avec des clients/collègues, etc.) et à l'écrit (par exemple, rapports, lettres d'affaires et correspondances par courriel, etc.)
• Expérience de l'utilisation de systèmes informatiques dans un environnement réseau (par exemple, la suite MS Office) et de la gestion d'informations électroniques et/ou de bases de données.

*Au moins deux ans au cours des cinq dernières années

 

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances

 

 

Compétences

• Résilience and adaptabilité
• Jugement et discrétion
• Initiative et orientation vers l’action
• Souci de la qualité et du détail
• Travailler avec les autres

 

Capacités

• Capacité à fournir un service efficace aux clients - assumer la responsabilité du service aux clients, désamorcer les situations de manière professionnelle et courtoise, résoudre les problèmes et s'efforcer de rassurer les clients ou de s'assurer de leur satisfaction. 
• Capacité de réflexion approfondie - analyser les éléments sous-jacents et les options potentielles, anticiper les problèmes ou les défis, identifier les tendances et les modèles, et sélectionner la meilleure voie d'action avec peu d'indications face à des situations ou des problèmes peu courants.
• Capacité d'organisation et de coordination - établir des priorités pour son propre travail dans des limites générales (telles que les délais ou les normes de service), coordonner le travail des autres et/ou coordonner efficacement la prestation de services administratifs, de projets ou d'événements.
• Capacité de travailler sous pression, de façon autonome ainsi qu’en équipe.
• Capacité à communiquer efficacement et avec précision, oralement et par écrit, en anglais et en japonais.

 

Qualifications constituant un atout

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

 

• Expérience de travail dans une mission diplomatique ou une organisation internationale dans un poste similaire.
• Connaissance des politiques consulaires et des conventions internationales ainsi que les cadres juridiques internationaux s’appliquant aux services consulaires
• Maîtrise du français écrit et parlé

 

Besoins organisationnels

 

• L'ambassade du Canada souhaite établir et maintenir une main-d'œuvre représentative. Les candidats qualifiés qui s'auto-identifient comme faisant partie de l'un ou plusieurs des quatre groupes d'équité en emploi désignés : femmes, peuples autochtones, personnes handicapées et membres de minorités visibles, peuvent être privilégiés.

 

Exigences opérationnelles

• Les heures de travail sont 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, entre 9h00 et 17h30, avec une heure de pause de 12h30 à 13h30. Les samedis et dimanches sont des jours fériés.
• Les heures de travail peuvent être flexibles selon les besoins opérationnels.
• À l’occasion, des voyages d’affaires et des heures supplémentaires payées pourraient être exigés.
• Les candidats peuvent être demander de s’engager à travailler des heures supplémentaires payées lorsque les besoins opérationnels l’exigent, avec de courts préavis, incluant les soirées et les fins de semaine.

 

 

Conditions d'emploi

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Doit réussir à obtenir la certification Passeport (une formation sera fournie) pour délivrer le programme de Passeport.
• Des examens médicaux pourraient être demandés à la discrétion du chef de mission

 

 

Commentaires supplémentaires:

 

• Une aide au transport est disponible (jusqu'à un plafond mensuel de 18 300 JPY).
• En fonction de l'approbation de la direction et du type de poste, il est possible de travailler à distance jusqu'à un jour par semaine.
• L'ambassade du Canada est affiliée au régime japonais d'assurance du travail (assurance contre les accidents du travail et assurance-emploi).

 

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l'Ambassade du Canada au Japon ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada au Japon qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.