Coordonnateur(trice) de services communs (Gestion des matériaux)

 

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

La mission cherche à pourvoir un poste deCoordonnateur(trice) de services communs pour le programme de/d' services communs ainsi que divers postes de administratifs qui pourraient surgir à la suite de ce processus de sélection. Sous la supervision générale de l’agent(e) de gestion et des affaires consulaires adjoint(e) (AGCA - Biens), l’agent(e) de coordination des services communs (Gestion du matériel) est responsable de coordonner et d’administrer l’ensemble des activités liées à la gestion du matériel de la mission. Le ou la titulaire supervise la réception, la vérification, l’entreposage sécuritaire, le contrôle de l’inventaire, les déplacements internes et l’aliénation des biens de la mission, conformément aux politiques du gouvernement du Canada, aux procédures de la mission et aux exigences d’audit.

Les principales responsabilités comprennent :

• Gérer la salle d’inventaire de la mission, notamment en recevant les livraisons, en vérifiant l’état et l’exactitude des biens reçus, en assurant leur étiquetage, leur rangement et la tenue des documents requis.
  •    Maintenir des dossiers d’inventaire exacts et à jour pour tous les biens de la chancellerie et des logements du personnel, incluant leur emplacement, leur état, leurs mouvements et leur statut d’aliénation.
  •    Coordonner le déplacement, la livraison et l’installation du mobilier, des équipements, des fournitures et d’autres biens destinés aux logements du personnel et aux clients internes de la mission.
  •    Veiller à la création, à la mise à jour et à l’exactitude des dossiers électroniques et physiques relatifs à l’inventaire, et saisir les données dans les systèmes ministériels conformément aux politiques et aux exigences d’audit.
  •    Effectuer des recherches et recueillir des renseignements opérationnels pour appuyer la planification, la production de rapports et la prise de décisions relatives à la gestion du matériel.
  •    Répondre aux demandes des clients internes, fournir des conseils sur les processus de gestion du matériel, résoudre les problèmes et recommander des améliorations afin d’accroître l’efficacité et la qualité du service.
  •    Superviser le ou la commis des services communs (LE‑A1 – Gestion du matériel), notamment en attribuant les tâches, en surveillant le rendement, en fournissant des directives et en participant à l’évaluation du rendement.
  •    Appuyer au besoin d’autres fonctions liées aux biens, y compris la coordination de tâches administratives, la gestion de documents ou les interactions avec les fournisseurs dans le cadre du mandat élargi de gestion des biens.
  •    Assurer en tout temps la sécurité des personnes, des biens et de l’information, et escorter les entrepreneurs ou visiteurs lorsque requis.

ZONES DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert aux candidats externes résidant légalement aux Philippines au moment de la nomination ainsi qu’aux employés de la mission occupant un poste de durée déterminée ou indéterminée, y compris les employés d’urgence. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler aux Philippines.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

QUALIFICATION ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

Études

Ce poste requiert:

Un baccalauréat ou un diplôme de premier cycle d'un établissement d'enseignement postsecondaire légalement reconnu ou une combinaison équivalente d'études, de formation et/ou d'expérience.

Notez : Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidats seront évalués formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

Au minimum trois (3) ans d’expérience récente* dans l’un ou plusieurs des domaines suivants :

• Gestion du matériel, gestion des biens, contrôle d’inventaire, entreposage, coordination logistique ou soutien à la chaîne d’approvisionnement, administration de biens, d’installations ou de projets impliquant le déplacement, le suivi ou le cycle de vie d’actifs.

Au minimum un (1) an d’expérience récente* pour chacun des suivants:

• Coordination ou la supervision du travail d’autres personnes (directement ou indirectement), comme des commis, des manutentionnaires, du personnel d’entrepôt, du personnel logistique ou des entrepreneurs.
• Tenue de dossiers administratifs, de bases de données ou d’inventaires, incluant la mise à jour de fichiers électroniques et/ou physiques.
• Interaction avec des clients internes ou des fournisseurs de services, incluant la réponse aux demandes, la résolution de problèmes ou les enjeux liés à la logistique, à l’inventaire ou à la gestion du matériel.
  
  

*L’expérience récente est définie comme l’expérience acquise au cours des cinq (5) dernières années.

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi. 

*Pour plus d'information sur les compétences:  Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

 

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat·e·s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.  

• Expérience avec des systèmes de gestion intégrée (ERP) ou des systèmes de gestion d’inventaire (Sortly, SAP, ou similaires).
• Expérience de coordination avec des fournisseurs ou des prestataires de services
   

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

 

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conforment aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37.5 heures par semaine. 
• Heures suplémentaires: L’employé pourrait être appelé à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis.

• Déplacements : Ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels au niveau national et/ou international.

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

 

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.
• Satisfaire aux exigences médicales telles que définies par l’employeur et subir un examen médical réalisé par un médecin.

 

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. 
• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. 
• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.
• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.
• Les candidats doivent soumettre un CV en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. 
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. 
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-DELHI@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. 
• *Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins. 

• Veuillez noter que l’ambassade du Canada aux Philippines ne parraine pas les autorisations de travail, que ce soit directement ou indirectement.
• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).
• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.
• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ». 
• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. 
• Veuillez noter que l'Ambassade du Canada aux Philippines ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.
• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.
• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-DELHI@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de l'Ambassade du Canada aux Philippines, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. 
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.
• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.