Coordonnateur(trice) de services communs

Résumé des fonctions:

 

Sous la supervision de l’agent(e) des services communs, le ou la titulaire : 

• Aide à la collecte de données afin d’élaborer le budget de la mission pour l’achat de matériel; 
• Développe et met en oeuvre un programme de gestion des propriétés et du matériel pour l’entretien et l’ameublement de toutes les propriétés louées par l’État ou lui appartenant ; 
• Gère un inventaire du mobilier de maison, des trousses d’emménagement de la mission ainsi que d’autres articles ; 
• Planifie, met en oeuvre et supervise les réparations et l’entretien des bâtiments et des équipements ; 
• Fait des études de marché pour trouver des fournisseurs compétents;
• Maintien à jour une liste de métiers et entretien des bonnes relations avec la liste actuelle d’entrepreneurs de la mission ; 
• Négocie, rédige et suit les contrats d’entretien à long terme pour les résidences du personnel ; 
• Organise et contrôle l’entretien, la réparation et le remplacement des ressources matérielles fournies aux logements du personnel; 
• Inspecte le travail réalisé par les entrepreneurs sur les chantiers ; 
• Achat de biens et de services, y compris la réception, l’inventaire et l’entreposage pour la mission ;
• Organise et met en oeuvre un plan d’entretien pour la flotte de véhicule officiel de la mission;
• Fournir des services de soutien administratif au programme des services communs.

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Zone de sélection:

Ce processus de sélection est ouvert aux citoyens, résidents permanents, et autres individus qui sont légalement autorisés à travailler à Singapour, qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture conformément aux instructions de l'affiche.

Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada à Singapour ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

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QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

 

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  

• Diplôme universitaire, OU un panachage équivalent d’éducation et d’expérience

 

Profil linguistique:

• Maîtrise de l'anglais (écrit, parlé, lu)

 

Expérience:

• Un minimum de trois ans d’expérience de travail dans un environnement de bureau ; 
• Un minimum de trois ans d’expérience dans la gestion de biens tels que le matériel de bureau, le mobilier de bureau et de maison, les appareils électroménagers, ainsi que les véhicules. 
• Un minimum de trois ans d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement et/ou des contrats. 
• Un minimum de trois ans d’expérience de supervision des prestataires incluant, mais n'étant pas limité à, la livraison de biens et services
• Un minimum de trois ans d'expéerience dans la planification budgétaire des dépenses d'exploitation

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EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

 

Connaissances:

• Connaissance de la gestion immobilière et/ou des installations
• Connaissance de la planification budgétaire et de la gestion des contrats 
• Connaissance et maîtrise des systèmes informatiques dans un environnement réseau, y compris, mais sans s'y limiter, la suite MS Officer (Excel, Word, Outlook, Power Point), ainsi que la saisie de données 

 

Compétences:

• Interaction orale et Communication écrite efficace
• Gestion de l'effectif 
• Réflexion approfondie 
• Jugement et discrétion
• Initative et Orientation vers l'action 
• Réseautage et création d'alliances
• Travailler avec les autres et leadership horizontal
• Souci de la qualité et du détail
• Résilience et adaptabilité

 

Capacités:

• Capacité à travailler de manièere autonome et en équipe
• Capacité à gérer et prioriser plusieurs projets et tâches dans des délais serrés 
• Capacité de rechercher, d'analyser et d'évaluer avec précision l'information

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Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Maîtrise du français 
• Expérience à un poste similaire 
• Expérience dans la gestion de projets 
• Connaissance des procédures et pratiques de maintenance

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Exigences opérationnelles:

• Doit être en mesure et disposé(e) de voyager au niveau national et international.
• Heures de travail : 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi
• Être en mesure et disposé(e) à travailler des heures supplémentaires selon les besoins et sur court préavis (les soirs de semaine et/ou pendant les fins de semaine).
• Être en mesure et disposé(e) à travailler dans un environnement sous haute pression.

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Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Les candidats doivent fournir leur numéro NRIC valide de Singapour ou de résident permanent avec leur candidature.
• Être en mesure de travailler légalement à Singapour au moment de la demande.   Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada à Singapour ne parraine aucune demande d'emploi ou de permis de travail auprès du ministère de la Main-d'œuvre.

 

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Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

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Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• le Haut-commissariat du Canada à Singapour ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Haut-commissariat du Canada à Singapour qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.

 

 

L'ensemble des avantages comprend :
a) Heures supplémentaires payées ;
b) Dix-huit (18) jours de congés payés par an pour moins de 10 ans de service et vingt-deux (22) jours de congés payés par an pour 10 ans de service ou plus ;
c) 13e et 14e mois de salaire de base (au prorata) payable en décembre ;
d) Contributions au Central Provident Fund Board ; et,
e) Couverture d'assurance clinique, spécialisée, hospitalisation, dentaire et assurance-vie temporaire.

Procédures de sélection :
Le processus de sélection consiste en un examen de toutes les candidatures afin de s'assurer de la conformité à toutes les qualifications essentielles (éducation, langue, expérience, connaissances et capacités/compétences). Seuls les candidats qui répondent aux exigences essentielles seront contactés pour une évaluation plus approfondie des exigences cotées.
Le Haut-commissariat du Canada à Singapour s'engage à mener des processus de sélection inclusifs et sans obstacles.
La vérification des références sera effectuée dans le cadre du processus d'embauche.